エクセルの業務をシステム化してみよう!(Vol.51)

 2021.06.09  株式会社システムエグゼ

エクセル(Excel)は表計算のソフトウェアですが、とても自由度が高く、仕様書や見積書・請求書などの文書を作成したり、ホームページで使うHTMLファイルを生成したり、PDFに変換したりと多様に活用できます。一方で毎回同じような資料を作成し「これってもう少し効率化できないかな」、作成したものを他者に確認してもらうため「ここのファイルサーバーにあるので確認してください」とメールする、必要なときに「あれ、どこへやってしまったかな」とすぐ探せないなどの経験はあると思います。効率的に業務を進めるために、エクセル業務をシステム化(システムで管理)できないか、一緒に探っていきましょう!

エクセルのメリットとシステム化

皆さんは、エクセルをどのように利用されていますか?大半は、表を作成したり、計算させたりがメインだと思います。また冒頭でも述べたように、見積書や請求書、企画書などの書類を作成している方も多いのではないでしょうか。デザインにこだわれば、おしゃれな文書を作成することもできて楽しいですよね。私は簡単なアイコンやロゴなら、イラストのソフトなどは使わずに、エクセルで作成してしまいます。エクセルでは画像からPNGファイルを出力することもできますし、プログラミングで簡単なアプリケーションも作成できるのでとても便利です。

「エクセルのシステム化」というと、真っ先に「自動化」というキーワードが頭に浮かびます。ぱっと思いつくだけでも以下のようなものがあげられます。

オートコンプリート 同一の列内で、すでに入力されている文字を途中まで入力すると、残りの文字が自動で補完される機能です。
条件付き書式 入力される文字に条件をつけて、自動で書式を変更させる機能です。
マクロ 利用者の操作をエクセルに記憶させシステム化します。
VBA Visual Basicというプログラミング言語を使います。エクセルに様々な処理をさせ、エクセル内の処理の自動化をはかれます。
Python 無料で使え、分析や機械学習が得意なプログラミング言語です。エクセルの機能ではありませんが、エクセルと相性が良いです。
RPA Robotic Process Automationの略で、こちらもエクセルの機能ではありませんが、組み合わせて使うことができます。ビジュアルな操作で処理をプログラムすることができます。

※機能によりエクセルのオプションで開発メニューを有効にする必要があります。

エクセルのデメリット

エクセルは便利な一方で、複雑な処理や設定をしているとメンテナンスが容易ではなくなります。そのファイルを引き継ぐ後任の人がいなくなれば、そのファイルを修正できずに使われなくなってしまう可能性があります。

複数人で一つのエクセルを編集する場合は、以下のようなデメリットがあげられます。

  • 履歴が追えない(変更履歴シートを作成し、人力で変更履歴を入力していく手段もありますが、記入漏れなどのリスクがあります)
  • 他人が編集した箇所をあやまって上書きしてしまう

ほかにも、エクセルは個人管理やファイルサーバーに分散して保管されていることが多く、文書がどこにあるか把握しにくい、どれが最新かわからなくなってしまうといったという声もよく聞きます。

エクセルの業務をシステム化し、管理する

「エクセルのメリットとシステム化」の節であげた内容から一歩踏み込んで、「案件管理」「人事管理」「経理業務」を例に、エクセルの利用シーンを整理し、エクセルがそのまま利用できるワークフローシステムAppRemoを活用したシステム化のイメージについてみていきます。

案件管理

案件管理は、問い合わせ、商談、受注など、営業活動のはじまりから終わりまでを管理するためのものです。エクセルで案件管理している企業も多いのではないでしょうか。

商談がスタートしたら、まず新規案件のエクセルファイルを作成し、これを起点に、商談・見積や受注、納品といったエクセルファイルに必要な項目を転記していく業務フローが考えられます。

案件管理のシステム化

営業活動のシステム化というと、真っ先に思い浮かぶのがCRM(顧客管理)とSFA(営業活動自動化・効率化)です。属人化した営業情報やノウハウを一箇所に集約・可視化し営業活動の効率を図るシステムです。

ワークフローシステムAppRemoでエクセルをシステム化

CRMやSFAは機能が豊富ですが、顧客情報(新規案件)やそれに付随する見積や受発注などの申請業務は、AppRemoで管理することができます。

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新規案件を起点に、引用機能を使って見積→受注→納品→請求と、フローをつなげていくことができます。引用検索機能を使えば、どの商談が受注できていないか等、検索の一覧から判断することも可能です。また顧客情報を蓄積し、データ抽出機能でデータをアウトプットすることができるので、出力したデータを用いて見込客や受注の分析にも利用できます。

人事管理

採用計画、人材応募・選考から、社員の目標管理、人事制度まで、人事の仕事は多岐に渡ります。人事管理用のエクセル無料テンプレートも豊富に出回っているため、汎用性の高いエクセルで管理することは魅力的です。

エクセルは表計算をするためのソフトウェアです。そのため人材管理となると本来の使用目的とは異なり、セキュリティに一抹の不安を覚えます。ファイルサーバーに置く際はアクセス制限に注意を払わなければなりません。

人事管理のシステム化

人事システムというと、最近ではタレントマネジメントシステムというサービスが流行っています。採用、人事評価等、また人材をグラフィカルに分析できるツールを提供しているサービスもあります。エクセルの画面をそのままWeb化できるサービスもあります。

ワークフローシステムAppRemoでエクセルをシステム化

AppRemoにはグラフィカルな機能はありませんが、人事評価をエクセルでおこなっている場合は、既にお使いのエクセルをそのままシステム化することができます。従業員(被評価者)はエクセルで作成された目標シートをAppRemoからダウンロードし、記入後にアップロードすると、以後評価者である直属の上司にシートがまわっていき、最終的に人事へとフローをつなぐことができます。個人情報保護の機能も備えているため、住所や銀行口座などのドキュメントの提出もAppRemoでおこなうことができます。

経理業務

会社のお金を管理するための経理は、様々な書類を扱い、サイクルも日次、月次、年間と別れていて、複雑です。会社の経理は、専用の会計ソフトウェアを利用しているところが多いと思います。従業員の交通費の管理や稟議申請なども経理と関わってきますが、従業員からあがってくる申請内容は、エクセルで管理しているところが多いのではないでしょうか。

経理業務のシステム化

昔から利用されているパッケージ版の会計ソフトウェアがありますが、最近ではクラウドの会計サービスを導入している企業も多いのが実情です。ワークフローが付随したソフトやサービスは少ないため、交通費や稟議などの申請はまだまだエクセルでの運用が主流だと思われます。

ワークフローシステムAppRemoでエクセルをシステム化

AppRemoは経理業務専用のシステムでないため伝票管理等はできませんが、エクセルで作成された従業員の出張費や交通費、稟議などの申請業務のシステム化は得意です。エクセルの申請データはAppRemoのデータベースに保存され、データ抽出機能でCSV出力することが可能です。出力したCSVデータは、そのまま別の会計ソフトウェアやサービスへ連携することができます。

 

会社を運営していくにあたり様々な業務がありますが、今回は代表的な3つの業務を取り上げました。汎用的に使えるエクセルですが、管理に限界があるのも事実です。専用のシステムを導入するとなると、製品の選定、初期コスト、操作教育、既存データの扱いなどの課題がでてくるため、簡単に導入できないケースも多いです。使い慣れたエクセルでシステム化できないか、という声も無視はできません。

まとめ エクセルの申請・承認業務をシステム化する方法

エクセルの業務とシステム化についてお話してきましたが、少しでもイメージが伝わりますと幸いです。AppRemoは、高い汎用性を備えたエクセルの申請書をそのまま簡単にシステム化し管理することができます(特定の書式、マクロ、VBA等一部の機能は除きます)。申請・承認業務、ワークフローに特化した製品ですが、様々な業務に対応可能です。

AppRemoのトライアル環境もご用意しておりますので、ご興味がありましたら、ぜひ触ってみてください。お問い合わせお待ちしております!


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