業務を効率化するうえでワークフローは欠かせませんが、手順を間違えて作成すると、誰もが理解できる良いワークフローとはなりません。当記事では、ワークフローとは何かという基本を振り返ったうえで、どうすれば良いワークフローを書けるか、どのようなものが悪い例かなどをご紹介します。
ワークフローとは？
「ワークフロー」とは、業務を行う際の手順や流れのことを指します。似た言葉として「業務フロー」がありますが、いずれもおおむね同じ意味と考えて間違いありません。ワークフロー（業務フロー）は、簡単に図式化されて表現されます。
なお、ワークフロー・業務フローと似た言葉として、もう1つ「業務プロセス」がありますが、意味する内容は異なっています。
業務プロセスとは、PDCAサイクル（計画【plan】→実行【do】→評価【check】→改善【act】）を回すことまで視野に入れた、ワークフロー・業務フローより大きな視点での業務の流れを意味する言葉です。
ワークフロー作成のルール
それでは、ワークフローはどのように作成すればよいのでしょうか。ここでは、ワークフローを作成するときにポイントとなる主なルールについて解説します。
ルール1：目的を洗い出す
まずは、これから作成するワークフローがどういった目的のもとで作成されるか、具体的に洗い出しておきましょう。たとえば、目の前の業務をワークフロー化する場合でも、その業務を今まで通りスムーズに行えればよいのか、効率性・生産性の改善を目指すのかなど、必ずしも目的は一定ではありません。
そのうえで、ワークフロー化する範囲についても、最初にきっちり決めておくことが必要です。あとから範囲が変わると、やり直しが発生し、時間や工数を余計に費やすことになってしまいます。
ルール2：人、時系列に着目
次に、そのワークフローに関わる人や部署を洗い出します。関係者を先に漏れなく洗い出すことによって、あとで考慮不足が発生しにくくなるためです。
ワークフローとは、どの関係者が・どのタイミングで・何をするかをきれいに整理するものです。そのため、関係者を把握できてさえいれば、おおよその業務の流れがイメージできるようになります。作成者がイメージできない部分も、関係者にヒアリングすることで埋められます。
反対に、関係者が不足した状態でワークフロー作成を進めてしまうと、あとから考慮できていなかった点が発覚することが多くなり、作り直さなければならなくなるなど効率的ではありません。
そのうえで、各関係者のタスクを洗い出し、それらを時系列順に並べていくことによってワークフローが出来上がるのです。
ルール3：仮運用で試してみる
せっかく作ったワークフローも、実際に運用してみないことには、過不足がないか確かめることはできません。最初から完璧なワークフローを作ることは、容易ではないのです。
もしかしたら足りない部分もあるかもしれませんが、まずは仮運用をしてみて、「何が足りないか」「どこを改善すべきか」を探っていきましょう。これはあくまで仮運用であり、「問題なく運用できるか」のテストではありません。
そのため、仮運用の段階で積極的に改善点を挙げていくようにしましょう。ワークフローに関わる関係者などに、フィードバックしてもらうのも有効です。
良いワークフローと悪いワークフローについて
ワークフローの作り方のポイントを押さえたところで、次はワークフローの良し悪しについて具体的にご紹介します。良いワークフローを作るために必要な視点をしっかりと把握しておきましょう。
良いワークフロー
良いワークフローとは、関係者の誰が見ても分かりやすく、正しく使いこなせるフローをいいます。
そのうえで、より具体的にかみ砕くと、まずフローが「何を条件に開始されるか（開始条件）」が明確でなくてはなりません。「クライアントから業務依頼があった」「サーバーのアラートメールが届いた」など、具体的な条件を決めます。
次に、「どうなったときに何をするか」といった条件分岐を、はっきりさせておかなくてはなりません。関係者にワークフローを見てもらい、その条件を満たしたときに「何をすればよいか」迷ってしまうようなら、改善が必要ということです。
悪いワークフロー
悪いワークフローとは、関係者の誰が見ても分かり辛く、使いにくいフローのことです。
何が条件で開始されるのか、フローをぱっと見て業務の流れのイメージできないものや、その条件ごとにどのような処理が必要なのかなど、すぐに理解できないようでは、それは悪いワークフローと言わざるを得ません。
悪いワークフローにならないように、作成途中で関係者にレビューしてもらうとよいでしょう。フローを見て疑問に思ったことや不可解な点、改善できそうな部分などを指摘してもらい、早い段階で修正することが大切です。
まとめ
ワークフローを可視化することは大切ですが、誰でも使える良いワークフローにするためには、正しい手順で作成を進める必要があります。良いワークフローを作成するには、まず目的を明確化し、そのあとに関係者・タスクの順で洗い出し、時系列に並び替えます。そうしてワークフローを作ったあとは仮運用し、修正点を洗い出すことが必要です。
ワークフローは、専用のワークフローシステムを利用することによって、簡単に作ることができます。当社が提供するワークフローツール「AppRemo」は、従来Excelで作成していた申請書をそのまま利用できるので、導入が簡単です。操作画面も直観的で迷うことがないため、初めてのワークフローシステム導入におすすめです。
