ワークフローのフォーム編集権限を現場に渡すと
みんながハッピー!(Vol.67)

 2022.03.30  株式会社システムエグゼ

ワークフローのフォーム作成や編集作業を‘あえて’現場にやってもらう企業が増えています。「なぜ、そうするの?そんなことが実現できるの?」というみなさんの素朴な疑問が聞こえてきそうです。そのヒントは「集中管理型ワークフローから分散管理型ワークフローへの転換」にあるようです。「ワークフローのフォーム編集権限を現場に渡すとみんながハッピー!」のタイトルにあるように、その謎と答えについて、詳しく解説していきたいと思います。

ワークフローのフォーム作成をあえて現場に渡す背景とは?

ワークフローのフォーム作成の権限を‘あえて’現場に渡す企業が増えています。「そんなことをしたら、申請・承認業務が管理面から崩壊してしまいますよ」という声が聞こえてきそうですが、そうではないのです。申請・承認業務の管理、コンプライアンスや内部統制が保たれたまま、ワークフローのフォーム作成の権限をあえて現場に渡していくのです。なぜそんなことを検討している企業が増えているのでしょうか?

情報システム部門はいつも忙しくしています。社内の基幹業務システムをはじめとする各システム管理やセキュリティ対応、サーバーやパソコンのIT資産管理などITシステムに関することはすべて情報システム部門の仕事です。自社でシステム開発を内製化したり、ITベンダーとの細かなやり取りもあります。最近ではそこに加えてDX(デジタルトランスフォーメーション)の実現を会社や市場からも求められており、とにかく情報システム部門は毎日、大変忙しいのです。

そんな忙しい状況の中、業務部門からはワークフローシステムのフォーム作成依頼があがってきます。このフォーム作成や編集の依頼はけっこうあります。全社横断の管理部門が管轄する人事・総務・経理に関する申請書は、社内規定である程度決まっていることもあり、日々そんなにたくさん増えはしません。しかし業務部門である営業部や技術・開発部は、顧客や仕入先とやり取りするにあたって、新しい申請書や既存の申請書の項目追加などの編集を必要とするケースがどんどん増えていくからです。会社では申請・承認業務のルールが決まっていますので、業務をまわすために必要な新しい申請書を、早く情報システム部門に作成して欲しいのです。

ところが情報システム部門は日々多くの作業に追われ忙しく、新しい申請書フォームの作成を迅速に対応できないことも珍しくありません。むしろ後回しになってしまい、業務をまわしていきたいフォーム作成のあった依頼現場から催促がきてしまうことも。新しい申請書のフォーム作成は、一般的にはワークフローシステムの専門知識が必要なことやシステム操作権限の制限上、情報システム部門しかできないため、1つの申請書を完成させるにも時間がかかります。そうしているうちに、また遅れていまい、結局現場からクレームがきてしまうのです・・。

ならば、現場でワークフローシステムの申請書フォーム作成ができるようにすれば、このようなクレームがなくなり、問題解決ができないだろうか・・?と情報システム部門は考えているのです。しかし、フォーム権限を現場に渡すときの最大の問題は「統制と管理」です。つまり、集中管理型ワークフローから分散管理型のワークフローに変わると、「統制と管理」に影響してしまうことを情報システム部門は危惧しているのです。安全で管理がしっかりできるワークフローシステムに移行する方法はないのでしょうか?

ワークフローシステム「AppRemo」まとめて導入事例集
Excel雛形を活用!ワークフロー申請フォームの作り方

集中管理型ワークフローから分散管理型ワークフローへ変わる理由

ここで「集中管理型ワークフロー」と「分散管理型ワークフロー」という言葉が出てきました。この2種類のワークフローシステムにはどんな特徴があるのでしょうか?

集中管理型ワークフローの特徴 

  • Webフォーム機能で申請書フォームを設計する。
  • Webフォームの専用作成ツールの機能や使い方を覚える必要がある。
  • 専用作成ツールには、「部品」(テキストボックス・数値・プルダウン・ラジオボタン・日付など)と呼ばれる項目を申請書に設定し、データベースとのマッピング作業や計算式を設定する。
  • フォーム作成の「統制と管理」ができる。
  • Webフォームでのフォーム作成には専門知識が求められるため、情報システム部門以外の部署・人は使えない。

このようなワークフローシステムを集中管理型ワークフローと言います。では次に分散管理型ワークフローの特徴について解説したいと思います。

分散管理型ワークフローの特徴 

  • エクセルフォーム機能で申請書フォームを設計する。
  • エクセルフォームには専用作成ツールはなく、多くの会社で利用されているエクセルの使い方がわかれば、誰でも覚えられる。
  • 部品設定やデータベース設定などの専門的な作業はほぼない。
  • フォーム作成の「統制と管理」ができる。
  • エクセルフォームでのフォーム作成には特別な専門知識は不要であるため、情報システム部門以外の部署・人でも簡単に使える。

このようなワークフローシステムを分散管理型ワークフローと言います。ここで一度、まとめてみると集中管理型ワークフローでは「Webフォームは、専門知識ある情報システムの人しか使えない」、分散管理型ワークフローでは「エクセルフォームは、専門知識不要で誰でも簡単に使える」ということがわかりました。そして、どちらも「フォーム作成の統制と管理ができる」と言っています。「フォーム作成の統制と管理ができて、誰でも簡単に使える」のであれば、現場でワークフローシステムの申請書フォーム作成ができるようになり、最大の懸案事項であった「統制と管理」がクリアになります。分散管理型ワークフローであれば、情報システム部門と業務部門が抱えているクレームや問題が解決でき、現場でワークフローシステムの申請書フォーム作成ができるようなれるのです。

これが昨今、集中管理型ワークフローから分散管理型ワークフローへ変わる理由です。まさにワークフローのフォーム編集権限をあえて現場に渡せる新しいワークフローのやり方なのです。では具体的にどのようにして新しいワークフローのやり方を実践していけばいいのでしょうか?

新世代ワークフローシステムは みんなハッピーになれる!

情報システム部門だけが管理していた時代を経て、ワークフローシステムも分散管理する時代となりました。では具体的にワークフローシステムの分散管理をどのように実践していけばいいのでしょうか? その方法は「エクセルフォーム機能をもった、わかりやすくて使いやすいワークフローシステム」を導入すればOKです。その機能を持ったワークフローシステムが「AppRemo(アップリモ)」です。

すでにWebフォーム型のワークフローシステムを導入している企業や、メールとエクセルで申請・承認業務をまわしている会社などいろんなパターンがあるでしょう。AppRemoであれば、普段使っているエクセルの申請書をそのまま取り込めて、使うことができます。現在、メールとエクセルで申請・承認業務をまわしている会社は、そのまま申請書を取り込んで、簡単なフォーム設計作業をすれば、それで移行は完了です!Webフォーム型のワークフローシステムを導入している企業も、一度、エクセルに申請書フォームを出力してもらうだけで、同じように取り込めます。同じくこれで移行は完了です。AppRemoのフォーム作成はとても簡単なのです。

エクセルに準拠した操作で使えるため簡単ですので、現場にも早く定着します。そしてシステム稼働後、運用に入ったらこれまで情報システム部門でしか作成できなかったフォーム作成を、業務部門である現場にやってもらいます。これもエクセルの操作感でフォーム設計ができるので、現場でも簡単にフォーム作成ができます。

そしてフォーム作成の内容や承認ルート設定、社内規定との最終確認・承認だけを情報システム部門が行うのです。これで情報システム部門が心配していた「統制と管理」はバッチリOKです。「フォーム作成が遅い!」と忙しい情報システム部門にクレームは来なくなりますし、現場も新しい申請書を早く使えます。このようにワークフローのフォーム権限を現場に渡すと、まさにみんながハッピーになれるのです。エクセルフォームの分散型ワークフローシステムは、新しいワークフローのやり方であり、組織全体を効率化してくれるのです

ワークフローとは?メリット・デメリットを解説

ワークフローという言葉の意味から、ワークフローシステムの機能やシステム導入での効果や注意すべき点まで、ワークフローの基礎知識についてご紹介します。

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まとめ

「ワークフローのフォーム編集権限を現場に渡すとみんながハッピー!」と題しまして、説明をしてまいりました。ワークフローのフォーム作成をあえて現場に渡す企業が増えている背景や、集中管理型ワークフローと分散管理型ワークフローが存在していることがご理解いただけたと思います。そして分散管理型ワークフローへどんどん変わっているポイントは「エクセルフォーム」であり、誰でも簡単に使えるため、フォーム作成の課題解決につながるのです。このような新しいワークフローのやり方でみなさんハッピーになってみませんか?ワークフローのフォーム権限を現場に渡してみたいと思いませんか?

ワークフローシステム「AppRemo」の特長はその他にもたくさんあります。初期導入の手間やコストを大幅に削減できますし、Excelなのにデータベース化が簡単にできます。クラウドサービスで利用できますし、フリープランという無料のプランもあるのです。ワークフローシステム「AppRemo」について、もっと知ってみたいと思いませんか?

ワークフローシステム「AppRemo」の特長や機能については、下記資料をダウンロードいただければ、詳しい内容がわかります。ぜひ、ご覧ください!

「ワークフローシステム「AppRemo」製品ガイド」
https://solutions.system-exe.co.jp/appremo/resource/guidebook
→「基本機能」「Excelなのにデータベース化が簡単にできる」「導入方法」に関する資料はこちらです。

「Excel申請書をそのままワークフローで使いたいあなたに」
https://solutions.system-exe.co.jp/appremo/resource/excel-application-form
→「分散型ワークフロー」「エクセルフォーム」に関する資料はこちらです。

AppRemoクラウド Freeプラン
https://solutions.system-exe.co.jp/appremo/freeplan
→ワークフローシステム「AppRemo」を無料で利用できるフリープランの詳しいご説明はこちらのページをご覧ください。

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