「電子決裁」とは、企業の業務効率化や迅速な意思決定を支えるシステムです。紙ベースの決裁プロセスを電子化することで、時間や場所に制約されることなく承認業務を進めることが可能になります。本記事では、電子決裁でできることや導入するメリット、さらに最適なシステムを選ぶためのポイントについて詳しく解説します。
電子決裁とは？
電子決裁とは、決裁に関わる様々な業務を電子化することを言います。正確には、これまで紙で行われていた申請や承認のプロセスをデジタル化することで、書類の作成や承認手続きが迅速かつ確実に行われるようになり、作業にかかるフロー全体の透明性も高められます。
電子決裁でできること
電子決裁では、書類や申請書類作成から申請、承認、最終的な保管に至るまで、すべてのプロセスを電子的に管理できます。紙の書類を印刷したり回覧したりする手間や時間を削減できるため、業務スピードが大幅に向上します。また、承認者がオフィスにいなくてもオンラインで承認作業ができるため、タイムリーな意思決定が可能です。
このような一連のプロセスを支えるのが、電子決裁システムです。電子決裁システムは、稟議申請に対して複数の承認者が必要な場合、自動的に次の承認者宛に書類を提出し、承認が行われた段階で次のステップへと進むように設計されています。さらに、すべての手続きが記録されるため、監査や法律要件にも対応でき、企業全体のコンプライアンス強化にも有効です。
なお、電子決裁システムとほぼ同義で「ワークフローシステム」がありますが、こちらは、決裁に関わらず仕事の一連の流れを電子化し、一元管理をするためのシステムです。ワークフローシステムの中に電子決裁システムがあるといえます。
電子決裁システムの主な機能
電子決裁システムは、企業の決裁プロセスを効率化し、業務の迅速化や透明性の向上を図るための多機能なツールです。以下に、電子決裁システムが備える主な機能を紹介します。
- 決裁・稟議書・申請書の作成
電子決裁システムを使用することで、稟議書や申請書など、あらゆる決裁書類を簡単に作成できます。テンプレートを活用すれば標準化されたフォーマットに記入するだけでよく、書類作成の効率が向上します。また、既存の書類データを活用できるシステムもあります。 - 申請および承認・差戻し機能
作成した申請書や稟議書は、システム上で簡単に申請でき、承認者はその場で承認・否認、または差戻しを行うことが可能です。オンラインで完結することにより、申請から承認までの一連の流れがシームレスに進行し、業務のスピードアップにも期待できます。 - 承認ルートの設定・変更および管理機能
決裁フローにおいて、適切な承認ルートの設定は重要です。電子決裁システムでは、承認ルートを柔軟に設定・変更できる機能があり、必要に応じて簡単に承認者の追加や変更も可能です。 - 文書の保管および検索機能（電子帳簿保存法に準拠）
電子決裁システムは、保存した文書を簡単に検索・管理できる機能を備えており、製品によっては電子帳簿保存法に準拠した形での保存も可能です。過去の文書もすぐに検索・参照できるため、効率的な文書管理を実現します。
電子決裁の導入が進む背景
近年、企業における業務環境や働き方、社会情勢が大きく変化しており、それに伴い電子決裁システムの導入も進みました。従来の紙ベースでの決裁業務では対応が難しい状況に対応する手段として、柔軟な業務遂行を可能にし、かつ内部統制強化に有効な電子決裁が注目されています。
多様な働き方の推進
働き方改革の一環として、多様な働き方が推進されています。特にコロナ禍をきっかけにして、多くの企業でリモートワークの実施に拍車がかかり、一部では従業員が出社せずに働くという新たな働き方も定着しつつあります。
このような環境下では、従来のように物理的な書類をやり取りし、印鑑を押して承認する形式は非効率的です。リモートワーク環境でもスムーズに業務を進行させるために、決裁業務を電子化する必要性が急速に高まりました。企業は従業員の働き方の変化に対応するために、電子決裁システムの導入を加速させています。
ガバナンス・内部統制の強化
企業におけるガバナンスや内部統制の強化は、経営の健全性を維持するためにますます重要な課題となっています。従来の紙の申請書では、書類の紛失や改ざんのリスクが避けられません。経営層や従業員による不正を防止し、資産を守るためには、業務プロセスの透明性の向上が必要不可欠です。
電子決裁システムは、決裁の履歴を自動的に記録するのはもちろん、すべての操作にタイムスタンプが付きます。不正が起きにくい環境を提供することで、法令遵守と内部統制の強化に効果を発揮します。
電子決裁システムを導入するメリット
現代のビジネス環境では、迅速かつ効率的な意思決定が重要です。その中で、電子決裁システムの導入は、業務の効率化やスピードアップにつながるだけでなく、企業全体のガバナンス強化や、従業員のワークライフバランス向上といったメリットも期待できます。以下では、電子決裁システムの具体的なメリットについて詳しく解説します。
決裁の迅速化
決裁業務が電子化されることで、ワークフロー全体が「見える化」され、各段階で誰が承認しているのか、あるいはどの段階で止まっているのかがリアルタイムで把握できるようになります。申請から承認、場合によっては否認までのフローが円滑に進行し、業務の滞留を防ぐことが可能です。また、インターネット環境さえあればどこからでも申請や承認ができるため、地理的な制約を受けず、より迅速に承認できるのもメリットです。
リモートワークの実現
従来の決裁業務では、実際にオフィスに出社し印鑑を押すことが必要でした。しかし、電子決裁システムを活用することで、これらの業務をオンラインで完結させることが可能となり、リモートワークへの推進にもつながります。どこからでもアクセス可能な決裁システムは、柔軟な働き方をサポートし、従業員のワークライフバランスを向上させるためにも役立ちます。
ガバナンス・内部統制の強化
紙ベースの申請や決裁では、規程と異なる誤った承認手続きの発生や、フロー途中での書類紛失、不正改ざんなどのリスクが存在します。ただし、電子決裁システムを使用することで、全ての申請・承認データにはタイムスタンプが付与され、更新されます。これにより、不正やミスの防止が強化され、ガバナンスおよび内部統制が向上します。
ペーパーレス化の実現
電子決裁システムを導入すると、稟議書や決裁書類を紙に印刷する必要がなくなります。印刷費用を大幅に削減しながら、物理的な書類の保管スペースや管理の手間を節約できます。また、電子化された文書はシステム内で安全に管理できるため、書類の紛失や破損の心配もありません。ペーパーレス化は、コスト削減だけでなく、環境保護にも貢献できる取り組みとしても注目されています。
電子決裁のデメリット
電子決裁システムは多くのメリットを提供しますが、一方で、導入や運用に関しての負担も存在します。特にコスト面や運用上の課題が考慮されるべき点です。システムの種類や運用方法によっては、紙ベースの運用よりも費用が発生し、企業の運営に影響を与えることもあります。以下では、電子決裁システムのデメリットについて解説します。
導入・運用のコスト
電子決裁システムは導入や運用にかかる費用が、従来の紙ベースでの決裁手続きの管理に比べて高くなる場合があります。特にオンプレミス型のシステムでは、自社サーバーにシステムを構築する必要があるため、導入前の検証や導入後の運用・保守に多額の費用が発生します。また、運用に伴う技術的なサポートや定期的なメンテナンスも求められるため、長期的なコスト管理が必要です。
一方、クラウド型システムは初期費用が抑えられる傾向にありますが、ユーザー数に応じた課金モデルのため、使用範囲を適切に管理しないと、不要な費用が発生することがあります。例えば、必要以上のアカウントを作成してしまうことで、無駄なコストが積み重なる場合もあります。そのため、システム導入後には業務内容に応じて使用範囲を適正化し、運用コストを効率的に管理することが重要です。
運用面では人員コストも考慮する必要があります。電子決裁システムの運用には一般的に専門性が必要とされ、特定の担当者に業務の負担が偏ってしまう傾向があります。この問題を回避するためには、専門的な知識やスキルをもたない、一般の従業員でも使いやすいシステムを導入することが重要です。
【参考】オンプレミス型システムとクラウド型システム（SaaS）
システムは大きく分けてオンプレミス型とクラウド型（SaaS）の2種類があり、どちらを導入するかにより費用や運用の特性が異なります。企業の規模やニーズに応じて、適切なシステムを選択することが重要です。
オンプレミス型システムは、自社サーバー内にシステムを構築する従来型の方式です。主に社内利用を前提としているため、外部からのアクセスを行う際にはVPNなどの追加設定が必要です。
また、サーバーや関連設備を自社内に設置しているため、その維持費や保守費がかかります。初期導入時の費用が高くなる一方で、自社で全てのインフラを管理できるため、セキュリティ性は高いのが特徴です。ただし、その分管理や運用には専門的な技術が必要となり、内部リソースの負担が増えてしまいます。
クラウド型システムは、オンライン上で提供されるサービスであり、インターネットを通じて利用します。この方式では、サーバーやインフラは外部業者が管理するため、自社でのシステム構築やサーバー運用が不要となり、コストメリットが高いのが特徴です。
ただし、安定した通信環境が必須であり、インターネットに接続できない場合はシステムが利用できないというリスクも伴います。また、サービス提供者側のシステム障害などが発生した場合、自社では対応できないため、そうしたリスクも考慮する必要があります。
システムの不具合・障害のリスク
電子決裁システムの導入が決定した際は、システムの不具合や障害が発生した際のリスクを考慮する必要があります。特に、システムのダウンや障害が発生した場合、決裁業務が一時的にストップする可能性があります。これにより、業務の進行が遅れるだけでなく、重要な決裁が滞るといった問題が発生します。
このようなリスクに備えるためには、システム障害が発生した際でも迅速に対応できるバックアップ体制を構築しておくことが重要です。例えば、システム障害時には紙ベースの決裁に切り替えるといった手段を用意しておくことで、業務の停止を最小限に抑えることが可能かもしれません。
電子決裁システムの選び方｜6つのポイント
電子決裁システムを導入するにあたっては、需要に合致した適切なシステムを選ぶことで企業の業務効率化やセキュリティ強化につながりますが、システムの機能や運用コストなど、選択時に考慮すべきポイントも多いため、慎重な判断が求められます。ここでは、電子決裁システムを選ぶ際に注目すべき6つのポイントについて詳しく解説します。
1. 自社の課題解決に役立つ機能の有無
電子決裁システムを選ぶ際は、まず自社が抱える課題を解決できる機能が備わっているかどうかを確認することが重要です。
例えば、現在使用している表計算ソフトや文書作成ソフトに対応しているシステムであれば、申請書や稟議書の作成・添付がスムーズに行えます。申請書に記載したデータが自動的にデータベース化されるなら、ほかのシステムでそれらのデータを活用するのが容易になり、決裁以外の業務のおける業務効率化につながります。その他にも、モバイル対応やチャット機能、押印機能など、自社にとって必要な機能が揃っているかを確認しましょう。
2. 既存システムとの連携可否
現行の業務システムやツールと連携できるかも大切なポイントです。既存の文書管理システムやオンラインストレージとの連携ができるかどうかは、業務効率を大きく左右します。
また、社内でメーラーやチャットツールを活用している場合は、自動で申請や承認の通知を送るように設定できれば、決裁フローが停滞することなくスムーズに進む助けになります。
3. 設定の自由度
申請から承認に至るプロセスのルートを自由に設定できるかどうかも、システム選定時に重要なポイントです。特に、申請内容や金額に応じて承認ルートを自動的に分岐できる分岐機能が備わっていると、さまざまなパターンの承認ルートを作成できます。承認者やプロセスを柔軟に設定できるシステムは、企業のニーズに応じた最適な運用を実現します。
4. セキュリティ性能
電子決裁システムのセキュリティ面も非常に重要な要素です。特に以下の2点を確認しておく必要があります。
- アクセス権
承認フローが複雑になる場合、部門や社員ごとに適切なアクセス権を付与できるかどうかが重要です。決裁に関わらない社員が不用意に機密文書にアクセスできないよう、細かい権限設定ができるシステムを選びましょう。また、申請・承認が担当者本人によるものかを証明するためのログイン認証も不可欠です。 - 改ざん防止
決裁内容が改ざんされないように不正防止のための機能を備えているかは重要なポイントです。システム上での変更や更新がどのように履歴として残るかについても確認が必要です。また、必要に応じて社内でセキュリティ研修を行うことも、システム運用を円滑に進める上で役立ちます。
5. システムの操作性
システムを導入しても、操作が複雑すぎると現場で浸透していかないことがあります。誰でも簡単に操作できるインターフェースが提供されているか、実際の業務に携わる社員でも使いこなせるかが重要です。直感的な操作が可能であれば、導入後のトレーニングにかかる時間も短縮され、スムーズな運用が期待できます。
6. 導入費・維持費などのトータルコスト
最後に、導入時や運用にかかるトータルコストも考慮しましょう。オンプレミス型とクラウド型では、初期費用や維持費が大きく異なります。先述の通り、オンプレミス型は初期費用が高くなる一方で、クラウド型は初期投資が抑えられる傾向にあります。ただし、クラウド型でもユーザー数に応じた費用が発生するため、長期的なコストの見積もりが必要です。いずれにしても、自社の企業規模にあったプランが用意されている製品を選択しましょう。
電子決裁システム導入時の注意点
電子決裁システムの導入は、業務の効率化やペーパーレス化を促進するために重要ですが、ただシステムを導入するだけではその効果を十分に発揮できない可能性があります。以下では、電子決裁システム導入のために留意すべきポイントについて解説します。
業務フローの見直しも行うこと
電子裁定システムの導入は、新しい技術を取り入れるだけでなく、業務フローを再検討する絶好の機会でもあります。これまでの業務フローにそのままシステムを適用できるとは限らず、従来のフローをそのまま維持することが難しい場合は、業務フローを変更しなければなりません。
業務フローの見直しでは、これまでの業務プロセスに無駄がないか、改善すべき点がないかを洗い出すことが重要です。システムの特性に合わせた業務フローの最適化を行い、作業工数の削減も図りましょう。
従業員が運用しやすいシステムを選ぶこと
業務フローの見直しは必要ですが、現場の従業員にとっての負担が大きすぎる変更は、混乱を招くおそれがあります。現在の業務フローと大きく乖離せず、従業員がスムーズに活用しやすいシステムを見極めることが大切です。
日常的に活用されるシステムは、誰でも簡単に操作できるものでなければなりません。そのため、従来使用していたエクセルの申請書などをそのまま使えるシステムであれば、従業員に大きな負担をかけることなく、システムへの移行をスムーズに進められるでしょう。現行のフローを踏襲した作業手順であれば、現場での抵抗も少なく、運用開始後も効率的に活用できるため、長期的な導入効果が期待できます。
エクセル申請書をそのまま使える電子決裁「AppRemo（アップリモ）」
「AppRemo（アップリモ）」は、システムエグゼが提供する電子決裁・ワークフローシステムで、従来のエクセル申請書をそのまま利用できることが最大の特徴です。多くのシステムでは、導入に際して新しくWebフォームを作成する必要が生じますが、「AppRemo」では既存のエクセルファイルをそのまま活用できるため、その手間を省いて現場の負担を軽減します。しかも、高い専門性が必須というわけではないため、運用に新たな人員コストが発生することもありません。
このシステムを導入すると、一般的なワークフローシステムと同様に、申請から承認までの進捗状況を可視化できるため、業務の透明性が向上します。また、ペーパーレス化することで、紙の申請書を管理する手間を削減でき、業務効率化やコスト削減にも貢献します。
さらに、クラウドベースのシステムであるため、リモートワーク環境にも対応しており、場所を選ばずにどこからでも申請や承認が可能になり、作業のスピードアップがはかれます。専用のシステム保守費がかからず、コスト削減につながります。
「AppRemo」は、現場の負担を極力抑えつつ業務効率化を実現できる電子決裁システムです。
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まとめ
電子決裁システムの導入は、業務の効率化やガバナンスの強化、多様な働き方の推進など、現代の企業が直面する課題解決に大きく貢献します。紙ベースの決裁を電子化することで、迅速な意思決定が可能となり、リモートワークにも柔軟に対応できます。また、セキュリティ面でも改ざん防止や履歴管理が容易になり、内部統制の強化につながります。
一方で、導入や運用にかかるコスト、システム障害のリスクなど、注意すべき点も存在します。システム選定の際には、自社の課題解決に役立つ機能の有無や既存システムとの連携、セキュリティ性能、操作性、トータルコストなど、重要なポイントを慎重に検討したうえで判断しましょう。
