ワークフローの「使いやすさ」その定義とは？

「使いやすさを重視してワークフローを探してよ」現在ワークフローを検討されている担当者の方の中には、上司にこう言われて検討を開始した方もいるのではないでしょうか。では、「使いやすさ」とは何でしょう。実はひとくちに「使いやすさ」といっても、会社によってその定義が様々なのです。本記事に目を通していただくことにより、自分の会社にとっての使いやすさとは何なのかを読者の皆様に改めて認識いただき、今後のワークフローシステムの検討にお役立ていただけますと幸いです。

「使いやすい」ワークフローを企業は求めている

働き方改革によるビジネス現場での意識の変化など、企業が業務改善を図る中で、まず紙の申請書の電子化を検討する企業は少なくありません。「ワークフローを導入したいんだけど、社員が使いやすい製品が良いよね。いくつか探しておいてよ、使いやすさ重視で」なんて簡単に抽象的指示で上司から検討を任されている担当者も多いのではないでしょうか。ところがいざ製品を調べてみても、どの製品も「〇〇な機能があり、使いやすさ抜群！」など、宣伝文句は大体同じでこれでは比較のしようがないと検討が止まってしまいます。

ここでは、『ワークフローの「使いやすさ」その定義とは』をテーマに、管理者目線での「使いやすさ」、役員をはじめとする承認者目線での「使いやすさ」、申請を行う一般社員目線での「使いやすさ」をご紹介します。誰にとっての「使いやすさ」を重視して製品を検討していくのか、製品選定の基本になってくる部分ですので、是非本記事を参考にしていただけますと幸いです。

そもそもワークフローシステムって？

そもそもワークフローとはなんでしょうか？皆様も、稟議書などの申請書の承認を取る際、担当者→部長→本部長→役員など、数人の承認を得て最終決定をもらったことがあると思います。この業務の流れをワークフローと呼びます。

仕事には必ず複数の人が関わっており、人と人との仕事の連携の間には表面上には現れない多くの問題点が潜んでいます。「紙の申請書を用意する時間」、「押印の時間」、「郵送の時間」「業務が忙しく承認が溜まってしまった」、「申請書類を保管する場所がもう無い」、「申請書が紛失するトラブル」、etc…。小さな問題が積み重なって本業の足を引っ張ることはよくある話です。テレワークが進んでいる時代、働き方も様々になっています。その中で、円滑にワークフローを進められず、コア業務に手が付けられないことから、ワークフローの見直しをせざるを得ない企業が増加しています。この業務の表面上に現れない仕事の流れを機械化することを目的として作られたシステムがワークフローシステムです。

仕事の流れをスムーズにするために、ワークフローを電子化することは企業に大きなメリットをもたらします。ほとんどの規模の大きい会社ではワークフローシステムが導入されています。しかし、これから検討を始められる方の中には、IT系の製品に慣れておらず、そもそもワークフローなんて今まで考えていなかったのに、その上「使いやすさ」を重視して欲しいなんていわれても、どう検討を進めて良いかわからない方も少なくないと思います。次章移行、そんなあなたへ様々な目線から見たワークフローの使いやすさをご紹介します。

ワークフローの「使いやすさ」～管理者目線～

管理が楽なこと

管理者目線で見たワークフローの「使いやすさ」はズバリ、管理が楽なことです。今の職場で想像してみてください。申請書の次の承認者がわからないとすぐに、総務の方に聞きに行く社員の方はいらっしゃいませんでしょうか。最終承認が下りた申請書を毎回歩いて、所定の位置まで保管しに行く社員の姿を見たことは何度もあるはずです。監査の度にバタバタと、過去の申請書を探している姿など…。申請業務一つを取っても付随してくる業務は数多くあります。管理者からすると、毎回発生するその作業が非常に手間なのです。ワークフローシステムを導入すると、申請書の承認ルートは予め設定されていますし、申請書の保管はシステム内で行われます。過去の申請書も検索機能ですぐに呼び出せます。この手間を解決してくれる機能が、管理者にとっての「使いやすさ」です。

移行に手間がかからないこと

ワークフローシステムへの移行にはもちろん準備が必要になります。その際、工数をかけずに申請書の作成ができるか、組織の登録や人事異動への対応力は非常に重要な検討要素です。状況に応じて、申請時のルートが臨機応変に対応できる、複数人が承認できるのかなどもポイントとして押さえておくとよいかもしれません。

ワークフローの使いやすさ～承認者（役員）目線～

いつでも承認できる（内容が確認できる）

承認する立場にある人は、管理職で毎日、多忙な方が多いです。そういう方にとっては、移動中や出先で申請内容を確認し承認できると時間が有効に使えます。

また、承認者には様々な申請が上がってきます。中には判子を押すだけの申請書や、内容をよく確認しなければならない申請書など、重要度は申請書ごとに異なります。移動中の時間などで、パッと見た時に申請書の中身が見やすく、タッチ1つで承認できるデザインのワークフローを選ぶと、承認者目線で見ても使いやすいワークフローと呼べるでしょう。

ワークフローの使いやすさ～一般社員目線～

ここで言う一般社員とは、承認業務にはあまり関わらず申請書を管理する側でもない、基本的には申請業務のみに関わる人のことを指します。

申請業務に時間がかからないこと

日々の申請業務を思い出していただきたいのですが、毎回似たような申請内容を手書きで提出することに煩わしさを感じたことはありませんでしょうか。何十枚もレシートを書類に添付する、申請書を作成したのは良いが次の承認者が不在で申請書を手渡しできない、提出したのは良いが、今誰がボールを持っているのかわからない。紙の運用をした場合、メモを残すなどの対応をしない限り、「いつ承認したのか」、「いつ決裁が下りたのか」履歴や情報は残せません。紙の申請書を回しているうちに、申請書を失くしてしまったといった問題も出てくるかもしれないです。単純な申請業務とは言え、申請書の作成～承認までには意外と時間がかかります。ワークフローシステムを導入すると、一度提出した申請書を複写できる機能やファイル添付機能などがあり、日々の積み重なる申請作業の負荷を軽減させます。また、電子化しているので申請書の紛失は起こりえませんし、だれがいつ承認したのか履歴も残ります。申請状況を確認すれば、今誰がボールを持っているかの確認もできます。申請業務に関わることの多い、一般社員目線の使いやすさは是非押さえておきたいところです。

「使いやすさ」のポイントを押さえよう

押さえるべきポイントをまとめますと

1. 管理者にとっての「使いやすさ」とは、システムへの移行の負担が軽く、申請書はシステム内で一元管理されていること。
2. 承認者にとっての「使いやすさ」とは、すき間時間ですぐに申請内容が確認でき承認できること
3. 一般社員にとっての「使いやすさ」とは、申請書の作成が簡単で、提出～承認までの情報がシステム内で確認できること。

これら①～③を意識すると検討はよりスムーズに進みます。その上で、会社ごとの特殊なワークフローなど特性に合った製品を選定されてゆくのが良いでしょう。システムエグゼのテレワークフローシステム「AppRemo」では、「今使っているExcelの申請書がそのまま使える」といった特徴があり、申請書作成はWeb上ではなくExcelで作成できます。現在紙の申請書をExcelから印刷しているというような会社には、普段使っているExcelで申請作業も行えるので非常にマッチした製品です。

この記事がワークフローの使いやすさとは何かを考えるあなたの一助になれば幸いです。