ワークフローシステムは非常にたくさんの製品があります。クラウド製品やオンプレミス製品、サブスクリプション型など提供スタイルは様々ですが、どんな特長や機能があるワークフローシステムが人気なのでしょう？本記事では、導入実績が豊富なワークフローシステム10製品を徹底比較し、企業におすすめのツールを紹介していきます。ワークフロー導入時、意外と管理コストが大変な「申請フォーム設計」についても解説いたします。
ワークフローシステムを比較するポイントは「フォーム設計」にあり？
ワークフローシステムはたくさんの種類があり、自社に合ったシステムの選定に迷われる企業が多いです。企業としては、申請・承認業務の効率化や見える化を目指し、テレワークにも対応できていて、パソコンもスマホでも使えるワークフローツールがいいと思うでしょう。現在、人気があるワークフローシステムはどのよう特長や機能があるのでしょうか？
【人気のワークフローシステムを比較するポイント①】機能
- クラウドにもオンプレミスにも双方に対応していること
※オンプレミスとは自社にサーバを構築し、自社ネットワーク内で使用できること。 - 決裁ルートが柔軟に変更でき、申請・承認状況が把握できること
- 申請フォームが簡単に作れること
【人気のワークフローシステムを比較するポイント②】導入効果
- 管理者は素早く導入できて、運用後の管理も楽であること。
- 現場が使いやすく、簡単に利用できること
- 申請・承認業務を正確にスムーズに進め、意思決定が迅速に行えること
- 最新の申請フォームが利用され、正しいルートで決裁されること
人気のワークフローシステムには上記のような特徴や機能が備わっています。企業がワークフローシステムに期待する要望は、「申請フォームが簡単に作れること」と「現場が使いやすく、簡単に活用できること」が多いと言われています。この２つのポイントを叶えるワークフローシステムはあるのでしょうか？次章では、各社のワークフローシステムを比較し、企業におすすめのポイントを紹介していきます。
ワークフローシステム比較 おすすめのツール
① AppRemo（アップリモ）
AppRemo（アップリモ）は、株式会社システムエグゼが提供するワークフローシステムです。人気のポイントは、これまで使用していたExcel（エクセル）の申請書を、そのまま申請フォームとして利用できる点です。ワークフローシステムは「Web（ウェブ）フォームに対応した製品」と「Excelフォームに対応した製品」の大きく２種類に分かれます。Webフォーム対応の製品は、管理者が簡単に作れるというイメージがありますが、実は専用のフォーム作成ツールの操作を覚える必要があり、かえって申請フォーム作成に時間がかかってしまうケースがあります。
Excelフォームで申請書を作成するAppRemoは、Excel文化が根強い日本企業にこそ合っていると言えます。日ごろから慣れているExcelで申請書を作成、もしくはこれまで使っていたExcel申請書をそのままAppRemoに登録するだけで、簡単に申請フォームを作ることができます。今まで使っていたExcel申請書をそのまま活用するので、申請者や承認者も、早く慣れることができ、混乱なく利用が推進されていきます。
まさに、企業がワークフローシステムに期待することで多い要望の「申請フォームが簡単に作れること」「現場が使いやすく、簡単に活用できること」の２つのポイントをクリアしているワークフローシステムと言えます。申請書はExcelなのにデータベース化もできますので、申請データの二次活用も楽ですし、テレワークに相性の良い簡易チャット機能を備わっているので、申請・承認業務時のコミュニケーションを気軽に取ることもできます。
管理者にも現場の利用ユーザーにとっても、「Excel申請書をそのまま使える」という点が大きな特長の製品です。
AppRemoクラウドのFreeプランが提供されており、小規模利用であれば無料で使い続けることもできるほか、機能制限のない無料トライアルで使いやすさが確認できます。
ワークフローシステム比較 おすすめのツール
②Create!Webフロー（クリエイトウェブフロー）
Create!Webフローは、インフォテック株式会社が提供するワークフローシステムです。人気のポイントは、Webフォームで紙イメージの申請書を簡単にデザインでき、承認ルートを細かく設定できることです。他のグループウェアとのシステム連携もでき、複雑な承認フローでもアイコンを並べ、見やすく設定することできます。申請・承認フォームの作成は、付属のフォームマネージャーを使い、Webフォームを作成します（Excel申請書のインポートが可能）。ビジネスの様々な利用シーンで活用できる、Webフォームタイプのワークフローシステムです。
ワークフローシステム比較 おすすめのツール
③ Collabo Flow（コラボフロー）
Collabo Flowは、株式会社コラボスタイルが提供するワークフローシステムです。人気のポイントは、導入や運用が簡単で、かつ機能が充実していることです。自動分岐機能をはじめ、申請・承認、運用、設計に必要な各種機能を搭載しています。また業務改善のためのワークフローであるべき点を重要視しているため、ペーパーレスでコスト削減を実現し、意思決定の迅速化や働き方改革の実現に貢献するワークフローシステムと言えます。申請書はWebフォームで作成し、現在で利用しているExcelファイルをそのままWebフォームに変換することもできます。誰でも簡単に作れて、更新できることが特長のワークフローシステムです。
ワークフローシステム比較 おすすめのツール
④ X-point（エクスポイント）
X-pointは、株式会社エイトレッドが提供するワークフローシステムです。人気のポイントは、紙のような直観的なWebフォームで、現場の利用ユーザーが迷わず簡単に使えることでしょう。Webフォーム作成ツールeFormMakerを使い、これまで利用していた紙の申請書イメージをそのままにWebフォームを作成することができます。ワンクリック承認、スマホやタブレット、シングルサインオン（SSO）に対応できていることも強みです。社内の業務フローを変えずにそのまま、システム化を実現できることが特長と言えるでしょう。
ワークフローシステム比較 おすすめのツール
⑤ Styleflow（スタイルフロー）
StyleflowはＴＤＣソフト株式会社が提供するワークフローシステムです。人気のポイントは初期費用０円、月額費用300円/1ユーザーというコストパフォーマンスに優れたわかりやすい料金・価格設定であることです。モバイルワークに適した使いやすくシンプルなデザイン性や、少人数から大規模組織の企業まで、様々な利用パターンで使える柔軟性も魅力です。会社の申請業務をもっと楽にシンプルで実現できるところが特長のツールと言えるでしょう。
ワークフローシステム比較 おすすめのツール
⑥ ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローは株式会社DONUTSが提供するワークフローツールです。人気のポイントは２つあります。１つ目は初期設定や申請書作成が簡単であることです。２つ目はスマホでも簡単に申請・承認業務できます。稟議申請や購入・精算にかかるコストを大幅に削減できるところが特長のツールと言えるでしょう。設立３年未満の企業はジョブカンシリーズを1年間
無料で利用できる、起業支援プログラムが登場しています。
ワークフローシステム比較 おすすめのツール
⑦ 楽々WorkFlowⅡ
楽々WorkFlowⅡは住友電工情報システム株式会社が提供するワークフローツールです。人気のポイントは本格的なワークフローをスピーディに実行でき、グローバルに対応した電子承認・電子決裁システムを実現できるところです。大規模でも安心して長期運用できますし、スマートフォンやタブレットを活用して、いつでもどこでも誰でも利用できるのが特長のツールと言えるでしょう。クラウドサービスで提供している楽々WorkFlowⅡ Cloudはセキュリティやバックアップ対策が万全です。
ワークフローシステム比較 おすすめのツール
⑧ eValue V（イーバリュー ブイ）ワークフロー
eValue Vワークフローは株式会社大塚商会が提供する統合型グループウェアの機能のひとつにです。人気のポイントはeValue Vが統合型グループウェアであるため、ワークフロー機能だけでなく、スケジューラ、ドキュメント管理、コミュニケーション管理の機能がシームレスに連携できることです。eValue Vワークフローは簡単ルート設定、帳票の電子化、内部統制に柔軟に対応できるところが特長のツールと言えるでしょう。
ワークフローシステム比較 おすすめのツール
⑨ サイボウズGaroon（ガルーン）ワークフロー
サイボウズGaroonはサイボウズ株式会社が提供するグループウェアの中のワークフロー機能です。人気のポイントはグループウェアであるGaroonとワークフロー機能が一体化して、業務プロセスや意思決定を加速させられる電子決裁システムであることです。60種類以上のサンプルテンプレートがダウンロードでき、条件分岐や上長設定が柔軟にできるところが特長のツールと言えるでしょう。カスタマイズすることで、Kintone（キントーン）アプリと連携できるのはとても便利です。
ワークフローシステム比較 おすすめのツール
⑩ MAJOR FLOW Z CLOUD（メジャーフローＺクラウド）ワークフロー
MAJOR FLOW Z CLOUDワークフローはパナソニックネットソリューションズ株式会社が提供するワークフロークラウドサービスです。人気のポイントはワークフローだけでなく、就業管理や経費精算、カードコントロールなど1,000本以上の実績を誇るMAJOR FLOWシリーズのクラウドサービスであることです。Webフォーム型で申請書を作成できる「FormDesigner」（フォームデザイナー）で、誰でも簡単に申請書フォームを作れるところが特長のツールと言えるでしょう。無料トライアルが用意されていますので、使いやすさを確認できます。
ワークフローとは？メリット・デメリットを解説
まとめ
人気のあるワークフローツール、ワークフローシステム、ワークフロークラウドサービスを10製品を比較しました。皆さまの企業の申請・承認業務の課題解決ができる製品を選ぶことはもちろん重要です。しかし、人気のワークフローシステムの特長でもあり、企業が求める要件でもある、以下の２点については抑えておきましょう。
- 「申請フォームが簡単に作れること」
- 「現場が使いやすく、簡単に活用できること」
意外と見逃してしまう「申請フォームの作成」が、システム選択では重要なのかもしれません。申請書は、管理部門だけでなく、業務部門からの要望でどんどん種類が増えていきます。つまり、申請フォーム設計は稼働前の初期作業ではなく、フォームの更新含め、今後も続いていく作業になります。このポイントに重点を置いて、ワークフローシステムを選定してみてはいかがでしょうか？
最初にご紹介したワークフローシステムAppRemo（アップリモ）は、既存のExcel申請書をそのまま申請フォームとして利用することができるので、誰でも簡単にフォーム作成・更新できるのが魅力です。ワークフロー製品では珍しい機能「チャット機能」により、申請・承認業務のコミュニケーションが円滑に行えます。
また、申請フォームの「Webフォーム設計」と「Excelフォーム設計」の違いについて、わかりやすい資料をご用意しました。ダウンロード資料「Excel申請書をそのままワークフローで使いたいあなたに」には、それぞれのフォーム設計のメリット・デメリットを比較表で説明しています。ぜひご興味があれば、ダウンロードしてご覧ください。
本記事のおすすめツール①から④は2021年6月16日の情報を基に作成しています。おすすめツール⑥から⑩は2022年3月31日の情報を基に作成しています。ワークフローシステムに関する詳しいご確認は、各ワークフローシステムベンダーのサイトからお問い合わせください。
