エクセルの業務をシステム化してみよう!(Vol.51)

 2022.03.23  株式会社システムエグゼ

エクセル(Excel)は表計算のソフトウェアですが、とても自由度が高く、仕様書や見積書・請求書などの文書を作成したり、ホームページで使うHTMLファイルを生成したり、PDFに変換したりと多様に活用できます。

一方で毎回同じような資料を作成し「これってもう少し効率化できないかな」、作成したものを他者に確認してもらうため「ここのファイルサーバーにあるので確認してください」とメールする、必要なときに「あれ、どこへやってしまったかな」とすぐ探せないなどの経験はあると思います。

効率的に業務を進めるために、エクセル業務をシステム化(システムで管理)できないか、一緒に探っていきましょう!

ワークフローシステムから始めるDX推進ガイド

エクセルのメリットとシステム化

皆さんは、エクセルをどのように利用されていますか?

大半は、表を作成したり、計算させたりがメインだと思います。また冒頭でも述べたように、見積書や請求書、企画書などの書類を作成している方も多いのではないでしょうか。

デザインにこだわれば、おしゃれな文書を作成することもできて楽しいですよね。私は簡単なアイコンやロゴなら、イラストのソフトなどは使わずに、エクセルで作成してしまいます。

エクセルでは画像からPNGファイルを出力することもできますし、プログラミングで簡単なアプリケーションも作成できるのでとても便利です。

「エクセルのシステム化」というと、真っ先に「自動化」というキーワードが頭に浮かびます。ぱっと思いつくだけでも以下のようなものがあげられます。

オートコンプリート 同一の列内で、すでに入力されている文字を途中まで入力すると、残りの文字が自動で補完される機能です。
条件付き書式 入力される文字に条件をつけて、自動で書式を変更させる機能です。
マクロ 利用者の操作をエクセルに記憶させシステム化します。
VBA Visual Basicというプログラミング言語を使います。エクセルに様々な処理をさせ、エクセル内の処理の自動化をはかれます。
Python 無料で使え、分析や機械学習が得意なプログラミング言語です。エクセルの機能ではありませんが、エクセルと相性が良いです。
RPA Robotic Process Automationの略で、こちらもエクセルの機能ではありませんが、組み合わせて使うことができます。ビジュアルな操作で処理をプログラムすることができます。

※機能によりエクセルのオプションで開発メニューを有効にする必要があります。

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エクセルのデメリット

エクセルは便利な一方で、複雑な処理や設定をしているとメンテナンスが容易ではなくなります。そのファイルを引き継ぐ後任の人がいなくなれば、そのファイルを修正できずに使われなくなってしまう可能性があります。

複数人で一つのエクセルを編集する場合は、以下のようなデメリットがあげられます。

  • 履歴が追えない(変更履歴シートを作成し、人力で変更履歴を入力していく手段もありますが、記入漏れなどのリスクがあります)
  • 他人が編集した箇所をあやまって上書きしてしまう

ほかにも、エクセルは個人管理やファイルサーバーに分散して保管されていることが多く、文書がどこにあるか把握しにくい、どれが最新かわからなくなってしまうといった声もよく聞きます。

エクセルの業務をシステム化し、管理する

「エクセルのメリットとシステム化」の節であげた内容から一歩踏み込んで、「案件管理」「人事管理」「経理業務」を例に、エクセルの利用シーンを整理し、エクセルがそのまま利用できるワークフローシステムAppRemoを活用したシステム化のイメージについてみていきます。

案件管理

案件管理は、問い合わせ、商談、受注など、営業活動のはじまりから終わりまでを管理するためのものです。エクセルで案件管理している企業も多いのではないでしょうか。

商談がスタートしたら、まず新規案件のエクセルファイルを作成し、これを起点に、商談・見積や受注、納品といったエクセルファイルに必要な項目を転記していく業務フローが考えられます。

案件管理のシステム化

営業活動のシステム化というと、真っ先に思い浮かぶのがCRM(顧客管理)とSFA(営業活動自動化・効率化)です。属人化した営業情報やノウハウを一箇所に集約・可視化し営業活動の効率を図るシステムです。

ワークフローシステムAppRemoでエクセルをシステム化

CRMやSFAは機能が豊富ですが、顧客情報(新規案件)やそれに付随する見積や受発注などの申請業務は、AppRemoで管理することができます。

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新規案件を起点に、引用機能を使って見積→受注→納品→請求と、フローをつなげていくことができます。引用検索機能を使えば、どの商談が受注できていないか等、検索の一覧から判断することも可能です。また顧客情報を蓄積し、データ抽出機能でデータをアウトプットすることができるので、出力したデータを用いて見込客や受注の分析にも利用できます。

人事管理

採用計画、人材応募・選考から、社員の目標管理、人事制度まで、人事の仕事は多岐に渡ります。人事管理用のエクセル無料テンプレートも豊富に出回っているため、汎用性の高いエクセルで管理することは魅力的です。

エクセルは表計算をするためのソフトウェアです。そのため人材管理となると本来の使用目的とは異なり、セキュリティに一抹の不安を覚えます。ファイルサーバーに置く際はアクセス制限に注意を払わなければなりません。

人事管理のシステム化

人事システムというと、最近ではタレントマネジメントシステムというサービスが流行っています。採用、人事評価等、また人材をグラフィカルに分析できるツールを提供しているサービスもあります。エクセルの画面をそのままWeb化できるサービスもあります。

ワークフローシステムAppRemoでエクセルをシステム化

AppRemoにはグラフィカルな機能はありませんが、人事評価をエクセルでおこなっている場合は、既にお使いのエクセルをそのままシステム化することができます。従業員(被評価者)はエクセルで作成された目標シートをAppRemoからダウンロードし、記入後にアップロードすると、以後評価者である直属の上司にシートがまわっていき、最終的に人事へとフローをつなぐことができます。個人情報保護の機能も備えているため、住所や銀行口座などのドキュメントの提出もAppRemoでおこなうことができます。

経理業務

会社のお金を管理するための経理は、様々な書類を扱い、サイクルも日次、月次、年間と別れていて、複雑です。会社の経理は、専用の会計ソフトウェアを利用しているところが多いと思います。従業員の交通費の管理や稟議申請なども経理と関わってきますが、従業員からあがってくる申請内容は、エクセルで管理しているところが多いのではないでしょうか。

経理業務のシステム化

昔から利用されているパッケージ版の会計ソフトウェアがありますが、最近ではクラウドの会計サービスを導入している企業も多いのが実情です。ワークフローが付随したソフトやサービスは少ないため、交通費や稟議などの申請はまだまだエクセルでの運用が主流だと思われます。

ワークフローシステムAppRemoでエクセルをシステム化

AppRemoは経理業務専用のシステムでないため伝票管理等はできませんが、エクセルで作成された従業員の出張費や交通費、稟議などの申請業務のシステム化は得意です。エクセルの申請データはAppRemoのデータベースに保存され、データ抽出機能でCSV出力することが可能です。出力したCSVデータは、そのまま別の会計ソフトウェアやサービスへ連携することができます。

情報システム管理業務

企業の情報システム部門では、企業内で利用する業務系・情報系のサーバの運用や、サーバをはじめ社員が利用しているパソコンなどのIT資産管理、現場部門のヘルプデスク・活用支援、セキュリティ対策など幅広い業務を実施しています。企業活動・経営にはもはやIT資産の利用は当たり前の世界で、情報システム部門の役割は非常に大きなものとなっています。内部統制対策、ISMSなどへの準拠など、IT設備の正しい利用を管理していくにあたっては様々な申請・承認処理と台帳管理が欠かせません。

情報システム業務のシステム化

情報システム部門の管理業務の一つに、社員の利用する機器の持出管理があります。以前から、営業担当のように外出頻度の高い社員の機器の持出管理を行っていた企業もあるかと思いますが、ここ最近は在宅勤務の実施による機器の持出管理を実施している企業も増えていると思います。その場合は、全社員が対象となることもあり、必然として管理対象の機器も多くなります。特別な専用システムがない企業では、そんなリモートワーク者向けの持出・返却状況の台帳管理をエクセルで実行し始めた企業もあるのではないでしょうか。

ワークフローシステムAppRemoでエクセルをシステム化

申請業務の種類を問わず利用できるAppRemoでは、総務系の申請のみではなく、情報システム部門が担当する申請・承認情報を管理することもできます。機器の持出しに関する情報の管理では、持出用の申請に対して返却の申請を実施することで、申請ミスや返却漏れなどで機器の所在があいまいになるようなことを抑止します。またAppRemoに保存された持出・返却申請の情報を簡単に出力することができ、そのまま機器持出管理台帳として利用することもできます。

勤怠管理業務

勤怠管理業務とは、従業員の就業状況を適正に把握する事が主な任務となります。具体的には従業員の始業から終業までの時間管理、時間外労働の状況把握、有給休暇取得の状況把握などを記録し、管理を行います。最近では働き方改革による有給休暇取得日数が足りていない従業員への告知やテレワークなどの新しい勤務体系なども増え、管理が複雑化してきていると思います。正しい勤怠管理は適正な賃金の支払いや従業員の健康維持、法令遵守にも結び付く非常に重要な業務となりますのでしっかりと管理を行う必要があります。

勤怠管理業務のシステム化

タイムカードやICカードなどによる出退勤の打刻情報をもとにしたオンプレミス型勤怠管理システムを利用している企業も多いかと思いますが、最近では多くの企業でテレワーク等の新しい働き方に対応したクラウドの勤怠管理システムの利用が増加しています。そういった反面テレワーク許可申請などの申請書類に今でもエクセルを利用しているところも多いのではないでしょうか。

ワークフローシステムAppRemoでエクセルをシステム化

勤怠管理システムを利用していくうえで、それに付随するテレワーク勤務許可などの申請業務は、AppRemoで簡単に対応することができます。

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AppRemoは勤怠管理システムでないため時間管理はできませんが、エクセルで作成された従業員の貸出申請や許可申請などの申請業務のシステム化は誰でも簡単に行えます。また、申請状況検索機能で、申請期間、申請書種類、所属組織などを指定し、申請の有無や承認ステータスなどを簡単に把握する事が可能です。

法務業務

ビジネスにおける重要な業務が多く見受けられる法務関連の業務ですが、一般企業や組織団体における法務業務では、以下のようなものがあげられます。

A) 取引先との契約業務
B) 社内規定に関する変更管理業務
C) 社内からの法務相談業務
D) 取引先からの法務相談業務
E) 企業の資本統合等における手続き業務

こういった法務管理において、ガバナンスや内部統制といった観点からも、権限に沿った意思決定の透明性を管理する仕組みが必要となります。透明性として、権限規定に沿って、誰が、いつ、どの内容について承認したか履歴を確認できることが重要とされています。

法務業務のシステム化

上記の法務管理における業務サイクル例を、以下記載します。
① 案件発生 
契約目的や、契約範囲等踏まえ、双方どちらの契約書書式を使うか調整
② 法務チェック
契約書の内容について、法務部門とビジネス主管部門中心にチェックを行います。
③ 交渉
契約先と契約書の内容について、交渉を行います。ビジネスリスクを回避、軽減、需要等を行う重要な業務です。
④ 申請/承認 
組織内の権限規定に沿って起案申請し承認をもらいます。
⑤ 締結押印 
ここ数年の動きとしては紙面での契約あるいは電子契約がございます。
⑥保管
⑦ 更新・変更

この業務サイクルにおいて、交渉以外は基本的にシステム化が可能です。法務文書チェックもソフトウェアで行うサービスもあるようですが、交渉はまだまだ人の手が必要な業務となります。

ワークフローシステムAppRemoでエクセルをシステム化

AppRemoでは、上記の業務サイクルにおける④と⑤の手続きをシステム化できます。AppRemoのワークフロー機能を用いて、権限規定に沿った申請者と承認者および申請内容について管理することが可能です。

例えば、プロジェクトコードの箇所には、どの案件に対する起案なのか履歴として残せます。押印情報の項目にて、角印なのか丸印(実印)なのかといった選択を設けることが実現できます。AppRemoであれば、承認ステータス等確認することが可能です。

会社を運営していくにあたり様々な業務がありますが、今回は代表的な3つの業務を取り上げました。汎用的に使えるエクセルですが、管理に限界があるのも事実です。専用のシステムを導入するとなると、製品の選定、初期コスト、操作教育、既存データの扱いなどの課題がでてくるため、簡単に導入できないケースも多いです。使い慣れたエクセルでシステム化できないか、という声も無視はできません。

まとめ エクセルの申請・承認業務をシステム化する方法

エクセルの業務とシステム化についてお話してきましたが、少しでもイメージが伝わりますと幸いです。AppRemoは、高い汎用性を備えたエクセルの申請書をそのまま簡単にシステム化し管理することができます(特定の書式、マクロ、VBA等一部の機能は除きます)。申請・承認業務、ワークフローに特化した製品ですが、様々な業務に対応可能です。

AppRemoのトライアル環境もご用意しておりますので、ご興味がありましたら、ぜひ触ってみてください。お問い合わせお待ちしております!

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