稟議や経費精算などの申請において、申請内容だけでは判断がつかず承認が滞るということがよく発生します。そういった場合は申請者に連絡をして確認しますが、その確認内容を申請の関係者に伝え漏れてしまい、再度同じ確認をしてしまう、といった二度手間が発生することも少なくありません。
そのような申請内容に関する確認のやり取りを効率的に行える機能がワークフローシステム「AppRemo（アップリモ）」には搭載されています。本記事ではAppRemoのチャット機能を活用して、電子決裁の承認処理をスムーズに行う方法について解説します。
ワークフローシステム・電子決裁の課題とは
電子決裁の承認処理を行う際、申請内容に不明点があるケースも珍しくありません。軽微な不明点の場合、申請を差戻ししてしまうと一からやり直しとなり途中承認者も含めて大変となり時間もかかるため差戻しには慎重になってしまいます。承認者は個別に申請者に電話やメール、最近ではビジネスチャットツールなども利用し、不明点を確認のうえで承認を進めたりしますが、確認した内容を改めて追記するなど、手間・わずらわしさが伴います。このような課題を解決するために、AppRemoなら標準搭載のチャット機能を利用すると効果的です。
AppRemoのチャット機能を利用することで、申請者とのコミュニケーションがスムーズに行えます。対象となる申請情報から、申請者に直接質問や確認事項を聞くことができるため、迅速な回答が得られます。また、申請情報に連携してチャットの履歴も残るため、後から確認することもできます。これにより、電子決裁の承認処理が円滑に進むようになります。
ワークフローシステムの利点
ワークフローシステムにはさまざまな利点があります。まず、紙の書類を使わずに電子的に処理できるため、業務の効率化が図れます。また、承認のプロセスが明確になり、トラッキングも容易になります。さらに、データの一元管理が可能であり、情報の漏洩や紛失のリスクを低減することができます。
さらに、ワークフローシステムはカスタマイズが容易であり、企業のニーズに合わせて柔軟に設定することができます。これにより、各部門や役職ごとに異なる承認フローを作成することができます。また、自動化されたルールに基づいて処理が行われるため、人為的なミスを防ぐことができます。
チャット機能の効果
AppRemoに組み込まれたチャット機能は、電子決裁の承認処理において大きな効果をもたらします。まず、チャットを通じて申請者とのリアルタイムなコミュニケーションが可能となります。質問や確認事項を即座にやり取りすることができるため、迅速な対応が可能です。
また、チャットの履歴が残るため、後から確認することができます。これにより、最初に質問した承認者だけでなく他の承認者にもチャットの内容を把握することで情報共有がなされ、再度同じ質問を繰り返してしまうようなことも防ぐことができます。
さらに、チャット機能は電話やメールよりも手軽であり、返信が必要な場合でもすぐに返信することができます。これにより、承認処理のスピードが向上し、業務の効率化につながります。
効率的な承認処理の手順
AppRemoのチャット機能を活用した効率的な承認処理の手順は以下の通りです。
- 申請者が電子決裁を申請すると、承認フローが開始されます。
- 承認者はワークフローシステム上で申請内容を確認し、分からない部分があればチャット機能を使って申請者に質問や確認事項を送信します。
- 申請者はチャットでの質問や確認事項に対して迅速に回答します。
- 承認者は申請内容と回答を確認し、承認または差戻しの判断を行います。
- 承認者が差戻しを行う場合でも、チャットの履歴が残っているため、再度同じ質問をすることはありません。
- 承認が完了すると、ワークフローシステム上で次の承認者に処理が移ります。
このような手順により、承認処理が迅速かつ効率的に行われることができます。
成果と将来の展望
AppRemoのチャット機能を利用することで、電子決裁の承認処理が大幅に改善されます。申請者とのコミュニケーションが円滑に行われるため、申請内容の確認や質問にかかる時間が短縮されます。また、チャットの履歴が残るため、情報共有やトラブルの解決も容易になります。
将来的には、AIを活用した自動応答機能や自動判断機能を導入することで、さらに効率的な承認処理が実現される可能性も考えられます。AppRemoは、さまざまな業務プロセスの効率化が図られるようさらなる進化を目指しています。
AppRemoのチャット機能を活用して電子決裁の承認処理をスムーズに行うことで、企業の業務効率化や生産性向上に貢献することが期待されます。
