ワークフローシステムの機能一覧紹介!!
ワークフローって何ができるの?(Vol.16)

 2020.10.29  株式会社システムエグゼ

ワークフローシステムには、便利な機能がたくさんあります。

一般的なワークフローシステムの主な機能一覧についてご紹介します。

ワークフローシステムの機能(申請書の作成)

各種申請の書類を作成する機能です。テンプレートを利用した申請書の作成や、Excelを利用した申請書フォーマットを作成することもできます。申請に関連する情報として添付ファイルを追加したり、補足コメントを記載するといった機能もあります。

ワークフローシステムによっては、代理で申請を起票して提出することができるものもあったりと、実際に利用されているお客様から要望をキャッチアップしながらバージョンアップしているワークフローシステムはシェアが高い傾向にあります。

ワークフローシステムを導入していない場合には、各種申請書を白紙の状態から作成する必要がありますので、テンプレートが豊富に用意されているワークフローシステムを導入することで作業者の負担を大きく軽減することが出来ます。

また、システム化されていない場合には、「この申請をするのにはどの申請書を使えばよいかわからない」といった課題が散見されますが、「申請はワークフローシステムで!」というルールさえ周知できていればこのような課題も解決することが出来ます。

ワークフローシステムの機能(申請書の検索、履歴表示)

ワークフローシステムでは、過去に起票した申請書データの検索や閲覧を簡単に行うことができます。具体的には申請者や承認者の情報、案件名、申請時期などの複数のフィルターによって過去の申請データを検索することができるので、該当の申請をすぐに確認することが可能です

ワークフローシステムを導入していない場合には、過去の申請書を確認したい際にとても不便です。例えば、申請者はあまり利用頻度が高くない申請をする際に、履歴を確認することができないため、前回の同じ申請をいつ頃に出したのかもわからずPCの中に格納されている膨大なファイルの中から過去の申請資料が残っていないかを検索する必要がありとても手間がかかってしまいます。管理者側は過去の申請書に関する問い合わせが来た際に備え、過去申請の原本やファイルを保管しておく必要があります。

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ワークフローシステムの機能(申請、承認のフローの設定)

ワークフローシステムでは、システム側で申請者の組織情報やユーザー情報を取得し、各申請に応じた承認ルートや承認ステップをあらかじめ設定しておくことができます。人事システムと連携させ、承認ルートに反映させるケースも多く見受けられます。

承認のフローの設定には、ワークフローシステムによっては詳細な設定も可能です。例えば、承認ステップとして承認者・決裁者・閲覧者の指定ができたり、1つの承認ステップに複数の承認者を指定できるグループ承認、申請者が特定の役職の場合に、承認ステップを省略するといった機能が実装されていたりします。また、承認ルートの一部をテンプレートとして複数の承認ルートで使いまわすことができたり、条件分岐により選択肢や金額等の条件により承認者・決裁者を変更や承認の段階を増やしたりなどの申請書内の任意の項目の値で承認フローを自動判定することが可能だったりします。

ワークフローシステムを導入していない場合には、組織変更があり承認ルートが変更になった際には承認ルートの変更を申請者にメールなどで周知する必要があるため、周知漏れや変更したことを忘れている申請者が発生してしまうケースも存在します。また、申請書によって承認ルートが変わるため、承認ルートが複雑になり社内に浸透せずに申請未対応や申請漏れが発生する懸念があります。ワークフローシステムを導入していれば申請時に承認ルートを自動で判断し設定してくれるため申請者や承認者の混乱を防ぐことが出来るためこのような事態は発生しません。

ワークフローシステムの機能(承認、差し戻し、却下の決定)

作成された申請書は申請後に起票され、承認手続きへと進んでいきます。承認ルートは先ほどの承認フローで設定されたルールに沿って申請の内容や条件に応じて、必要な情報を申請段階で入力すれば自動で承認者が反映されます。

ワークフローシステムには「承認」、「差し戻し」、「保留」、「委任」、「却下」、「引き取り」、「取り戻し」などの承認手続きの機能が搭載されていて、どのような承認ルートになっているかを参照したり、場合によってはルートの変更や承認メンバーの追加などの操作も可能です。

申請書のステータスが変わったり、差し戻しや却下があった時は、申請者に通知される機能も実装されています。また、承認が必要な申請書が起票された場合は、承認者に通知されます。

通知の方法はワークフローシステムによって異なりますが、一般的にはワークフロー画面上でのポップアップ、メール、チャットなどが主な通知方法です。承認者から申請者宛に追加情報の提出や再申請が必要な旨を通知し、申請者は申請内容にしかるべき対応を行い、再申請を行います。

ワークフローシステムを導入していない場合には、申請者自身が承認者に個別に承認を得て押印やサインをもらうスタンプラリーをしなくてはいけなくなります。承認者は上長となるケースが多く、業務多忙な方が多いと思いますので、空き時間を狙って依頼をするため、申請者側の負担は計り知れません。

また、その場で承認をもらえず「あとで確認して総務に回しておく」と言われてしまい、しばらくたっても総務から連絡がなく承認者で止まってしまっているのか、その先の総務で止まってしまっているのかを把握できないのは大きなストレスになりえます。

もっと読む:失敗しない!ワークフローシステムの機能選び

ワークフローシステムの機能一覧 まとめ

ワークフローシステムの主な機能一覧についてご紹介させていただきました。今回ご紹介した機能は主な機能となり、ワークフローシステムにはその他にも多くの機能が実装されています。

今回紹介した以外は、次のような機能を持つワークフローシステムも存在します。

デバイス対応

PCだけではなく、スマートフォンやタブレットでも利用できる場合には、多デバイス対応のワークフローシステムであれば、出張先や外出先でも場所を選ばずに申請・承認処理を実行できます。

外部システム連携

販売管理システムや見積システム、会計システムといった、外部システムとの連携ができ、
PDF出力やCSV出力、Excelファイル入力といった操作が可能なものもあります。

外部データ取り込み

例えば、請求データなどをCSV形式の外部データを取り込めるものもあります。

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