業務をわかりやすく可視化する際に、よく使われるのがワークフローです。ワークフローの図（フローチャート）を作成するときには決まった手順があります。今回はフローチャート作成の際に利用する図形の種類やポイント、作成時の注意点を解説します。
ワークフローの図を作成する際のポイント
まずはワークフローチャート作成の際に覚えておきたいポイントや基本的な書き方を紹介します。ポイントを把握して、わかりやすいワークフロー図の作成を目指しましょう。
①図を作成する目的を明確にする
フローチャートを作るのは業務の流れを図解して可視化し、関係者間の意識を合わせることによって、業務をより正確かつ効率的に行えるようにするためです。そのためにも、まずはワークフローに登場させる重要な要素を洗い出すことが必要になります。
具体的には、以下にあげる要素を書き出しましょう。
- 誰が業務を行うのか
- いつ、どんなタイミングで業務を開始するのか
- どんな作業を、どういう場合に行うのか
上記はフローチャートの設計にあたって、最も重要な要素です。これらの要素を過不足なく書き出すことによって、おおよその業務の流れが見えてきます。逆にあとで要素の追加削除の必要性が生じると、さかのぼって設計し直さなくてはならなくなるので注意しましょう。
②フローの関係者は部門によって分けて書き出す
フローチャートを設計する上で、まず重要になる要素が「誰が業務を行うのか」という点です。ワークフローの関係者（「誰が」）については、部門や役職によって分類・整理するようにしましょう。それによって、その他の要素も整理しやすくなる上、これから作成するフローチャートも見やすくなります。
③図形を活用する
フローチャートを設計する上で重要となるのが図形です。フローチャート用の各図形はそれぞれ異なる意味をもっており、フローチャートについて基本的な知識のある方なら、その図形をみればすぐにその意味を理解できます。そうして、これらの図形を組み合わせることによってフローチャートが完成し、業務が可視化されるわけです。逆に専用の図形を使わないと、分かりやすいフローチャートを作るのは困難です。
ワークフローの図で使う図形の種類
フローチャート用の図形はたくさんありますが、最低限必要な種類だけ把握しておくと簡単なフローチャートを作成できます。その上で、その他のいくつかの図形を知っておけば、より高度なフローチャートを設計することも可能です。
ここでは、まずフローチャート作成時に絶対に知っておきたい基本的な図形について紹介します。さらに知っておくと便利な図形も解説するので、これらを理解して分かりやすいフローチャートを設計してみてください。
①基本の図形
フローチャートを作成する上で、最低限必要となるのは以下3種類の図形です。これら3つを駆使するだけでもフローチャートを作ることができます。
開始と終了
角が丸い四角の図形を使います。この図形はフローチャートで表現する業務の流れの開始と終了を意味します。図形の上に単純に「開始」「終了」と書くだけでなく、業務が開始されるきっかけ、業務が終了したことを示す状況を図形の上に書いて表現することも可能です。
プロセスと処理
開始と終了の図形と違い、角が直角の四角の図形を使います。この図形はフローチャートで表現する業務の流れに関する1つずつのプロセス・ステップ・処理を表します。具体的な作業名を図形の上に記載します。開始と終了の図形の次に、このプロセスと処理の図形を矢印でつなげる一般的です。
判断
「Yes/No」などの判断が含まれるプロセスを表現する際は、ひし形の図形を使います。ひし形の図形を使う場合は、矢印でその判断が「Yes」「No」それぞれの場合の処理をつなげます。
この3つの図形を使い、一例として経費申請の簡単なフローチャートを書いてみましょう。まずは開始の図形を記載したあとに、申請処理を示す長方形の図形を矢印でつなげてください。その次に上長の承認を示すひし形の図形を記載し矢印でつなげ、承認（Yes）なら終了の図形へ、却下（No）なら矢印を、申請処理を示す長方形の図形に戻します。これで簡単な経費申請のフローチャートが完成します。
②知っておくと便利な図形
「①基本の図形」とあわせ、以下の図形についても知っておくと、より高度なフローチャートを作ることができます。
外部ページ参照
下が尖った五角形の図形で表現します。フローチャートが長くなって他のページに続けなければいけないときに、この図形を使います。たとえば「別紙の〇〇を参照」という風に図形に記載します。
サブプロセス
長方形の両端に横棒を1本ずつ追加した図形です。処理の一部を別のフローチャートに分ける必要があるときに使います。サブプロセスは、よく使われる処理などに用いられます。
ワークフローの設計は素人には複雑に感じることもある
ワークフローを設計するためには、紹介したような専用の図形の意味や使い方を把握した上で図解化する必要があります。そのため、初めての方がフローチャートの書き方を習得するのは難しいと感じるかもしれません。
そんなときに役立つのがワークフローを作成するための専用システムです。たとえばテレワークフローシステム「AppRemo」であれば、直感的な操作画面で簡単にワークフローを作成することができます。Excelで作成してあった申請書をアップロードして申請フォーム化する機能もあり、既存の業務フローをそのままシステムへ移行させることも可能です。対象の申請書のテンプレートをダウンロードし、Excelで記入してアップロードする機能もあります。
ワークフローの図を作成する際のポイント
ポイントをおさえておくと、わかりやすいワークフローの図（フローチャート）を作成することができます。ここでは、フローチャート作成の際に覚えておきたい、これらのポイントや基本的な書き方を紹介します。
①図を作成する目的を明確にする
フローチャートを作るのは業務の流れを図解して可視化し、関係者間の意識を合わせることによって、業務をより正確かつ効率的に行えるようにするためです。そのためにも、まずはワークフローに登場させる重要な要素を洗い出すことが必要になります。
具体的には、以下にあげる要素を書き出しましょう。
- 誰が業務を行うのか
- いつ、どんなタイミングで業務を開始するのか
- どんな作業を、どういう場合に行うのか
上記はフローチャートの設計にあたって、最も重要な要素です。これらの要素を過不足なく書き出すことによって、おおよその業務の流れが見えてきます。逆にあとで要素の追加削除の必要性が生じると、途中から設計し直さなくてはならなくなるので注意しましょう。
②フローの関係者は部門によって分けて書き出す
フローチャートを設計する上で、まず重要になる要素が「誰が業務を行うのか」という点です。ワークフローの関係者（「誰が」）については、部門や役職によって分類・整理するようにしましょう。それによって、その他の要素も整理しやすくなる上、これから作成するフローチャートも見やすくなります。
③図形を活用する
フローチャートを設計する上で重要となるのが図形です。フローチャート用の各図形はそれぞれ異なる意味をもっており、フローチャートについて基本的な知識のある方なら、その図形をみればすぐにその意味を理解できます。そうして、これらの図形を組み合わせることによってフローチャートが完成し、業務が可視化されるわけです。逆に専用の図形を使わないと、分かりやすいフローチャートを作るのは困難です。
ワークフローの図で使う図形の種類
フローチャート用の図形はたくさんありますが、最低限必要な種類だけ把握しておくと簡単なフローチャートを作成できます。その上で、その他のいくつかの図形を知っておけば、より高度なフローチャートを設計することも可能です。
ここでは、まずフローチャート作成時に絶対に知っておきたい基本的な図形について紹介します。さらに知っておくと便利な図形も解説するので、これらを理解して分かりやすいフローチャートを設計してみてください。
①基本の図形
フローチャートを作成する上で、最低限必要となるのは以下3種類の図形です。これら3つを駆使するだけでもフローチャートを作ることができます。
開始と終了
角が丸い四角の図形を使います。この図形はフローチャートで表現する業務の流れの開始と終了を意味します。図形の上に単純に「開始」「終了」と書くだけでなく、業務が開始されるきっかけ、業務が終了したことを示す状況を図形の上に書いて表現することも可能です。
プロセスと処理
開始と終了の図形と違い、角が直角の四角の図形を使います。この図形はフローチャートで表現する業務の流れの1つずつのプロセス・ステップ・処理を表します。具体的な作業名を図形の上に記載します。開始と終了の図形の次に、このプロセスと処理の図形を矢印でつなげる一般的です。
判断
「Yes/No」などの判断が含まれるプロセスを表現する際は、ひし形の図形を使います。ひし形の図形を使う場合は、矢印でその判断が「Yes」「No」それぞれの場合の処理をつなげます。
この3つの図形を使い、一例として経費申請の簡単なフローチャートを書いてみましょう。まずは開始の図形を記載したあとに、申請処理を示す長方形の図形を矢印でつなげてください。その次に上長の承認を示すひし形の図形を記載し矢印でつなげ、承認（Yes）なら終了の図形へ、却下（No）なら矢印を、申請処理を示す長方形の図形に戻します。これで簡単な経費申請のフローチャートが完成します。
②知っておくと便利な図形
「①基本の図形」とあわせ、以下の図形についても知っておくと、より高度なフローチャートを作ることができます。
外部ページ参照
下が尖った五角形の図形で表現します。フローチャートが長くなって他のページに続けなければいけないときに、この図形を使います。たとえば「別紙の〇〇を参照」という風に図形に記載します。
サブプロセス
長方形の両端に横棒を1本ずつ追加した図形です。処理の一部を別のフローチャートに分ける必要があるときに使います。サブプロセスは、よく使われる処理などに用いられます。
ワークフローの設計は素人には複雑に感じることもある
ワークフローを設計するためには、紹介したような専用の図形の意味や使い方を把握した上で図解化する必要があります。そのため初めての方がフローチャートの書き方を習得するのは、難しいと感じるかもしれません。
そんなときに役立つのがワークフローを作成するための専用システムです。たとえばテレワークフローシステム「AppRemo」であれば、直感的な操作画面で簡単にワークフローを作成することができます。Excelで作成してあった申請書をアップロードして申請フォーム化する機能もあり、既存の業務フローをそのままシステムへ移行させることも可能です。対象の申請書のテンプレートをダウンロードし、Excelで記入してアップロードする機能もあります。
ワークフローの図（フローチャート）を作成するためには、誰がいつどんなタイミングで業務を行うのか、どんな作業をどういう場合に行うのかといった業務の要素を洗い出した上、その関係者を部門ごとに分類して整理します。その上で、専用の図形を使って業務の流れを表現すればフローチャートの完成です。
なお、これらの作業をExcel等で行うのが難しい場合は、専用のシステムを使って作成する方法もあります。なかでもテレワークフローシステム「AppRemo」なら、通知や簡易チャットなどテレワーク化でも使いやすい社内連携機能を備えるため、フローチャートの作成において認識統一が容易になるうえ、フローチャートを作成する目的を明確化することに寄与します。これにより社員の負担を最低限にしてフローチャートを作成することができます。
