ワークフローシステム導入の障壁を超えるためのポイント
「人がいない」「時間がない」がハードルにならないシステムとは？

昨今業務の効率化のためにシステム導入を検討する企業が増えていますが、システムを導入したくても人材不足、忙しくて時間が取れないという企業は多く存在します。そんな障壁を抱える企業でも簡単に導入できるワークフローシステムの選び方と活用法をご紹介いたします。

なぜ電子決裁・ワークフローシステム導入が重要なのか

ワークフローシステムは業務プロセスの自動化と効率化を図るための重要なツールです。これにより、手作業によるミスが減少し、作業の進捗が見える化されるため、業務全体の透明性が向上します。

さらに、ワークフローシステムを導入することで、各部門間のコミュニケーションが円滑になり、迅速な意思決定が可能となります。これにより、企業の競争力が向上し、市場での優位性を確保することができます。

一般的な導入障壁とその解決策

一般的な導入障壁としては、初期コストの高さや専門知識を持った人材の不足が挙げられます。また、既存の業務プロセスを変更することへの抵抗感も一因となります。

これらの障壁を解決するためには、初期段階でのコストを抑えることができるクラウド型のワークフローシステムを選ぶことが有効です。また、外部の専門家を活用することで、導入初期のサポートを受けることも一つの手です。

とはいえ、外部の専門家の活用はコスト面で厳しい場合もあり、そういうケースでは「専門知識を持った人材」を必要とせず、一般社員が導入を推進できる、なるべく「簡単操作」のツールを選択することが導入障壁を大きく下げることとなります。

最近では、「簡単操作」をうたったノーコード・ローコード製品も出回り始めています。

ノーコード・ローコードでも難しい場合の対策

昨今流行りのノーコード・ローコードのツールは、プログラミングの知識がなくても使えるため、多くの企業で利用され始めています。しかし、それでもいざ使ってみると難しいと感じる場合があります。誰でも使うことが出来ず、やはりシステム管理者の属人化が発生してしまっていることも少なくありません。

このような場合、操作が直感的で簡単なツールを選ぶことが重要ですが、新たな操作方法を習得する必要が多くなく、これまでの業務で利用してきたツール操作の延長で利用できるツールを選択するのが得策です。オフィス系ツールの操作であれば、多くのユーザーが特別な教育なしに基本操作が行えますので、こういったツールを活用したシステムであれば障壁は低くなるうえに、導入後の属人化を防ぐことにも繋がります。

また、導入時に詳しいマニュアルやトレーニングを提供してくれるベンダーを選ぶことも、スムーズな運用に繋がります。

エクセルを活用した簡単なフォーム作成

オフィス系のツールの中でも、エクセルは非常に多くの方が利用しているツールです。複数人でのデータ管理などにおいては様々な課題もあるエクセルですが、フォーム作成においては非常に優れた帳票ツールと言えます。エクセルを使ったフォーム作成は、多くの企業にとって馴染みやすい方法です。既にエクセルを使いこなしている社員が多い場合、この方法は特に有効です。

エクセルを用いることで、特別な知識やスキルを必要とせずに、簡単にフォームを作成・管理することができます。また、エクセルファイルをワークフローシステムにアップロードするだけで、すぐに使用可能なフォームとして活用することができます。

ワークフローシステムは、業務システムの中でも改変が多く発生するシステムです。新たな申請書の追加や、既存フォームの修正（項目追加や変更・削除など）も珍しくない中、その対応がエクセルの操作を中心でできることは、IT部門への業務集中を防ぎ、変化する業務にシステムが遅れることなく追随していく状況を実現します。

IT部門以外でも運用可能なシステムの選び方

IT部門に頼らずに運用できるシステムを選ぶためには、操作が簡単で直感的なインターフェースを持つシステムを選ぶことが重要です。また、導入後のサポート体制が充実しているベンダーを選ぶこともポイントです。

さらに、社内でのトレーニングプログラムが充実しているシステムを選ぶことで、IT部門以外の社員でもスムーズに運用を開始することができます。これにより、全社的な導入が促進され、業務効率化が進むでしょう。

Excel申請書がそのまま使えるAppRemo

ワークフローシステム「AppRemo」 は、Excelで作成された申請書データをそのまま ワークフローシステム として活用できる画期的なサービスです。もし既存でお使いの申請書がExcel形式であれば、新たにWebフォームを作成する必要がありません！従来の申請書をそのまま使用できるため、利用者にとっても馴染みやすく、導入がスムーズです。
新たに作成するとしてもエクセルの操作で申請書が作成できるため、管理者の負担も軽減し、スピーディーに運用を始められる点が特徴です。

IT部門以外の社員でもスムーズに運用を開始することができるため、全社的な導入が促進され、業務効率化が進むでしょう。