ワークフローとは？メリット・デメリットを解説

2020.08.18 株式会社システムエグゼ

ワークフローシステムの導入を検討している企業担当者の中には、ワークフロー化について詳しく知りたい方もいるでしょう。今回はそういった方々に向け、「ワークフロー化とは何か」をはじめ、ワークフローシステムを導入するメリットやデメリットについて紹介していきます。

ワークフロー化とは？

ワークフローとは、企業における業務の中で複数の人が関わるやりとりの流れ、あるいはそれを図式化したものを指します。

たとえば備品の購入時には、申請書に直属の上司の承認印をもらった上で、部長の承認印をもらって発注作業に進むといった手順が決められていることが多いでしょう。

業務内容や申請書の種類などによって、必要になる承認印の数が異なり、複雑になることもあります。ワークフローはこのような業務の流れをできるだけ分かりやすくするために活用されています。

そして、その流れをコンピューターに組み込み、手続きを電子化してさらなる効率化を図ることが「ワークフロー化」です。ワークフローの電子化とも呼ばれ、主にワークフローシステムを活用して運用されます。

ワークフロー化のメリット3つ

業務のワークフロー化について概要を整理したところで、続けてワークフロー化のメリットを3つ紹介します。

メリットその1：紙文書を作成・管理する手間を省く

ワークフロー化を進めることで、書類を作成する手間や管理の問題を解決することが可能です。ワークフローシステムの導入が行われていない場合、まず承認取得のための申請書を探したり、その申請の承認者を確認したりする手間がかかります。

また、印刷用紙やプリント代、場合によっては郵送費などがかかってしまう点もデメリットとして挙げられます。

承認完了後、書類を保管するための保管スペースも必要であり、書類が増えれば増えるほど、必要な保管場所を確保しなくてはいけません。しかし、ワークフローシステム導入によりペーパーレス化が実現できれば、これらの問題は解消できます。書類はシステム上でデータとして管理されるため、保管スペースも必要ありません。

また、過去の文書が必要になった際も、検索機能ですぐに見つけることが可能です。紙での管理が不要になることで書類紛失の心配もなくなるでしょう。

メリットその2：スピーディーな決裁が可能

申請者はパソコン上で手軽に申請ができ、あとはワークフローシステムが自動で必要な承認者や決裁者を判別して、その人の元に申請を回してくれます。スマートフォンやタブレットなどの端末でもログインして内容を確認できるシステムもあるため、承認者が出張中や外出の場合でも出社を待つ必要がありません。

承認者が複数の場合でも、スムーズに書類を回すことが可能です。通常の方法では複数の承認者すべてに承認を取る必要があるため、決裁までに一週間以上かかる場合もありますが、ワークフローシステムを活用することですぐに対応でき、結果、業務をスピーディーに進められます。

また、申請や承認作業を行うために会社に行く必要もなくなります。時短勤務や在宅勤務をしている人も問題なく作業ができ、働き方改革・テレワークを進めている企業では重要な役割を果たすでしょう。ほかのシステムと連携をすることで入力事項を減らして、記入ミスや漏れを防ぐことで業務効率化を図ることも期待できます。

メリットその3：内部統制を実現

内部統制の実現にあたって重要なものの一つに、「アクセス管理」が挙げられます。企業にとって重要事項の決裁については、その情報をだれが閲覧してよいのか、きちんとコントロールすることが必要です。しかしながら紙運用の場合、どうしてもその制限の徹底が難しいケースも生まれますが、ワークフローシステムを利用すると、申請フォームと承認ルート、および閲覧権限が一元管理でき、部外者への申請内容の情報漏えいを防止します。必要な情報を適切に、かつ確実に伝えられるようになるでしょう。承認者に自動で申請情報が届くため、必要な承認者を経ずに決裁が進んでしまうなどのミスも防止できます。

もう一つ、内部統制で重要になるのが「変更管理」です。紙文書では記録に残せない「いつ誰が書き換えたか」という情報も、ワークフローシステムならデータとして自動で漏れなく残せるので、書類の改ざんを防止できます。ほかにも、証跡や決裁情報の可視化が可能になるなど、ワークフロー化を進めることで内部統制の強化が期待できるでしょう。

承認ルートや書式の変更などがある場合は、設定を変えるだけで適切に処理されるため、間違って変更前の運用が行われてしまう心配もありません。

ワークフロー化のデメリット3つ

ここからはデメリットについて3つ紹介します。

デメリットその1：自社の業務との整合性の問題

システムを導入することで、内部統制を図れたり、業務効率化を期待できたりするなどのメリットがあります。しかし、それらのよい面だけをみて導入を進めても、実際は自社の業務に適していないなどの問題が発生する恐れがあります。

中には複数の決裁ルートを登録できないものや、モバイル機器への対応が不十分なシステムもあります。様々な決裁ルートを登録し、作業の流れをスムーズにしたいと考えている場合や、社外にいても承認をスピーディーに進めるなどの目的で導入しようと考えている場合、そのような機能が満足できるものでなければメリットを感じられないでしょう。業務効率化を目指すために導入したのに、自社の業務と合わず利用者が不便を感じるようでは、かえって業務の効率を下げてしまう恐れもあります。

デメリットその2：操作が難しくて不便

業務効率化のために導入したのに、システムの操作が難しく、スムーズに活用できない場合は本末転倒になってしまいます。操作が難しいと使うことが面倒になり、導入前のやり方に戻ってしまう可能性も考えられます。社内にある各種申請・承認業務をワークフロー化すると、全社利用となる場合もあり、業務を円滑に進めるためには、パソコン操作に慣れていない人もいることを十分考慮して、素早く簡単な操作で済むワークフロー化を実現しなくてはいけません。従業員が簡単に使用できるものや、一度の講習会で覚えられる操作のシステムを導入することが重要です。

デメリットその3　既存のシステムとの連携ができない可能性がある

既存のシステムと連携ができない場合、複数のシステムを別々で使用することになり、システムごとにデータの入力をしなくてはいけないなど、余計な手間がかかってしまいます。このような問題を回避するためにも、すでに使用している人事システムや給与システムなどがある場合は、それらのシステムと連携できるかどうかを事前に確認してから導入を進めることが大切です。ただこの場合も、すべてのシステムが密に連携する必要はなく、CSVファイル出力によるデータ連携など、業務上必要なデータの受け渡しがスムーズに済むだけでよいケースもあります。自動連携のためのカスタマイズなどはコストに跳ね返ってくるケースも多いため、バランスを見て選択することがポイントでしょう。

業務のワークフロー化には様々なメリットがある一方、デメリットもあります。導入することでより良い効果を得るためにも、整合性を考え、自社に合うものを選びましょう。