ワークフローとは?メリット・デメリットを解説

 2022.04.20  株式会社システムエグゼ

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働き方改革が注視される昨今、業務改善の手段のひとつとして「ワークフロー」が注目されています。とはいえ、言葉を耳にしたことはあるけれど、詳しい意味まではわからないという方も多いはずです。意外と知られていない一般的なワークフローシステムの主な機能や、なぜ、ワークフローが業務効率の改善化に大きく寄与するのか解説していきたいと思います。

また、ワークフローシステムの導入を判断するには具体的にどのような効果が得られるのかを把握する必要があるでしょう。ワークフロー導入のメリットやデメリットも明確にするとともに、実際の導入事例について紹介します。

ワークフローの意味やワークフローシステムとの違い

まずは、ワークフローの基本的な内容や、そこから派生したワークフローシステムの意味について解説しましょう。

ワークフローとは?

「ワークフロー(workflow)」とは、組織内での業務の中で複数の人が関わるやりとりの流れ、あるいはそれを図式化したものを指します。

たとえば備品の購入時には、申請書に直属の上司の承認印をもらった上で、部長の承認印をもらって発注作業に進むといった手順が決められていることが多いでしょう。

 

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業務内容や申請書の種類などによって、必要になる承認印の数が異なり、複雑になることもあります。ワークフローはこのような業務の流れをできるだけ分かりやすくするために活用されています。

ですので、このワークフローを効率化しやるべきことを整理することであらゆる業務は、よりスマートにより無駄なく進めることができます。業務効率化において、ワークフローの改善は大きな選択肢の一つと言うことができます。

一方で、ワークフローのシステム化を検討する際には、どの企業にも共通する課題や問題点が存在し、考慮すべきポイントが存在します。そのため、システムの導入を検討する際には、実際に解決したい課題を明確にし、その解決方法を中心に検討することがとても重要です。

本資料では、申請・承認業務を解決する方法をわかり易く解説していますので、ワークフローシステムの導入を検討されている方は、是非ご一読ください。

ワークフロー、申請・承認業務の理想形をイラストで解説

ワークフローシステムとは?

ワークフローとは先述の通り一連の作業の流れのことを指しており、タスクを見直すだけでもかなりの業務の効率化が見込めます。ですが、仕事には必ず複数の人がかかわっており、人と人との仕事の連携の間には表面上には現れない多くの問題点が必ず潜んでいます。

「どの申請書を使えばいいのか悩む時間」、「誰に申請書を回せばいいのか悩む時間」、「業務が忙しく承認が溜まってしまった」、「申請書類を保管する場所がもう無い」、「申請結果の入力時間でコア業務に手が付けられない」etc…。小さな問題が積み重なって本業の足を引っ張ることはよくある話です。この業務の表面上に現れない仕事の流れを機械化することを目的として作られたシステムがワークフローシステムです。

申請書類は電子化されており、申請者は誰か、今承認はどこまで回っているのかなど簡単に確認できます。仕事の流れをスムーズにするために、ワークフローを電子化することは企業に大きなメリットをもたらします。

ワークフローの見える化で業務効率改善!

ITツールを活用したワークフローの一番の利点は、業務の流れを「見える化(可視化)」できることです。それまで口伝えや膨大な量の業務指示書を通じて行われていたプロセスをデジタル化することの意義は、時間の短縮や紙資源コストの節約にとどまりません。

組織内で発生する多くの課題を解決する手段として、ワークフローの「見える化」はこれからの時代に必須の管理モデルとなっています。

ワークフロー作成にはどんな意味がある?

業務手続きを定義・図式化したワークフローを作成すると、必要な情報だけをシンプルにわかりやすく伝えることができるようになります。ワークフロー作成によって業務が「見える化」されれば、内部統制が容易になったり、新人や異動した社員に手早く業務プロセスを習得させたりすることが可能です。

定型化されたワークフローには、社員の間で業務プロセスを共有しやすくするという効果もあります。それによって、問題点や改良の余地に気づくといった、業務内容に関する議論の深化も期待できます。ワークフローに対するさまざまなアイデアを引き出すことは、業務改善における重要な第一歩です。

ワークフローで無駄なプロセスを洗い出す

1つのラインとしてワークフローを「見える化」すると、省略が可能な業務プロセスが浮き彫りとなります。たとえば、承認を求める担当者が多すぎたり、特定の部署に承認申請が集中しすぎていたりといったルートの問題を改善すれば、業務の時間短縮に加え人的コストや負担の軽減にもつながります。

業務の流れが明確となれば、それに伴って必要な書類のフォーマットの簡素化も図れるでしょう。申請書や稟議書などの作成時間や量も大幅に削減でき、資源コストもカットできます。

書類については、保管場所や保管方法も見直しの対象です。ワークフローの作成によって書類やデータを無駄に大量かつ長期間保存することや、保管場所の分散による紛失のリスクも抑えられます。

ワークフローを活用して経費削減

ワークフロー作成による「見える化」があぶりだすのは、ひと言でいえば業務や書類の重複ないし共有の可能性です。不要なプロセスを削ったり、共有できる書類のフォーマットを統合したりするなど効率化を図ることで、残業時間や人員の削減、ひいては経営のコストカットにつなげることができます。

ワークフローシステムの機能とは?

業務フローの見える化やペーパーレス化が急速に進むなかで、ワークフローシステムも多機能化が進行しています。自社に合ったシステムツールを選択するには、まずワークフローシステムの機能がどのように種類分けできるかを把握しておく必要があります。

ワークフローシステムの5つの基本機能

近年の一般的なワークフローシステムの機能を種類ごとに大別すると、およそ次の5項目になります。

申請および起票機能

各種申請書をExcelやテンプレートで作成し、提出する機能です。各利用者が添付ファイルやコメントを付け加えることもできます。ツールによっては、起票や提出を他のユーザーが代理で行うことも可能です。

申請書作成および帳票機能

人事や勤怠、旅費や出張経費精算などの申請書が、フォーマットとして用意されています。必要事項を記入するだけで、誰でも簡単に各種申請ができます。

承認機能

諸申請に対するレスポンスの手続きを簡略化できる機能です。レスポンスには承認のほか、差戻しや保留、委任、破棄などがあります。また、承認ルートや承認先の変更といった「案件フロー操作」、申請書を関係者間で閲覧できるようにする「情報共有」もこの承認機能に分類されます。

管理機能

ワークフローをいかに管理するかは、システムツールの重要な目的の1つです。承認ルートの制御や内部統制にかかわるセキュリティ、データ移動および運用組織の管理などがこれに当たります。

通知機能

申請者および承認権者の双方に、期限や結果など必要な情報を確実に通知する機能です。メールやシステムツール上でのポップアップ表示が基本ですが、最近では通知媒体も多様化が進んでいます。

その他の機能

ワークフローシステムには、付加的な機能として以下のようなサービスを搭載したものもあります。

多くのデバイスに対応

パソコンなどグループウェアだけでなく、スマートフォンやタブレットでも使えるタイプのシステムツールも少なくありません。出先からでも申請や承認が可能となるほか、在宅ワークでも活用できます。

外部システムとの連携

会計や見積もりなど、他のシステムと連携できる機能です。PDFやExcelとの互換性のあるシステムツールも、外部システム連携に柔軟なタイプといえるでしょう。

その他の付加機能

工数管理や業務プロセスのソート、予算実績の管理、外部データの取り込みなど、ワークフローシステムごとにさまざまな機能が付加的に備えられています。

ワークフローシステムの機能選びにおける3つの注意点

ワークフローシステムは、業務の効率化を目的として導入するものです。そのため、「大は小を兼ねる」の発想ではなく、自社の業務体系に適した機能をもつツールを見極めることが重要となります。ここでは、ワークフローシステムの機能選びのポイントを3つにまとめて紹介します。

その1:自社の業務に必要な機能を選ぶ

ワークフローについて考えるということは、業務の流れを図式化・一覧化し、洗い出しを行うという作業でもあります。そのなかで効率化が見込める業務プロセスに対して、ワークフローシステムが有効にはたらくことになります。

たとえば、外回り中心の営業職を多く抱える会社では、スマホ用の機能が充実したシステムの方が喜ばれるでしょう。また、導入先の部署がそこまでITに慣れていないような場合は、あまり最新の多機能ツールを採用しても、かえって混乱のもととなりかねません。
規模の大きな企業であれば、社内でプログラミングスキルをもつ社員をそろえることもできるでしょう。とはいえ、誰もが感覚的に操作できるような使いやすいシステムでなければ、部署をまたいて広く浸透させることは、容易なことではありません。

その2:カスタマイズできる機能を選ぶ

自社でカスタマイズができるかどうかという観点は、システム選びのうえで重要です。導入時にはもちろん自社のワークフローに合わせて設定されますが、その後の運用でいずれ変更は必要となります。カスタマイズの自由度が低かったり、扱える人材が限られていたりすると、かえって余計なコストが発生し、業務効率が下がってしまうおそれもあります。
自社のシステムに即したカスタマイズの可不可は、セキュリティの面からも外せない要件です。ワークフローでは各種申請書のほかに、稟議書や決裁書など部外秘・社外秘の文書も取り扱われます。自社のセキュリティポリシーやセキュリティ認証と関連付けられるかどうかも、しっかり確認しておきましょう。

その3:外部連携できる機能を選ぶ

社内ですでに使用しているシステムやグループウェアがあれば、それらと連携できるかどうかも大きな判断基準です。せっかく最新かつ多機能なシステムを導入しても、社内の他のシステムとコオペレーションできなければ、重複する業務プロセスを削減して効率化を図るという主要件を果たすことができません。既存のシステムウェアとの互換性を確認することは、地味ですがとても大切なポイントです。

最近ではワークフローシステムの業界でも、低コストでスタートできるクラウドタイプも人気です。ワークフローをクラウドで一括管理すればコストパフォーマンスも改善でき、スマホなどとの連携も容易です。ただし、カスタマイズについては自社で整備するオンプレミスと比較して自由度は制限されます。

ワークフローの導入による3つのメリットとは?

ワークフローの改善によって得られる効果は多岐にわたります。導入するワークフローシステムや会社の業務体系などによっても、求める機能やアウトカムはさまざまです。ワークフローについて概要を整理したところで、続けてワークフロー最適化によるメリットについて取り上げます。

その1:紙文書を作成・管理する手間を省く

ITによるワークフローシステムを導入することで、書類を作成する手間や管理の問題を解決することが可能です。

在宅ワークも広がりつつある今日、申請や承認を紙や印鑑で行うのは著しく非効率です。いつ、どこにいても必要な手続きが進められるようにすることで、業務の流れもスムーズになるでしょう。ワークフローシステムの導入が行われていない場合、まず承認取得のための申請書を探したり、その申請の承認者を確認したりする手間がかかります。

また、印刷用紙やプリント代、場合によっては郵送費などがかかってしまう点もデメリットとして挙げられます。
承認完了後、書類を保管するための保管スペースも必要であり、書類が増えれば増えるほど、必要な保管場所を確保しなくてはいけません。

しかし、ワークフローシステム導入によりペーパーレス化が実現できれば、これらの問題は解消できます。

書類はシステム上でデータとして管理されるため、保管スペースも必要ありません。また、過去の文書が必要になった際も、検索機能ですぐに見つけることが可能です。紙での管理が不要になることで書類紛失の心配もなくなるでしょう。

また、データをワークフローシステムやクラウド上で一元的に管理することにより、紙の書類で起こりがちな紛失や重複といった基本的な保管に関する問題もクリアできます。紙資源のコストカットだけでなく、人的ミスを防ぐことができるのも、業務上の大きなメリットです。

その2:スピーディーな決裁が可能

申請者はパソコン上で手軽に申請ができ、あとはワークフローシステムが自動で必要な承認者や決裁者を判別して、その人の元に申請を回してくれます。
スマートフォンやタブレットなどの端末でもログインして内容を確認できるシステムもあるため、承認者が出張中や外出の場合でも出社を待つ必要がありません。

承認者が複数の場合でも、スムーズに書類を回すことが可能です。通常の方法では複数の承認者すべてに承認を取る必要があるため、決裁までに一週間以上かかる場合もありますが、ワークフローシステムを活用することですぐに対応でき、結果、業務をスピーディーに進められます。

 

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ほかのシステムと連携をすることで入力事項を減らして、記入ミスや漏れを防ぐことで業務効率化を図ることも期待できます。

その3:内部統制とコンプライアンスの強化

内部統制とコンプライアンス強化とは「経営者や社員の行動や業務がルールを守り実践され、企業が統制され、組織内の全員が遂行できていること」という点です。そしてワークフローで実現できるメリットは「会社が決めた規定や承認ルートに対して、申請・承認業務が実行されていること」となります。つまり会社として承認された状態で、行動や業務が適切に遂行されているのです。

また全社員がルールを守るものの一つに、「アクセス管理」が挙げられます。企業にとって重要事項の決裁については、その情報をだれが閲覧してよいのか、きちんとコントロールすることが必要です。

しかしながら紙運用の場合、どうしてもその制限の徹底が難しいケースも生まれます。ワークフローシステムを利用すると、申請フォームと承認ルート、および閲覧権限が一元管理でき、部外者への申請内容の情報漏えいを防止します。必要な情報を適切に、かつ確実に伝えられるようになるでしょう。承認者に自動で申請情報が届くため、必要な承認者を経ずに決裁が進んでしまうなどのミスも防止できます。

もう一つ、内部統制で重要になるのが「変更管理」です。
紙文書では記録に残せない「いつ誰が書き換えたか」という情報も、ワークフローシステムならデータとして自動で漏れなく残せるので、書類の改ざんを防止できます。

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ほかにも、証跡や決裁情報の可視化が可能になるなど、いわゆる業務フローの「見える化」により、ワークフローシステムの導入を進めることで内部統制やコンプライアンスの強化が期待できるでしょう。

承認ルートや書式の変更などがある場合は、設定を変えるだけで適切に処理されるため、間違って変更前の運用が行われてしまう心配もありません。

承認ルートの一元管理によって、申請がきちんと承認権者に通知されていることを全体で担保できるのも、ワークフロー導入による効果の1つです。プロセスをスマートに進められるようにすることで、社内の業務の流れを統制し、円滑で確実な決定を可能にします。

その4:テレワークや在宅勤務の対応が可能

業務システムやコラボレーションツールのクラウド利用が普及する一方、各種申請や社内稟議、経費精算のためだけにオフィスへ出社したり、客先から直帰できなかったりと言った課題が顕在化しています。

ワークフローシステムの導入により、従来社内でしか行えなかった申請業務も場所や時間を選ぶ必要がなくなります。これは、申請者のみならず承認者にとっても効果的で、承認者が長期出張のため、承認プロセスが大幅に滞ってしまうといった問題も一気に解決されます。

ワークフローの3つのデメリット

ここからはワークフローシステム導入時のデメリットとして想定できる事項をご紹介します。
紙の申請業務から、ワークフローシステムへの移行時には安くない初期費用が発生します。

また、自社に合ったワークフローシステムを導入しないと、結局機能を使いこなせずに支払ったコストに見合わない程度の業務改善にとどまってしまう可能性もあります。

ワークフローシステム導入時には、自社において改善すべき仕事の流れは何なのか、選ぶべきワークフローシステムはどれなのかをよく検討しておくことが肝要です。

その1:自社の業務との整合性の問題

システムを導入することで、内部統制を図れたり、業務効率化を期待できたりするなどのメリットがあります。しかし、それらのよい面だけをみて導入を進めても、実際は自社の業務に適していないなどの問題が発生する恐れがあります。
中には複数の決裁ルートを登録できないものや、モバイル機器への対応が不十分なシステムもあります。

様々な決裁ルートを登録し、作業の流れをスムーズにしたいと考えている場合や、社外にいても承認をスピーディーに進めるなどの目的で導入しようと考えている場合、そのような機能が満足できるものでなければメリットを感じられないでしょう。
業務効率の向上を目指すために導入したのに、自社の業務と合わず利用者が不便を感じるようでは、かえって業務の効率を下げてしまう恐れもあります。

その2:操作に不慣れで、操作を覚えてくれない人への対応

業務効率向上のために導入したのに、システムの操作に不慣れで、操作を覚えてくれない人がいます。このような人はスムーズにワークフローシステムを活用できないケースになってしまいがちです。
操作がよくわからないので、使うことが面倒になり、導入前のやり方に戻ってしまう可能性も考えられます。
社内にある各種申請・承認業務をシステム化すると、全社利用となる場合もあり、業務を円滑に進めるためには、パソコン操作に慣れていない人もいることを十分考慮して、素早く簡単な操作で済むワークフローを実現しなくてはいけません。
従業員が簡単に使用できるものや、一度の講習会で覚えられる操作のシステムを導入することが重要です。

その3:既存のシステムとの連携ができない可能性がある

既存のシステムと連携ができない場合、複数のシステムを別々で使用することになり、システムごとにデータの入力をしなくてはいけないなど、余計な手間がかかってしまいます。
このような問題を回避するためにも、すでに使用している人事システムや給与システムなどがある場合は、それらのシステムと連携できるかどうかを事前に確認してから導入を進めることが大切です。

ただこの場合も、すべてのシステムが密に連携する必要はなく、CSVファイル出力によるデータ連携など、業務上必要なデータの受け渡しがスムーズに済むだけでよいケースもあります。自動連携のためのカスタマイズなどはコストに跳ね返ってくるケースも多いため、バランスを見て選択することがポイントでしょう。

ワークフローには様々なメリットがある一方、デメリットもあります。
導入することでより良い効果を得るためにも、整合性を考え、自社に合うものを選びましょう。

特に、ワークフローシステムを利用する際は、申請書フォームの設計が重要になります。どのように実際に使用するフォームを設計すれば良いのか?WebフォームのデメリットやExcelフォームの効果的な活用方法など、フォーム設計の「いろは」についてご紹介します。

Excel申請書をそのままワークフローで使いたいあなたに

 

ワークフロー導入事例を紹介

続いて、実際にワークフローを導入した会社にどのような効果があったのか、その事例をみてみましょう。

事例①ペーパーレス化でコスト削減、決裁時間短縮に成功

多数の駅ビルを管理・運営し、400人を超える従業員を抱える大手グループ会社では、「ペーパーレス化」と「決裁の時間短縮」を目標に、システムエグゼのワークフローシステムを採用しました。当初はタブレット端末を社員に支給したものの、それだけでは目標値にはほど遠く、プロジェクトチームを立ち上げワークフローの導入に踏み切ったのです。
ペーパーレスを達成するには、すべての社員がシステムを使いこなせなければなりません。多くの人になじみの深いExcelフォーマットを利用できる柔軟性の高い製品を選ぶことで、住所変更や休暇申請など20種類以上の申請書を簡単に整えられるようになっています。
結果、年間1万件を超える社内稟議に使用する書類のペーパーレス化が図られ、大幅なコストカットにつながりました。同じ場所にいなくても、いつでも承認が受けられるようになり、決裁スピードの短縮化にも成功しました。

道のりは決して平坦というわけではなく、ワークフロー導入では申請書の運用ルールの根本的な見直しやその浸透といった作業に時間と労力を要します。とはいえ、紙の申請書ではあいまいになりがちな運用ルールが、電子化することでより明確になるという副産的なメリットもありました。今日、同社ではワークフローがもっとも重要な社内システムの1つにまで成長しています。

事例②作業工数削減によりコア業務への集中に成功

続いて紹介する大手商社のグループ会社では、経営戦略の一環として業務のデジタル化や自動化、営業支援強化を喫緊の課題としていました。同社ではそれまで、自社のグループウェア上に申請フォームを保存し、その都度印刷して承認印をもらっていました。
こちらの会社でシステムエグゼのワークフローシステムを選択したのは、Excelで容易にフォーマットを作成できるだけでなく、既存のグループウェアとの連携が可能であるという自由度と拡張性が決め手でした。120を超える膨大な種類の申請書もスムーズに新規システムにプラグインすることができ、導入後の追加費用がゼロというのも大きな魅力です。

ワークフローの導入により、申請書の出力から保管まで人的なコストや負荷が大幅に削減され、社員のほぼ全員が「便利になった」「手間が減った」と効果を実感しています。実際に数字のうえでも、申請書1枚あたり14分、月あたりに換算すると70時間以上もの作業工数削減につながった計算です。

効率化によって生み出された時間は、当然ながら他の業務に活用できます。紙の申請書の取り扱いに要していた時間をコア業務に充てられるようになり、仕事におけるパフォーマンスの向上に大きくつながりました。

まとめ

導入することで業務をスムーズに進められたり、内部統制を図れるメリットがあったり、業務効率の向上のためにも、ワークフローは重要な役割を果たします。しかし、自社の業務との整合性の問題などデメリットも考えられるでしょう。

メリットデメリットを理解した上で各社に適したワークフローシステムを見極めて導入すれば、業務効率は大きく改善されます。

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申請書作成はWeb上ではなくExcelで作成できます。普段使っているExcelで申請作業も行えるので非常にユーザーに親しみやすいワークフローシステムです。
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