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お問い合わせこの記事でわかること
- ワークフローシステムの基本機能と導入メリット
- 失敗しないワークフローシステムの選び方と比較ポイント7選
- 【2025年最新】おすすめワークフローシステム10選の徹底比較
- Excel活用型や高機能型などタイプ別のおすすめ製品
- 導入を成功させるための具体的な流れと注意点
稟議書や経費精算など、紙やExcelでの申請・承認業務に課題を感じていませんか？ワークフローシステムの導入は、業務効率化やペーパーレス化の鍵となります。本記事では、数ある製品の中から自社に最適なシステムを選ぶための比較ポイントを解説。2025年最新のおすすめ10選の比較から導入の注意点まで、この記事一つで全てがわかります。
そもそもワークフローシステムとは？基本機能と導入メリットを解説
ワークフローシステムとは、稟議書や経費精算、各種届出といった社内の申請から承認、決裁までの一連の業務プロセス（ワークフロー）を電子化し、自動化・可視化するためのツールです。従来、紙の書類やExcelファイルを用いて行われていた申請・承認業務をシステム上で行うことで、業務の迅速化と効率化を実現します。テレワークや多様な働き方が浸透する現代において、場所を選ばずに業務を遂行できる環境を整える上で不可欠なITツールとして、多くの企業で導入が進んでいます。
ワークフローシステムの主な機能
ワークフローシステムには、申請・承認業務を円滑に進めるための多彩な機能が搭載されています。自社の業務に必要な機能を備えているか確認することが重要です。主な機能を以下の表にまとめました。
| 機能カテゴリ | 主な機能 | 概要 |
|---|---|---|
| 申請フォーム作成 | フォーム作成機能 | Webブラウザ上でドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作で申請フォームを作成する機能。プログラミング知識がなくても簡単に作成できるノーコード/ローコード対応の製品が多い。 |
| 承認ルート設定 | 承認ルート設定機能 | 申請内容や役職、金額などに応じて、承認者や承認順を柔軟に設定する機能。組織図と連携して自動で上長を設定できるものもある。 |
| 高度なルート設定 | 条件分岐（申請金額に応じてルートを変更）、並列承認（複数部署の承認を同時に進行）、代理承認（不在時の代理設定）など、複雑な業務フローに対応する機能。 | |
| 申請・承認機能 | 申請・承認・差戻し・引戻し | 基本的な申請・承認アクション。コメントを付けて差戻しを行ったり、申請者が申請を取り下げたりする機能。 |
| 通知機能 | 申請や承認依頼、決裁完了などをメールやビジネスチャット（Microsoft Teams, Slackなど）に自動で通知する機能。承認漏れを防ぎ、処理を迅速化する。 | |
| モバイル対応 | スマートフォンやタブレットから申請・承認ができる機能。外出先や移動中でも業務を停滞させない。 | |
| 管理・その他 | 検索・集計機能 | 過去の申請データをキーワードや期間、申請者などで簡単に検索・閲覧する機能。データをCSV形式で出力し、分析やレポート作成に活用することも可能。 |
| 外部システム連携 | 会計システムや人事給与システム、グループウェア、電子契約サービスなど、他のシステムとAPI連携やファイル連携を行い、データの一元管理や二重入力の手間を削減する機能。 | |
| 証跡管理（ログ管理） | 「誰が」「いつ」「何を」操作したかの記録をすべて保存する機能。内部統制やセキュリティ監査において重要な役割を果たす。 |
ワークフローシステム導入で得られる4つのメリット
ワークフローシステムを導入することで、企業は単なる業務効率化に留まらない、多くのメリットを享受できます。ここでは代表的な4つのメリットについて詳しく解説します。
メリット1：意思決定の迅速化
紙の書類を回覧する場合、承認者が不在であったり、書類がどこで止まっているか分からなかったりすることで、決裁までに多くの時間を要することがありました。ワークフローシステムを導入すれば、場所や時間を選ばずに承認作業が行えるため、承認プロセスの停滞を防ぎ、意思決定のスピードを大幅に向上させます。申請状況はリアルタイムで可視化され、スマートフォンからの承認も可能なため、出張中やテレワーク中でも業務が滞りません。これにより、ビジネスチャンスを逃さず、迅速な経営判断が可能になります。
メリット2：業務効率化と生産性向上
申請書の作成、印刷、押印、上長への手渡し、承認後のファイリングといった一連の手作業は、従業員の大きな負担となっていました。ワークフローシステムは、これらの定型業務を自動化します。申請者はテンプレートを選ぶだけで簡単に申請書を作成でき、承認者はワンクリックで承認が完了します。書類の紛失リスクや、記載ミスによる差戻しの手間も大幅に削減されます。定型的な申請業務から解放されることで、従業員はより付加価値の高いコア業務に集中できるようになり、組織全体の生産性向上に貢献します。
メリット3：ペーパーレス化によるコスト削減
紙媒体での運用には、用紙代、インク・トナー代、印刷機のリース・維持費、ファイルやキャビネットなどの備品代、書類の郵送費、そして保管スペースの賃料など、目に見えるコストが常に発生しています。ワークフローシステムの導入は、これらの物理的なコストを根本から削減します。紙媒体の利用をなくすことで、印刷費や保管コスト、郵送費といった直接的な費用を大幅に削減できるのです。また、書類を探す時間的コストの削減や、環境負荷の低減（SDGsへの貢献）といった副次的な効果も期待できます。
メリット4：内部統制とセキュリティの強化
企業のコンプライアンス遵守やガバナンス強化において、業務プロセスの透明性確保は極めて重要です。ワークフローシステムでは、あらかじめ設定された正規のルートに沿って承認が進むため、不正な承認やプロセスの省略を防ぐことができます。また、すべての申請・承認履歴がログとしてシステムに記録されるため、「誰が・いつ・何を承認したか」という証跡が明確に残ります。承認ルートの可視化と証跡管理によって、不正防止やコンプライアンス遵守が徹底され、企業のガバナンス強化に直結します。アクセス権限設定やデータの暗号化など、セキュリティ機能も充実しており、情報漏洩リスクの低減にも繋がります。
紙やExcelでの申請業務が抱える課題
多くの企業がワークフローシステムの導入を検討する背景には、従来の紙やExcelによる申請業務が抱える根深い課題があります。これらの課題を認識することが、システム導入の目的を明確にする第一歩となります。
| 媒体 | 主な課題 |
|---|---|
| 紙媒体 |
|
| Excel |
|
これらの課題は、業務の非効率性を生むだけでなく、内部統制やセキュリティ上の重大なリスクにもなり得ます。ワークフローシステムは、これらの課題を包括的に解決するための有効な手段です。
失敗しないワークフローシステムの選び方と比較ポイント7選
ワークフローシステムの導入は、業務効率化、生産性向上、そして内部統制の強化に直結する重要な経営判断です。しかし、市場には多種多様な製品が存在し、「どのシステムが自社に最適なのか分からない」と悩む担当者も少なくありません。そこで、数多くのシステムの中から自社の課題を解決し、導入を成功に導くための比較ポイントを7つに絞って詳しく解説します。これらのポイントを押さえることで、機能や価格だけでなく、自社の文化や将来の拡張性まで見据えた最適な選定が可能になります。
【ポイント1】提供形態（クラウド型／オンプレミス型）
ワークフローシステムは、サーバーの設置場所によって「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に大別されます。それぞれの特徴を理解し、自社のIT方針やセキュリティポリシーに合った形態を選ぶことが最初のステップです。
| 比較項目 | クラウド型 | オンプレミス型 |
|---|---|---|
| 初期費用 | 安い、または無料 | 高い（サーバー購入費、ライセンス費など） |
| 月額費用 | 発生する（ユーザー数に応じた課金が多い） | 発生しない（保守費用は別途必要） |
| 導入スピード | 早い（契約後すぐに利用可能） | 時間がかかる（サーバー構築、インストール作業） |
| カスタマイズ性 | 制限あり | 高い（自由にカスタマイズ可能） |
| メンテナンス | ベンダー側で実施（不要） | 自社で実施（専門知識が必要） |
| セキュリティ | ベンダーのセキュリティレベルに依存 | 自社のポリシーに合わせて構築可能 |
近年では、導入の手軽さやメンテナンスの負担軽減からクラウド型が主流となっています。しかし、独自のセキュリティ要件や既存システムとの複雑な連携が必要な場合は、オンプレミス型が適していることもあります。まずは自社の状況を整理し、どちらの提供形態がフィットするかを検討しましょう。
【ポイント2】フォーム作成の柔軟性（Webフォーム／Excelフォーム）
申請業務の中心となる「申請フォーム」の作りやすさは、システムの定着と運用効率を大きく左右します。フォームの作成方法は主に「Webフォーム型」と「Excelフォーム型」に分かれます。
| 比較項目 | Webフォーム型 | Excelフォーム型 |
|---|---|---|
| 特徴 | Webブラウザ上でドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作でフォームを作成する。 | 使い慣れたExcelで作成した申請書をそのままシステムに取り込んで利用する。 |
| メリット | ・専門知識がなくても作成可能 ・入力制御や自動計算が容易 ・スマートフォン表示に最適化されやすい |
・既存のExcel資産を有効活用できる ・現場の抵抗が少なく、導入がスムーズ ・複雑なレイアウトや計算式を再現しやすい |
| デメリット | ・既存の紙やExcelの見た目を完全に再現するのは難しい場合がある ・ツールの操作方法を覚える必要がある |
・スマートフォンでの操作性が劣る場合がある |
これまで紙やExcelで運用してきた申請書のデザインをそのまま活かしたい、現場の混乱を最小限に抑えたい企業には「Excelフォーム型」がおすすめです。一方、ゼロから申請業務を設計し直し、スマートフォンでの利用を前提とする場合は「Webフォーム型」が適しています。製品によっては両方の形式に対応しているものもあるため、無料トライアルなどで実際の使用感を確認することが重要です。
【ポイント3】承認ルート設定の自由度
企業の意思決定プロセスは、単純な直線型の承認フローだけではありません。「申請金額によって承認者が変わる」「複数の部署の承認が必要」など、複雑なケースが多々あります。そのため、自社の業務ルールに合わせた承認ルートを柔軟に設定できるかが極めて重要です。
比較検討時には、以下の機能に対応しているかを確認しましょう。
- 条件分岐：申請内容（金額、部署、申請種別など）に応じて、承認ルートを自動で変更する機能。
- 並列承認（合議）：複数の承認者全員の承認をもって次に進む、または誰か一人が承認すれば次に進むといった設定ができる機能。
- 代理承認：承認者の不在時に、別の担当者が代理で承認作業を行える機能。
- 動的承認者設定：申請者の所属部署の上長など、組織図情報に基づいて承認者を自動で設定する機能。
- 後閲・回覧：承認プロセスには直接関与しないが、内容を確認してほしい関係者に申請書を回覧する機能。
ノーコード（プログラミング不要）でこれらのルート設定を簡単に行えるシステムであれば、組織変更や業務ルールの見直しが発生した際にも、情報システム部門に頼ることなく現場で迅速に対応できます。
【ポイント4】操作性とUIの分かりやすさ
ワークフローシステムは、一部の専門家だけでなく、全社員が利用するツールです。そのため、ITリテラシーに関わらず、誰でも直感的に使えるシンプルな操作性（UI/UX）が求められます。使いにくいシステムは形骸化し、結局はメールや口頭での承認依頼に戻ってしまうリスクがあります。
選定時には、以下の点をチェックしましょう。
- マニュアルを読まなくても、申請や承認の操作が分かるか。
- ダッシュボードやポータル画面で、自分のタスク（承認すべき申請）が一目で分かるか。
- スマートフォンやタブレットからの申請・承認がスムーズに行えるか（レスポンシブデザイン対応）。
- 申請の差し戻しやコメントのやり取りが簡単に行えるか。
多くの製品が無料トライアル期間を設けています。導入決定前に、実際に利用する部署の複数名に操作してもらい、フィードバックを得ることが失敗を防ぐための鍵となります。
【ポイント5】外部システムとの連携性
ワークフローシステムを導入する価値は、申請・承認業務の電子化だけにとどまりません。会計システムや人事給与システム、グループウェアなど、既存の社内システムと連携させることで、データ入力の二度手間をなくし、業務プロセス全体を自動化できます。
例えば、以下のような連携が考えられます。
- 会計システム連携：承認された経費精算申請のデータを自動で会計システムに登録し、仕訳作業を効率化する。
- 人事給与システム連携：承認された住所変更届や残業申請のデータを人事システムに自動反映させる。
- グループウェア連携：Microsoft 365やGoogle Workspaceと連携し、シングルサインオン（SSO）を実現したり、申請通知をチャットツール（Teams, Slackなど）に送ったりする。
- 電子契約サービス連携：承認された契約稟議の情報を電子契約サービスに引き継ぎ、契約締結までをシームレスに行う。
API（Application Programming Interface）連携に対応しているか、CSVファイルでのデータ入出力が容易かなど、具体的な連携方法を確認し、自社のシステム環境に適合するかを見極めましょう。
【ポイント6】セキュリティと内部統制への対応
ワークフローシステムでは、稟議書や契約書、個人情報を含む申請書など、企業の機密情報が扱われます。そのため、堅牢なセキュリティ対策が施されていることは絶対条件です。
確認すべきセキュリティ機能には、以下のようなものがあります。
- アクセス制御：IPアドレス制限やデバイス認証により、許可された環境からのみアクセスできるようにする。
- 認証強化：二要素認証（2FA）やシングルサインオン（SSO）に対応しているか。
- データ暗号化：通信経路（SSL/TLS）や保存データの暗号化が適切に行われているか。
- 監査ログ：いつ、誰が、どのような操作を行ったかの記録が残り、追跡できるか。
また、内部統制の観点からは、承認ルートや決裁内容の証跡が確実に保存され、監査時に提出できることが重要です。さらに、2024年1月から本格施行された「電子帳簿保存法」の要件を満たしているかどうかも、必ず確認すべき比較ポイントです。
【ポイント7】料金体系とコストパフォーマンス
ワークフローシステムの料金体系は、主に「初期費用」と「月額（または年額）費用」で構成されます。月額費用は、利用ユーザー数に応じて変動する「ユーザー課金」が一般的ですが、製品によっては申請件数に応じたプランもあります。
価格を比較する際は、単純な金額だけでなく、自社の利用規模や目的に照らし合わせたトータルコスト（TCO）で判断することが肝心です。以下の点に注意して、コストパフォーマンスを評価しましょう。
- 課金単位：最低利用ユーザー数は何人か。全社員が対象か、一部の利用者のみで契約できるか。
- オプション料金：標準機能でどこまで対応できるか。ストレージ容量の追加や外部システム連携に別途費用がかからないか。
- サポート体制：導入時の設定サポートや、運用開始後の問い合わせ対応は料金に含まれているか。有料か無料か。
一部の部署からスモールスタートしたい場合は少人数から契約できるプランを、全社展開を視野に入れる場合はユーザー数が増えるほど単価が安くなるプランを選ぶなど、将来的な利用計画も踏まえて最適な料金体系のシステムを選びましょう。
【2025年最新】ワークフローシステムおすすめ10選 徹底比較表
数多くのワークフローシステムの中から、自社の目的や規模に最適な製品を選ぶのは簡単ではありません。そこで本章では、ここまで解説してきた選び方のポイントに基づき、国内で人気と実績のあるワークフローシステム10製品を一覧表にまとめました。各製品の提供形態、料金、フォーム作成の柔軟性、そしてどのような企業におすすめなのかをひと目で比較できます。
この比較表を活用して、まずは自社の要件に合う製品候補を効率的に絞り込み、より詳細な検討へと進めましょう。各製品の詳細については、次章「【タイプ別】おすすめワークフローシステムの詳細比較」で詳しく解説しています。
| 製品名 | 提供形態 | フォーム作成 | 料金（月額/1ユーザー） | 無料トライアル | 特徴 | こんな企業におすすめ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| AppRemo | クラウド / オンプレミス | Excel | 300円～ | ◯ (30日間) | 既存のExcel申請書をそのまま電子化。現場の負担を最小限に導入可能。 | Excelでの申請業務が多く、フォーマットを変更したくない企業。 |
| X-point | クラウド / オンプレミス | Webフォーム | 500円～ | ◯ (30日間) | 紙の見た目をWebフォームで忠実に再現。直感的な操作性が魅力。 | 紙の申請書に慣れている従業員が多く、見た目を変えずに電子化したい企業。 |
| Styleflow | クラウド | Webフォーム | 350円～ | ◯ (30日間) | ExcelやWordのファイルを取り込んでフォーム作成可能。低コストで導入しやすい。 | Wordでの申請書も電子化したい、コストを抑えて始めたい中小企業。 |
| 楽々WorkFlowⅡ | クラウド / オンプレミス | Webフォーム | 要問い合わせ | ◯ | ノーコードで複雑な承認ルートや高度なフォーム制御を実現。多言語対応。 | 独自の業務フローが多く、大規模・グローバルな承認プロセスを持つ企業。 |
| MAJOR FLOW Z CLOUD | クラウド | Webフォーム | 500円～ | ◯ (30日間) | 高機能なエンジンを搭載し、複雑な条件分岐や並列承認に柔軟に対応。 | 経費精算など他サービスとの連携を重視し、複雑な業務フローを自動化したい企業。 |
| kickflow | クラウド | Webフォーム | 要問い合わせ | ◯ | ノーコードで高度な設定が可能。組織図連携や権限管理機能が充実。 | 組織変更が頻繁で、ガバナンスや内部統制を重視する成長企業・大企業。 |
| ジョブカンワークフロー | クラウド | Webフォーム | 300円～ | ◯ (30日間) | 勤怠管理や経費精算などジョブカンシリーズとの連携がスムーズ。 | すでにジョブカンシリーズを利用しており、バックオフィス業務全体を効率化したい企業。 |
| サイボウズ Garoon | クラウド / オンプレミス | Webフォーム | 要問い合わせ | ◯ (30日間) | グループウェア一体型で、スケジュールやポータルとシームレスに連携。 | Garoonを全社的な情報基盤として活用しており、申請業務も一元管理したい企業。 |
| Collabo Flow | クラウド | Webフォーム | 500円～ | ◯ (30日間) | 直感的なUIとExcel取り込み機能で、現場主導でのフォーム作成・運用が容易。 | 情報システム部門に頼らず、各部署で申請フォームを柔軟に作成・修正したい企業。 |
| Create!Webフロー | クラウド / オンプレミス | Webフォーム | 500円～ | ◯ | ExcelやPDFを下絵にして、簡単にWebフォームを作成できる。入力制御も柔軟。 | 既存の帳票レイアウトを活かしつつ、入力ミスを削減したい企業。 |
※料金やプランの詳細は2025年6月時点のものです。最新の情報は各製品の公式サイトにてご確認ください。
【タイプ別】おすすめワークフローシステムの詳細比較
ワークフローシステムは、それぞれ得意なことや特徴が異なります。ここでは、企業のニーズや課題に合わせて「Excel資産を活かしたい」「複雑な業務フローに対応したい」「シンプルさを重視したい」という3つのタイプに分け、おすすめのシステムを詳しくご紹介します。自社の目的に最も合うシステムを見つけるための参考にしてください。
Excel資産を活かしたい企業向け｜Excelフォーム対応型
多くの企業で日常的に利用されているExcel。これまで蓄積してきた申請書フォーマットを無駄にせず、そのままシステムに移行したいと考える企業は少なくありません。このタイプは、使い慣れたExcelファイルを申請フォームとして利用できるため、導入時の負担が少なく、現場担当者がスムーズに新システムへ移行できるのが最大のメリットです。申請書の作成や修正も簡単で、導入後の運用コストを抑えたい企業に最適です。
Excel申請書がそのまま使える「AppRemo」
| 提供形態 | クラウド / パッケージ |
|---|---|
| フォーム形式 | Excelフォーム |
| 料金（クラウド版） | 月額250円/ユーザー（税抜）〜 |
| 無料トライアル | あり |
AppRemo（アップリモ）は、株式会社システムエグゼが提供するワークフローシステムです。最大の特徴は、現在使用しているExcelの申請書を、レイアウトや計算式を維持したまま申請フォームとして取り込める点です。新たにWebフォームを作成する必要がないため、導入の手間とコストを大幅に削減できます。日ごろから使い慣れたExcelで申請・承認作業を行えるため、社員への教育も最小限で済み、システム導入後の定着が非常にスムーズです。
また、承認依頼や差戻しの連絡はメールで通知され、スマートフォンやタブレットからも承認操作が可能です。申請内容に関する補足や質疑応答も申請画面内のチャット機能で完結するため、コミュニケーションロスを防ぎ、意思決定の迅速化に貢献します。クラウド版は低コストで始められるため、スモールスタートしたい企業にもおすすめです。
複雑な業務フローに対応したい企業向け｜高機能・多機能型
企業の規模が大きくなるほど、承認ルートは複雑化し、部門間の連携や内部統制の要件も厳しくなります。このタイプは、条件分岐や並列承認、代理承認といった高度な承認ルート設定に標準で対応し、企業の独自の業務プロセスに柔軟に適合できるのが特徴です。外部の基幹システム（ERP、会計システムなど）とのAPI連携や、厳格なセキュリティ要件にも応えられるため、ガバナンス強化を目指す大企業や中堅企業におすすめです。
柔軟なフォーム制御が可能な「楽々WorkFlowⅡ」
| 提供形態 | クラウド / パッケージ |
|---|---|
| フォーム形式 | Webフォーム（Excel取り込みに対応） |
| 料金 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | あり |
楽々WorkFlowⅡは、住友電工情報システム株式会社が提供する、拡張性と操作性に優れた国産ワークフローシステムです。ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で、複雑な申請フォームや承認経路をスピーディに構築できる点が強みです。入力値に応じた動的なフォーム制御や、外部データベースとの連携もノーコードで設定可能で、現場部門が主体となって業務改善を進めることができます。
多言語（日本語・英語・中国語）に標準対応しているため、海外拠点を持つグローバル企業にも最適です。また、申請フォームは既存のExcel帳票をベースに作成することも可能で、従来の運用資産を活かしながらDXを推進できます。堅牢なセキュリティと詳細なログ管理機能により、内部統制の強化にも大きく貢献します。
高機能エンジン搭載の「MAJOR FLOW Z CLOUD」
| 提供形態 | クラウド |
|---|---|
| フォーム形式 | Webフォーム |
| 料金 | 月額500円/ユーザー（税抜）〜 |
| 無料トライアル | あり |
MAJOR FLOW Z CLOUDは、パナソニック ネットソリューションズ株式会社が提供するクラウド型ワークフローシステムです。高性能なフローエンジンを搭載し、企業の複雑な業務フローにも柔軟に対応できる点が最大の特徴です。申請内容に応じた条件分岐、複数部門による並列承認、役職や金額に基づく承認者の自動設定など、きめ細やかなルート設計が可能です。これにより、企業独自のルールをシステム上で正確に再現し、内部統制の強化と業務の標準化を両立させます。
100種類以上の豊富なサンプルテンプレートが用意されており、導入後すぐに運用を開始できるのも魅力です。経費精算や勤怠管理など、関連するバックオフィス業務の効率化も図れるオプション機能も充実しています。レスポンシブデザイン採用で、PC、スマートフォン、タブレットなど、あらゆるデバイスから快適に操作できます。
ノーコードで高度な設定「kickflow」
| 提供形態 | クラウド |
|---|---|
| フォーム形式 | Webフォーム |
| 料金 | 要問い合わせ（個別見積もり） |
| 無料トライアル | あり |
kickflow（キックフロー）は、株式会社kickflowが提供するクラウドネイティブなワークフローシステムです。「シンプルなのに多機能」をコンセプトに、直感的なUIと高度なカスタマイズ性を両立させています。IT部門に頼ることなく、現場担当者がノーコードで申請フォームや承認ルートを自由に作成・変更できるため、ビジネスの変化に迅速に対応できます。
特に、組織管理機能が優れており、組織図のバージョン管理や兼務設定、人事異動の事前予約などが可能です。これにより、大企業や急成長中のスタートアップなど、組織変更が頻繁に発生する企業でも、メンテナンスの手間を最小限に抑えられます。SlackやChatwork、各種SaaSとの連携も豊富で、業務全体の自動化・効率化を強力にサポートします。
直感的な操作性「Collabo Flow」
| 提供形態 | クラウド / パッケージ |
|---|---|
| フォーム形式 | Webフォーム（Excel取り込みに対応） |
| 料金（クラウド版） | 月額500円/ユーザー（税抜）〜 |
| 無料トライアル | あり（30日間） |
Collabo Flow（コラボフロー）は、株式会社コラボスタイルが提供するワークフローシステムです。Excelで作成した申請書をそのまま取り込んでWebフォーム化できる手軽さと、ドラッグ＆ドロップで直感的に操作できる分かりやすさが特徴です。プログラミングの知識は一切不要で、現場の担当者が自ら業務改善を進めることができます。これにより、情報システム部門の負担を軽減し、全社的なDX推進を加速させます。
申請の進捗状況はリアルタイムで可視化され、誰のところで承認が滞っているかが一目瞭然です。スマートフォンやタブレットからの操作にも完全対応しており、リモートワーク環境でも承認業務が停滞しません。kintoneや各種クラウドサービスとの連携機能も豊富で、業務データの活用範囲を広げることができます。
Webフォーム化が簡単な「Create!Webフロー」
| 提供形態 | クラウド / パッケージ |
|---|---|
| フォーム形式 | Webフォーム（Excel取り込みに対応） |
| 料金（クラウド版） | 月額500円/ユーザー（税抜）〜 |
| 無料トライアル | あり（30日間） |
Create!Webフローは、インフォテック株式会社が提供するワークフローシステムです。紙やExcelで運用してきた申請業務を、誰でも簡単にWebフォーム化できることをコンセプトに開発されています。既存のExcelファイルをアップロードするだけで、レイアウトを維持したまま自動でWebフォームに変換する「Liteフォーム」機能が非常に強力で、導入時のフォーム作成にかかる時間を大幅に短縮します。
入力値に応じた背景色の変更や入力項目の表示/非表示制御など、入力ミスを防ぐための細やかな設定が可能です。また、複雑な四則演算や関数を用いた自動計算にも対応しており、経費精算や見積書作成など、計算が必要な業務にも柔軟に対応できます。シンプルながらも実用的な機能が揃っており、初めてワークフローシステムを導入する企業でも安心して利用できます。
シンプルさを重視したい企業向け｜バックオフィス・グループウェア一体型
「まずは特定の業務からスモールスタートしたい」「多機能すぎるシステムは使いこなせるか不安」といった企業には、シンプルで直感的に使えるシステムが適しています。このタイプは、誰でも簡単に操作できる分かりやすいインターフェースと、手頃な価格設定が魅力です。勤怠管理や経費精算などのバックオフィス業務に特化したものや、グループウェアの一部として提供されるものが多く、導入のハードルが低いのが特徴です。
簡単設定が魅力の「ジョブカンワークフロー」
| 提供形態 | クラウド |
|---|---|
| フォーム形式 | Webフォーム |
| 料金 | 月額300円/ユーザー（税抜）〜 |
| 無料トライアル | あり（30日間） |
ジョブカンワークフローは、株式会社DONUTSが提供する「ジョブカンシリーズ」の一つです。50種類以上の豊富なテンプレートが用意されており、専門知識がなくても簡単に申請フォームを作成できる点が魅力です。シンプルな操作性でありながら、条件分岐やAND/OR条件を組み合わせた複雑な承認ルート設定にも対応可能で、企業の成長に合わせて柔軟に運用できます。
ジョブカン勤怠管理や経費精算など、他のシリーズ製品と連携させることで、バックオフィス業務全体を一元管理し、さらなる効率化を実現できます。スマートフォンアプリも提供されており、外出先やテレワーク中でも場所を選ばずに申請・承認業務を行えるため、働き方改革の推進にも貢献します。多言語対応（日本語、英語、韓国語、タイ語）も強みの一つです。
グループウェア連携なら「サイボウズGaroon」
| 提供形態 | クラウド / パッケージ |
|---|---|
| フォーム形式 | Webフォーム |
| 料金（クラウド版） | 月額800円/ユーザー（税抜）〜 ※グループウェア全体の料金 |
| 無料トライアル | あり（30日間） |
サイボウズ Garoon（ガルーン）は、サイボウズ株式会社が提供する大企業・官公庁向けのグループウェアで、その標準機能として高性能なワークフローが含まれています。スケジュールやポータル、ファイル管理といったグループウェア機能とワークフローがシームレスに連携することで、情報共有の円滑化と意思決定の迅速化を同時に実現します。既にGaroonを導入している企業であれば、追加費用なしで利用を開始できます。
複雑な承認ルートにも柔軟に対応でき、組織改編や人事異動にもスムーズに追従します。60種類以上のサンプルテンプレートを活用すれば、様々な業種・業務に合わせた申請書をすぐに作成可能です。申請が承認されると、関連するメンバーのスケジュールに自動で予定が登録されるなど、業務プロセスの自動化にも貢献します。
ワークフローシステム導入の流れと成功させるための注意点
自社に最適なワークフローシステムを選定できたら、次はいよいよ導入フェーズです。しかし、ツールの導入はゴールではありません。業務効率化や生産性向上といった本来の目的を達成するためには、計画的かつ着実な導入プロセスが不可欠です。ここでは、システム導入を成功に導くための具体的なステップと、陥りがちな失敗例、そしてその対策を詳しく解説します。
導入までの5ステップ
ワークフローシステムの導入は、以下の5つのステップで進めるのが一般的です。各ステップのポイントを押さえ、全社的な協力を得ながら進めることで、スムーズな導入と早期の定着が実現します。
ステップ1：導入目的の明確化と対象業務の選定
まず最初に、「なぜワークフローシステムを導入するのか」という目的を明確にします。「ペーパーレス化によるコスト削減」「意思決定の迅速化」「内部統制の強化」など、具体的なゴールを設定しましょう。目的が明確であれば、導入後の効果測定（ROI）もしやすくなります。同時に、どの業務から電子化を進めるかを選定します。全社一斉導入はハードルが高いため、まずは経理部の経費精算や総務部の稟議書など、特定の部署や申請業務に絞ってスモールスタートし、成功体験を積み重ねてから全社展開するのがおすすめです。
ステップ2：プロジェクトチームの発足と要件定義
次に、導入を推進するプロジェクトチームを発足させます。情報システム部門だけでなく、実際にシステムを利用する経理、人事、総務などの現場部門の担当者をメンバーに加えることが成功の鍵です。現場の声を反映させながら、必要な機能（Must）と、あると便利な機能（Want）を洗い出す「要件定義」を行います。例えば、「既存の会計ソフトと連携できること」は必須要件、「スマートフォンアプリで承認できること」は希望要件、といった具合に整理します。現状の承認ルートのパターンや、関連する社内規程などもこの段階で整理しておきましょう。
ステップ3：システム選定とトライアル評価
ステップ2で定義した要件をもとに、候補となる製品を2〜3社に絞り込み、比較検討します。多くのベンダーが提供している無料トライアルやデモを積極的に活用し、実際の業務を想定したテスト運用を行いましょう。このとき、プロジェクトメンバーだけでなく、実際に申請や承認を行う一般社員にも参加してもらうことが重要です。特に、申請フォームの作成しやすさや承認者の操作性など、日々の業務で使う画面のUI/UX（使いやすさ）を現場の担当者自身が確認することで、導入後の「使われない」という事態を防ぐことができます。
ステップ4：導入計画の策定と環境構築
正式に導入するシステムが決定したら、詳細な導入計画を策定します。具体的な導入スケジュール、既存の申請データの移行方法（必要な場合）、関連する社内規定の見直し、システム設定などを計画に盛り込みます。クラウド型の場合はアカウント設定や組織情報・ユーザー情報の登録、オンプレミス型の場合はサーバーの準備やインストール作業が必要です。このフェーズでは、ベンダーが提供する導入支援サービスを活用するのも有効な手段です。専門家のサポートを受けることで、よりスムーズに環境構築を進められます。
ステップ5：社内への展開と運用・定着化
システム導入の最終ステップは、従業員への展開と運用ルールの定着化です。全従業員向けの説明会や部署ごとの研修会を実施し、操作マニュアルやFAQ（よくある質問集）を用意して、スムーズな利用開始をサポートします。また、導入後に出てくる質問や要望に対応するための社内ヘルプデスクを設置することも、定着化には欠かせません。利用状況を定期的にモニタリングし、「特定の部署で利用が進んでいない」「特定の申請書で差し戻しが多い」といった課題を早期に発見し、改善を繰り返していくことが成功の鍵となります。
導入でよくある失敗例と対策
ワークフローシステムの導入プロジェクトは、残念ながら必ずしも成功するとは限りません。事前に典型的な失敗パターンとその対策を知っておくことで、リスクを回避し、導入効果を最大化することができます。
| よくある失敗例 | 主な原因 | 有効な対策 |
|---|---|---|
| 導入自体が目的化してしまった | 「ペーパーレス化したい」といった漠然とした目的しかなく、具体的な目標（KPI）が設定されていないため、導入後の効果が不明確になる。 | 「稟議書の承認時間を平均3日から1日へ短縮する」「印刷コストを月間30%削減する」など、定量的・具体的な目標を設定し、導入効果を定期的に測定する。 |
| 現場の従業員に使ってもらえない | 情報システム部門主導で導入を進め、現場の業務フローや意見が反映されていない。操作が複雑で、かえって手間が増えたと感じられている。 | プロジェクトの初期段階から現場のキーパーソンを巻き込む。無料トライアルで複数部門の担当者に操作性を評価してもらい、現場が納得するツールを選ぶ。 |
| 非効率な業務プロセスをそのまま電子化した | 現状の紙やExcelでの業務フローをそのままシステムに置き換えることだけを考え、業務プロセスの見直し（BPR）を行わなかった。 | システム導入を「業務を見直す絶好の機会」と捉え、不要な承認ステップの削減や申請項目の簡素化を検討し、最適な業務フローを再設計する。 |
| 機能が多すぎ／少なすぎた | 多機能な製品を選んだが使いこなせずコストだけがかさむ。逆に、安価な製品を選んだ結果、特殊な承認ルートに対応できず業務が止まってしまった。 | 自社の要件を「必須機能」と「希望機能」に分けて整理し、将来的な事業拡大や組織変更も見据えた拡張性を考慮しつつ、過不足のない製品を選定する。 |
| 導入後の運用体制が未整備だった | 人事異動に伴う承認ルートの変更や、新しい申請フォームの作成などを誰が担当するのか決めておらず、問い合わせが殺到し、システムが陳腐化してしまった。 | 導入前に、システムの管理者やメンテナンス担当者を明確に定め、運用ルール（フォーム作成手順、ルート変更申請フローなど）をドキュメント化しておく。 |
よくある質問（FAQ）
Q. ワークフローシステム導入の費用相場はどれくらいですか？
提供形態や機能、利用ユーザー数によって大きく異なります。クラウド型は初期費用が無料～数万円、月額費用が1ユーザーあたり300円～1,000円程度が相場です。オンプレミス型は初期費用として数十万～数百万円かかる場合があります。
Q. 無料で使えるワークフローシステムはありますか？
一部の製品では、ユーザー数や機能が制限された無料プランが提供されています。また、オープンソースのワークフローシステムも存在しますが、導入や運用には専門知識が必要です。まずは無料トライアルで試してみることをおすすめします。
Q. 中小企業におすすめの選び方はありますか？
コストを抑えられ、導入・運用が容易なクラウド型がおすすめです。特に、専門のIT担当者がいない場合は、サポート体制が充実しており、UIが直感的なシステムを選ぶと良いでしょう。
Q. クラウド型とオンプレミス型はどちらが良いですか？
クラウド型は初期費用が安く、サーバー管理が不要で手軽に始められる点がメリットです。一方、オンプレミス型は自社サーバーで運用するため、セキュリティポリシーや既存システムとの連携において高いカスタマイズ性を実現できる点がメリットです。
Q. 導入までにかかる期間はどれくらいですか？
対象業務の範囲や設定する申請フォーム・承認ルートの数によりますが、クラウド型であれば最短数日～1ヶ月程度で導入可能な製品もあります。オンプレミス型や大規模な導入の場合は、数ヶ月以上かかることもあります。
Q. 今使っているExcelの申請書をそのまま使えますか？
はい、可能です。本記事で紹介した「AppRemo」や「X-point」などのシステムは、既存のExcelファイルをそのまま申請フォームとして利用できるため、現場の負担を最小限に抑えながらスムーズに電子化へ移行できます。
まとめ
本記事では、ワークフローシステムの基本から、自社に最適な製品を選ぶための7つの比較ポイント、そして具体的なおすすめシステムまでを解説しました。最適なワークフローシステムの導入は、意思決定の迅速化や業務効率化に直結し、企業の競争力を高める重要な一手です。提供形態や機能、操作性などを多角的に比較し、自社の課題を解決できるシステムを選びましょう。
もし、現在お使いのExcel申請書をそのまま活用し、現場の混乱なくスムーズに電子化を進めたいとお考えなら「AppRemo」が最適です。導入のしやすさと柔軟な運用を両立できるAppRemoのより詳しい機能や価格、導入事例については、ぜひ「AppRemo製品ガイド」をダウンロードしてご確認ください。
