ワークフローDXとは?DX時代の申請・承認業務のカタチ(Vol.23)

 2020.12.10  株式会社システムエグゼ

DX(デジタル・トランスフォーメーション)や2025年の崖という言葉をよく耳にします。しかし具体的にどのような定義でどのように取り組めばいいのでしょう?ワークフローDXという新しい申請・承認業務視点でもDXを解説していきます。

DX(デジタル・トランスフォーメーション)とは?2025年の崖が待っている

多くの経営者が事業の将来の成長、競争力強化のために、新たなデジタル技術を活用し新しいビジネスモデルを創出し、柔軟に変革していきたいと思っています。これがDX(デジタル・トランスフォーメーション)です。DXという言葉は広く伝わるようになってきましたので、必要性について理解している企業が増えています。しかしいったいどのような課題を乗り越えて、実現を目指していけばいいのでしょう?

既存システムが事業部門ごとに構築されて、全社横断的なデータ活用ができていない企業は少なくないでしょう。そして過剰なカスタマイズ開発があることにより、複雑化・ブラックボックス化しているケースが多く見受けられます。例えば、経営者がDX実現のためにデータ活用を望んでも、複雑化・ブラックボックス化している既存システムに問題があるだけでなく、業務自体の見直しも求められ、現場サイドの業務改善の抵抗もあります。まさに経営改革そのものを実行したくても、これらの課題が克服できない場合、DXは推進できません。

このようなケースの企業が多く存在し、このままではDXを実現できない企業だらけになると経産省がDXレポートとして提言しています。DXレポートには2025年以降、最大12兆円/年(現在の約3倍)の経済損失が生じる可能性があると記載されています。これを「2025年の崖(がけ)」と呼ばれています。つまり「DXを実現」と「2025年の崖」は相反する現象ながら、密接に関係しているのです。

DXとは、具体的にはどんなことができればいいの??

DXとは簡単に言うと、新しいデジタル技術を使い、新ビジネス創出や新しい業務改革を実現し、競争力強化や事業の戦略立案を実行することです。「デジタル活用する」とはもっと具体的なデジタル技術で説明すると下記のようになります。

【デジタル技術事例】

  • AI(人工知能)、IoT(Internet of Thingsの略、モノのインターネットにつなげる)を活用する
  • RPA(Robotic Process Automationの略、事務作業を自動化)で自動化する
  • キャッシュレスモデルの実現
  • データマネジメント(分散しているデータを一元化し、データ活用する)
  • クラウドモデル・サブスクリプションモデルの導入
  • グローバル展開のためのIT+デジタル技術の促進

デジタル技術は日々進歩し、様々なDX事例が登場しています。経営課題の解決のためにDXはは存在するのですが、いきなりデジタル技術活用!・・と言われてもピンときません。そこで、「新規事業創出のためのDX」と「業務改革のためのDX」に分けて考えてみれば、DX実現がわかりやすくならないでしょうか?

新規事業創出のためのDX事例

AIを活用した配車システムのDX導入事例では、タクシー需要予測技術の精度を高めることで、顧客を見つけやすい走行ルートをデータ化し、運転手に渡します。車両の最適な配置によって乗車率を向上させ、売上アップにつなげているだけでなく、顧客の待ち時間を減らせるサービスを実現しているのです。ベテランドライバーに頼らず、未経験の人材でも顧客サービスを向上させ、売上貢献できる新しい事業創出のDX事例と言えます。

業務改革のためのDX事例

新しいERP(エンタープライズ・リソース・プランニング:新基幹業務システム)導入のAI機能を活用し、入金処理を自動消込してくれるDX導入事例があります。たくさんの顧客から銀行振り込みされる入金は、経理部門がひとつひとつ、目検でERPから入金処理のための消込入力をしていかなければなりません。この膨大な作業を人工知能のAIを使い、請求明細と入金明細をマッチングさせ、業務時間を大幅に削減しているのです。まさにDXを活用し業務改革につなげている事例と言えます。

DX実現!と言うとどこから手をつけていいのかわかりづらいですが、「新規事業創出のためのDX」と「業務改革のためのDX」に整理して、取り組んでみればいかがでしょう?

ワークフローDX「紙をデータ化にすればDX」に騙されるな

ここで企業の中に多く存在する申請・承認業務、ワークフローのDXについて考えてみたいと思います。ワークフローにデジタル技術を活用し、DXを実現していく方法はあるのでしょうか?デジタル技術とは先述した新しいテクノロジーのことです。なかなかワークフローにデジタル技術を採用し、DXを実現していくことは並大抵のことではありません。

ところがワークフローシステムのパッケージベンダーやクラウドサービスベンダーで「紙を電子化すればDXです」と主張する会社がいます。ペーパーレス化や電子押印をすることがDXだと言うのです。「さらば紙契約書!でDX実現!自動化もできる!」というセミナーや資料配布している会社がありますが、これは間違っています。「紙をデータ化」はDXの実現ではなく、システム化やIT導入の一例です。

メール・Excel(エクセル)で申請・承認業務を行っている会社はワークフローシステムを導入し、業務改善を実現していくべきです。しかし「ワークフローでDX」を実現するためには、まずやらなければならないことがあります。それは社内システム基盤をDXに対応できるものにしなければならないということです。DX時代の申請・承認業務の目指すべきカタチに向かうために、具体的にどんなことに着手すればいいのでしょう?

DX時代の申請・承認業務の新しいカタチへ向かうために

まず2023年までにクラウド化を

Windows Server 2012(ウィンドウズサーバー2012)が2023年にサポート終了します。過去のWindows Server終了時にも社内構築のサーバが入れ替えられ、オンプレミス(自社サーバ構築)からクラウドにシフトしていきました。運用コスト削減し、DXを実現しやすいクラウド化し、社内業務システムを、今回こそクラウドにすることを目指すべきです。ワークフローシステムは、申請・承認業務をテレワークで行うことが増えているため、クラウド向きだと言われています。

システムを蜜結合から疎結合へ

社内の業務システムが別々の環境で動いていることはよくあります。スクラッチ開発やパッケージソフトやクラウドサービスを採用しているケースがそうです。様々なメーカーやベンダーが開発するシステムであることは、それぞれの業務に特化した強みを持ち、自社に最適なシステムを選んだ結果であれば問題ありません。しかしそれぞれの業務システムのデータを疎結合でつないでいてはDXの実現できません。データをリアルタイムに一元化し、データマネジメント・データ活用することが、DXでは大きなポイントになります。つまり昔ながらのバッチ処理やCSV出力でデータが疎結合されていては、データの活用はできません。よくいうデータのカオス化・スパゲッティ化の状態です。

データ活用するためには、別システムでも共通プラットフォームにデータを集め、オープン化することが重要です。それはオンプレミスやクラウドを選択しても、共通部分のデータプラットフォームを作り、集約すれば問題ありません。共通プラットフォームはMDM(Master Data Management:マスターデータマネジメント)と呼ばれる、マスターデータ管理や、EAI(Enterprise Application Integration:エンタープライズアプリケーションインテグレーション)と呼ばれる、企業内アプリケーション統合ツールを使えば、構築が可能です。

DX実現のためにはシステムの統一ではなく、「システムの統合」を目指すべきです。DXに対応できるデータベースのプラットフォームを構築できる、そんなワークフローシステムを選びましょう。

プロセス中心から、データ中心へ

昔の業務システムはプロセス中心で構築されていました。販売業務や購買業務、経理業務などの業務プロセスが中心になりシステム化されているケースが多くないでしょうか?業務プロセスありき、は今後も重要大事ですが、これからのDX時代はデータ中心になると言われています。

データドリブンというDX時代の考え方があります。これはビックデータとアルゴリムによって処理されたデータの分析結果を、ビジネスに役立てる手法です。先述したタクシーの配車システムは過去の乗車データをデータドリブンし、最適なルートがデータ化されています。

今後のワークフローシステムは、申請・承認業務をデータドリブンする必要があるかもしれません。例えば、AIが承認の遅い上司を判断し、承認完了時間を申請者にアドバイスしてくれる機能が登場するかもしれません。また購買申請の承認後、AIが購買業務を自動化し、見積依頼をかけ、最適なサプライヤー(仕入先)を探してくれるシステムの実現も遠くないでしょう。

データ中心のシステムを構築し、データドリブンでDXをまわしていく意識を持ち、システム選定をしていきましょう。

まとめ

DXとは、「新規事業創出のためのDX」と「業務改革のためのDX」に分けて考え、整理していきましょう。しかしDXを使って新しいビジネスモデルを創り出すこととよりも、DX活用で新しい業務改革を実現し、データ活用から競争力強化を狙っていく方が取り組みやすいと言えます。「DXをやるぞ」と経営者や情報システム部が言ってきたとしても、まずこの2つの種類のどちらを目指すのか?を企業内で議論することをオススメします。

ワークフローのDXは申請・承認業務の中では、DX実現というほどの派手さはありません。しかしデータ活用するためにデータ中心のシステムをクラウドで構築し、各システムが疎結合できる環境構築を意識する必要があります。そのようなワークフローシステムを選定していくことが、ワークフローDXに近づくための一歩ではないでしょうか?

ワークフロークラウド「AppRemo(アップリモクラウド)」はテレワークフローというテレワークとワークフローの共存をコンセプトに開発された、全く新しいワークフローシステムです。これからのDX時代に必要な「クラウド化」「疎結合に対応」「データ中心」の3つのポイントをクリアし、DX時代の申請・承認業務の新しいカタチを提言しています。テレワークフロー「AppRemo(アップリモ)」で業務改革のためのDXを実現してみませんか?


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