ワークフローシステムは非常にたくさんの製品があります。クラウド製品やオンプレミス製品、サブスクリプション型など提供スタイルは様々ですが、どんな特長や機能があるワークフローシステムが人気なのでしょう？本ブログでは、導入実績が豊富なワークフローシステム４製品を徹底比較し、企業におすすめのツールを紹介していきます。ワークフロー導入時、意外と管理コストが大変な「申請フォーム設計」についても解説いたします。
ワークフローシステムを比較するポイントとは？
ワークフローシステムはたくさんの種類があり、自社に合ったシステムの選定に迷われる企業が多いです。企業としては、申請・承認業務の効率化や見える化を目指し、テレワークにも対応できていて、パソコンもスマホでも使えるワークフローソフトがいいと思うでしょう。現在、人気があるワークフローシステムはどのよう特長や機能があるのでしょうか？
【人気のワークフローシステムを比較するポイント①】機能
- クラウドにもオンプレミスにも双方に対応していること
※オンプレミスとは自社にサーバを構築し、自社ネットワーク内で使用できること。 - 決裁ルートが柔軟に変更でき、申請・承認状況が把握できること
- 申請フォームが簡単に作れること
【人気のワークフローシステムを比較するポイント②】導入効果
- 管理者は素早く導入できて、運用後の管理も楽であること。
- 現場が使いやすく、簡単に利用できること
- 申請・承認業務を正確にスムーズに進め、意思決定が迅速に行えること
- 最新の申請フォームが利用され、正しいルートで決裁されること
人気のワークフローシステムには上記のような特徴や機能が備わっています。企業がワークフローシステムに期待する要望は、「申請フォームが簡単に作れること」と「現場が使いやすく、簡単に活用できること」が多いと言われています。この２つのポイントを叶えるワークフローシステムはあるのでしょうか？次章では、各社のワークフローシステムを比較し、企業におすすめのポイントを紹介していきます。
ワークフローシステム比較 おすすめのツール
① AppRemo（アップリモ）
AppRemo（アップリモ）は、株式会社システムエグゼが提供するワークフローシステムです。人気のポイントは、これまで使用していたExcel（エクセル）の申請書を、そのまま申請フォームとして利用できる点です。ワークフローシステムは「Web（ウェブ）フォームに対応した製品」と「Excelフォームに対応した製品」の大きく２種類に分かれます。Webフォーム対応の製品は、管理者が簡単に作れるというイメージがありますが、実は専用のフォーム作成ツールの操作を覚える必要があり、かえって申請フォーム作成に時間がかかってしまうケースがあります。
Excelフォームで申請書を作成するAppRemoは、Excel文化が根強い日本企業にこそ合っていると言えます。日ごろから慣れているExcelで申請書を作成、もしくはこれまで使っていたExcel申請書をそのままAppRemoに登録するだけで、簡単に申請フォームを作ることができます。今まで使っていたExcel申請書をそのまま活用するので、申請者や承認者も、早く慣れることができ、混乱なく利用が推進されていきます。
まさに、企業がワークフローシステムに期待することで多い要望の「申請フォームが簡単に作れること」「現場が使いやすく、簡単に活用できること」の２つのポイントをクリアしているワークフローシステムと言えます。申請書はExcelなのにデータベース化もできますので、申請データの二次活用も楽ですし、テレワークに相性の良い簡易チャット機能を備わっているので、申請・承認業務時のコミュニケーションを気軽に取ることもできます。
管理者にも現場の利用ユーザーにとっても、「Excel申請書をそのまま使える」という点が大きな特長の製品です。
ワークフローシステム比較 おすすめのツール
② Create!Webフロー（クリエィティブウェブフロー）
Create!Webフローは、インフォテック株式会社が提供するワークフローシステムです。
人気のポイントは、Webフォームで紙イメージの申請書を簡単にデザインでき、承認ルートを細かく設定できることです。他のグループウェアとのシステム連携もでき、複雑な承認フローでもアイコンを並べ、見やすく設定することできます。申請・承認フォームの作成は、付属のソフトのフォームマネージャーを使い、Webフォームを作成します（Excel申請書のインポートが可能）。ビジネスの様々な利用シーンで活用できる、Webフォームタイプのワークフローシステムです。
ワークフローシステム比較 おすすめのツール
③ Collabo Flow（コラボフロー）
Collabo Flowは、株式会社コラボスタイルが提供するワークフローシステムです。人気のポイントは、導入や運用が簡単で、かつ機能が充実していることです。自動分岐機能をはじめ、申請・承認、運用、設計に必要な各種機能を搭載しています。また業務改善のためのワークフローであるべき点を重要視しているため、ペーパーレスでコスト削減を実現し、意思決定の迅速化や働き方改革の実現に貢献するワークフローシステムと言えます。申請書はWebフォームで作成し、現在で利用しているExcelファイルをそのままWebフォームに変換することもできます。誰でも簡単に作れて、更新できることが特長のワークフローシステムです。
ワークフローシステム比較 おすすめのツール
④ X-point（エクスポイント）
X-pointは、株式会社エイトレッドが提供するワークフローシステムです。人気のポイントは、紙のような直観的なWebフォームで、現場の利用ユーザーが迷わず簡単に使えることでしょう。Webフォーム作成ソフトeFormMakerを使い、これまで利用していた紙の申請書イメージをそのままにWebフォームを作成することができます。ワンクリック承認、スマホやタブレット、シングルサインオン（SSO）に対応できていることも強みです。社内の業務フローを変えずにそのまま、システム化を実現できることが特長と言えるでしょう。
まとめ
人気のあるワークフローシステムを４製品を比較しました。皆さまの企業の申請・承認業務の課題解決ができる製品を選ぶことはもちろん重要です。しかし、人気のワークフローシステムの特長でもあり、企業が求める要件でもある、この２点については抑えておきましょう。
- 「申請フォームが簡単に作れること」
- 「現場が使いやすく、簡単に活用できること」
意外と見逃してしまう「申請フォームの作成」が、システム選択では重要なのかもしれません。申請書は、管理部門だけでなく、業務部門からの要望でどんどん種類が増えていきます。つまり、申請フォーム設計は稼働前の初期作業ではなく、フォームの更新含め、今後も続いていく作業になります。このポイントに重点を置いて、ワークフローシステムを選定してみてはいかがでしょうか？
最初にご紹介したワークフローシステムAppRemo（アップリモ）は、既存のExcel申請書をそのまま申請フォームとして利用することができるので、誰でも簡単にフォーム作成・更新できるのが魅力です。
また、申請フォームの「Webフォーム設計」と「Excelフォーム設計」の違いについて、わかりやすい資料をご用意しました。ダウンロード資料「Excel申請書をそのままワークフローで使いたいあなたに」には、それぞれのフォーム設計のメリット・デメリットを比較表で説明しています。ぜひご興味があれば、ダウンロードしてご覧ください。
本記事は2021年6月16日の情報を基に作成しています。ワークフローシステムに関する詳しいご確認は、各ワークフローシステムベンダーのサイトからお問い合わせください。
