売上管理をエクセルで行う企業は多くありますが、正確でタイムリーなデータ収集や自動集計が難しいなど、さまざまなデメリットがあります。効率のよい売上管理を目指すなら、デメリットの把握やその解決方法の考案が必要です。本記事ではエクセルによる売上管理の課題と解決方法、システム導入時の注意点について解説します。
売上管理の重要性について
売上管理は、企業が設定した売上目標や経営目標を達成するために重要なタスクです。売上の記録や集計により、現在の進捗状況を把握し、目標に対する達成度を確認します。
売上未達の場合、売上管理を通じて問題点を分析すれば、原因の把握が可能です。早期に問題に気づけば適切な対策を立てやすくなります。過去のデータや売上のトレンドを元にして、効果的な戦略立案が可能になるはずです。
売上目標を達成している場合でも、売上管理を通じてさらなる売上アップの可能性が探れます。売上管理のデータの中から改善点や成長の余地が見つかれば、それは企業成長のチャンスです。
そのためには正確でタイムリーなデータの収集が必要です。売上管理で収集できるデータの精度の維持と、精度向上の努力は欠かせません。精度が高いデータほど、より信頼性のある分析や判断につながります。
売上管理をエクセルで行うデメリットとは?
売上管理をエクセルで行うことは可能ですが、タイムリーに正確性の高いデータを収集・分析するという点では難しい面があります。
1. データの統合や他ツールとの連携が難しい
エクセルは複数のファイルを統合することに向いていません。各部門で別々にデータ管理をしている場合、データを手動で統合する必要があり、手間がかかります。
会計ソフトやCRM（顧客管理関係）ツールといったほかのツールと直接連携することが難しい面もネックです。データの自動集計や自動分析が難しく、リアルタイムのデータ更新が困難になります。
データ統合や他ツールとの連携が難しいことから基本的に手入力になってしまうため、ヒューマンエラーが起きることも否定できません。正確性の担保について疑問が生じる問題点です。
2. 同時編集ができないためリアルタイム性が低い
エクセルは基本的に複数のユーザーで同時にひとつのファイルを編集できません。複数の人が同じファイルを操作しようとしても、ほかの人が作業を終えるまで待つ必要があります。
そのため、リアルタイムで情報を更新できない問題が生まれます。頻繁にデータを確認したくても、常に最新データが反映されるわけではなく、タイミングによっては古いデータを確認せざるを得ないかもしれません。結果としてリアルタイムでの情報共有も難しくなってしまいます。
3. 記入漏れや入力ミスが発生する
エクセルには入力データの検証機能がありません。そのため、データの正確性はユーザーの注意に依存しがちです。入力漏れや二重登録、数値の削除などのミスがあっても気づかない可能性があります。
その場合、データ自体の信頼性が損なわれ、売上の分析に支障が出てしまいます。正確な売上分析や予測が妨げられれば売上管理の意味がなく、経営戦略にも影響が生じかねません。
4. 大量のデータ処理ができない
エクセルは大量のデータ処理に向いていません。データ量が増え、ファイルサイズが大きくなると、エクセルの動作そのものが重たくなる原因になります。応答速度が低下し不安定な動作が発生するなど、効率的な編集作業が困難になるため、業務に支障が出ます。
売上管理においてデータ量の増加が予想される場合には、そのような問題に対応できるソリューションが必要です。
解決のポイントはシステム導入! ただし注意点も
エクセルによる売上管理には複数の課題があります。システムの導入によって解決できる課題であれば、導入を検討してみましょう。システムの利用でデータの信頼性が担保され、業務効率化や売上データの一元管理、見える化などが可能になります。
ただし、導入の際にはコストや人材、業務フローなどについて注意する必要があります。
1. 導入にコストと時間がかかる
売上管理を効率化できるシステムには2種類の導入形態があります。オンプレミス型とクラウドサービス型です。
オンプレミス型は社内サーバーに導入するため、社内インフラの整備や専門知識が必要です。時間とコストがかかり、リソースの確保とスケジュール管理が重要になります。また、費用が高額であることも注意が必要なポイントです。場合によっては数千万円の予算が求められます。
クラウドサービス型はオンプレミス型と比較すると、低コストで導入しやすいタイプです。しかし、企業規模や利用する機能によっては高額になることもあります。各クラウドサービスの料金や提供機能を比較し、適切なプラン選定が必要です。費用対効果を検証した上での導入検討をおすすめします。
2. 導入に専門知識のあるIT人材が必要
システムの導入には専門的な知識や技術が必要です。データベースの設計やシステムの構築、カスタマイズ、トラブルシューティングなどの作業に経験豊富なIT人材が欠かせません。
クラウド型はオンプレミス型と比べて専門知識がなくても扱いやすいものの、セキュリティ対策は必須です。データの暗号化やアクセス制限などのセキュリティ対策ができる人員が社内に必要です。社内に適切な人材がいない場合、外部からの招聘も検討する必要があります。
そのため、システムの導入により、以前は不要だったIT関連の人件費が発生する場合があります。適切な人材を雇用するための予算や経費などの見積もりを行い、コストと利益を比較検討した上での決定が重要です。
3. 業務フローの刷新が必要
新規システムの導入により、従来の業務フローが使えなくなる可能性があります。従来の業務フローで必要だった工数や人手が不要になったり、逆に新たな人材やセキュリティ対策のリソース確保が必要になったりする場合もあります。
また、新しい試みは社内に混乱を招く恐れも否定できません。従業員が新しいシステムに慣れるまでは時間がかかります。そのため、運用の一時的な遅れやトラブルの発生も導入リスクとして考えるべきです。
エクセルは多くの企業で広く使用されています。エクセル文化が根強い環境では、新しいシステムへの戸惑いや拒否反応が出るかもしれません。従業員が変化を受け入れるためには、利点や利益を説明し、導入するメリットを共有する必要があります。
エクセルを使った売上管理の効率化に新しいシステムを導入する場合には、変化に対応するための計画と準備、社内のコミュニケーションとサポート体制の強化が欠かせません。
エクセルを使用した売上管理なら「AppRemo（アップリモ）」がおすすめ
エクセルを使う現在の環境を継続して使用することも選択肢のひとつです。操作性がよく、従来のワークフローが効率的であれば問題ありません。
ワークフローシステム「AppRemo」は、エクセルの環境をそのままに、システム化できる強みがあります。エクセルのスキルがあれば新たな操作を覚える必要がありません。
これまで使っていたエクセルのテンプレートも利用できます。エクセルで多くの書類を作成している企業でもスムーズな導入が可能です。
売上管理での活用も可能です。見積もりから請求までの一連の流れをワークフローシステムで管理できる機能を搭載しています。決裁状況の可視化や案件金額（売上予想）をはじめ、各種データの効率的な収集・分析が可能です。
まとめ
エクセルによる売上管理は、正確性やリアルタイム性に欠けることがデメリットです。これらの課題はシステムを導入することで解決可能ですが、コストや人材確保などの問題があります。またエクセルでの管理を突然別のシステムに切り替えることは、社内の戸惑いや反発、導入時の混乱が予想されます。エクセル文化を残したまま運用できるシステムを活用できれば、そのようなリスクの低減が可能です。
売上管理を無理なくシステム化したいとお考えであれば、「AppRemo」をご検討ください。
