紙の申請業務が抱える課題とその解決策
2社の事例もご紹介

紙の申請業務があなたの企業の効率を低下させている理由を知っていますか？

紙の申請業務に潜む時間とコストの罠

紙の申請業務には、多くの時間とコストがかかります。まず、申請書の作成から承認までのプロセスが手作業で行われるため、関係者全員が書類を確認し、サインをするまでに多くの時間が必要です。さらに、紙の申請書を印刷するコストや、配布・回収するための人件費も無視できません。

このようなプロセスは、特に複数の承認者が関与する場合や、承認のために物理的な移動が必要な場合には、時間がかかりすぎることが多く、その結果、企業全体の業務効率が低下します。

紙の申請書の保管と管理の困難さ

紙の申請書を長期間保管することは、スペースの確保や管理の手間がかかる上、大量の書類があると紛失や破損のリスクも高まります。また、過去の申請書を必要な時に迅速に見つけ出すことは容易ではなく、検索に時間がかかることも少なくありません。

さらに、紙の書類は災害や事故によって簡単に失われる危険性もあり、これに対するリスク管理も必要となります。

人為的ミスとセキュリティリスクの増大

紙の申請業務では、人為的ミスのリスクも大きくなります。例えば、書類の記入漏れや誤記入、承認者のサイン忘れなどが発生しやすく、これが原因で申請が遅れることがあります。また、紙の書類は誰でも簡単に閲覧できるため、情報漏洩のリスクも高まります。

特に、機密情報を含む書類が不適切に扱われると、企業の信用を損なう重大なセキュリティ問題に発展する可能性があります。

ワークフローシステム導入で解決する方法

これらの課題を解決するために、ワークフローシステムの導入が効果的です。電子申請により、申請書の作成から承認までのプロセスが自動化され、時間とコストを大幅に削減できます。また、電子データとして保管されるため、スペースの問題や紛失のリスクも軽減されます。

さらに、ワークフローシステムは承認プロセスを可視化し、承認状況をリアルタイムで確認できるため、申請業務の進捗管理が容易になります。また、セキュリティ機能が強化されているため、情報漏洩のリスクも低減されます。

成功事例：デジタル化で業務効率を向上させた企業

ワークフローシステム「AppRemo」を導入することで、申請業務の効率が劇的に向上します。以下で紹介する企業様では、以前は紙の申請書を使っていたため、承認プロセスで時間がかかっていましたが、デジタル化により承認にかかる時間が大幅に短縮されました。

さらに、過去の申請書を簡単に検索できるようになり、業務の透明性も向上しました。この成功事例からも分かるように、ワークフローシステムの導入は、業務効率の向上とコスト削減に大いに貢献します。