導入事例:小林住宅株式会社 様

ペーパーレス化を実現できるワークフロークラウド
~紙・ハンコ・ファイルサーバ管理から、申請・承認業務の見える化へ~


「Excelのフォーマットや操作感の慣れているところは変えず、変えるべきところを変える良さ」

昭和21年創業、関西の住宅メーカーとしてお客様と共に成長してきた小林住宅株式会社様。(以下、小林住宅)ワークフロークラウド導入までの経緯や導入効果についてお伺いしました。
稟議書などの申請書だけでなく、住宅購入ご検討者様の情報を集約した「お客様カルテ」の更新や共有を、 ワークフロー導入により、ペーパーレス化と効率化が推進できた導入事例です。

小林住宅株式会社 様

会社概要
小林住宅株式会社について

 ―外断熱供給実績、関西No.1の住宅メーカー

小林住宅は大阪市に本社を置き、1946年の創業以来、一戸建て注文住宅の専業メーカーとしてお客様とともに感動や満足を共感できるお家造りを提供している、日本戸建住宅のパイオニアです。創業からのおよそ70年の間、日本人の生活スタイルや気象状況など住環境が大きく変化する中で、この変化を見据えて、海外の建築様式を積極的に取り入れ、小林住宅は戦後日本の住宅産業の中で先駆的役割を果たしてきました。

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2010年には、「ダブル断熱」を発表し、厳しい気象環境になりつつある日本の住宅に新しい方向性を打ち出しました。小林住宅の「外断熱住宅」は、家中の温度差が少なくヒートショックや結露の心配が少ない健康で快適な空間を創出します。
「売るための家ではなく、住むための家造り」をモットーに、時代を先取りした住宅を供給し続けています。

小林住宅はいくつかのチームが分業しながら家造りを進めています。営業が住宅展示場でお客様の話をお伺いし、デザイン室(設計・インテリアコーディネーター)、工事部、管理部がそれぞれの役割を連携させ、お客様を支援しています。全社員が現場に出ることも多く、お客様視点で快適な住宅をご提供している企業なのです。

 

大きな課題となっていたこと

 ―お客様カルテの承認状況が見えない
 ―最新情報や修正履歴がわからない

小林住宅はお客様に対し、チームで最適な家造りを提供できることが強みです。チームでの家造りを支えているひとつの手法に「お客様カルテ」があります。お客様情報や住宅へのご要望、各自治体へ提出する申請管理、プラン設計から着工、引き渡し日までの工程情報が一元化されたものがお客様カルテです。小林住宅のチームが物件の引き渡し業務を円滑に進めていくためには、各ステップごとに関連する担当者の確認や承認を取り、お客様カルテを更新し、いつでも最新状況を把握できる必要があります。更新にあたっては、修正履歴の保存も重要です。

お客様カルテはExcelで作成されており、紙に印刷後、ハンコを押して運用している時代もありました。住宅展示場と本社を書類が行き来するために発生する遅延が課題となり、ファイルサーバーにお客様カルテを格納し、更新のたびにメールで各担当に連絡するスタイルに変えていきました。しかし小林住宅のチームは現場に出ていることが多く、承認作業が停滞する課題は依然として解決しませんでした。デザイン室とお客様の打合せ内容から着工日が変わっても、営業に情報共有されていないケースもありました。お客様カルテのファイルサーバー運用では、限界が近づいていたのです。ちょうどその頃、社長から「紙が多い。ペーパーレス化を検討しよう」という指示が出たのでした。

多くのワークフロークラウド製品のトライアルを繰り返し、なぜ「AppRemo」を選定したのか?

―5製品をトライアルしてわかったこと
 ・Excelが使えるワークフロークラウドが自社に合っていた
 ・手厚いサポートをしてくれるベンダーを選定したかった

現場の業務改善のため、お客様カルテ、稟議書、そして、各自治体へ建設の承認を受けるために必要な確認申請依頼書をペーパーレス化して、申請・承認業務を効率化するためにワークフロークラウドの検討に入りました。経営管理部と総務部が協力して、4製品に絞りトライアルを実施することにしました。トライアルを重ねていくと各製品の特徴が理解できてきました。第一に、簡単操作とうたわれている帳票設計のエディターも実際は思った以上に使いづらく分かりにくいこと。また、承認ルートの自動設定のために必要となる組織情報の事前整備・登録が面倒なことも認識しました。

トライアルを進める中で気づいた最大のポイントは「製品機能重視ではなく、自社の状況・運用に合ったワークフロークラウドを選ぶべき」ということでした。例えば、帳票設計の使いにくさの解決策としては「現在のExcelフォーマットを変えず、そのまま使えるワークフロークラウド」を、また組織情報設定のわずらわしさは、どの製品でも大きく変わらないと判断し、手厚くサポートしてくれるベンダーを探しました。

当初の4製品では希望を満たせず、改めて選定をすすめ、5製品目として見つけたのが、Excelで運用できるワークフロークラウド「AppRemo」でした。

「AppRemoならExcelベースで帳票設計できるので簡単だろう」「Excelに慣れている為使いやすいだろう」と考えました。課題であった組織情報設定をはじめ、ワークフロー運用全般に関するサポートを、トライアル時からしっかりやってくれる担当者の姿勢にも安心感が持てました。「自社に合ったワークフロークラウド」はAppRemoだったのです。その後トライアルを経て、わずか2ヶ月での全社稼働に結び付けられました。

AppRemoの導入効果について

1)チームで申請と承認をつないでいく意識が向上した

以前はお客様カルテをファイルサーバに格納し、連絡はメールなど、バラバラな管理で申請・承認業務を行っていました。AppRemoは1つのシステム上でチームの申請・承認が完結できるため、進捗状況がとても分かりやすくなりました。「どの担当者が申請を止めているのか?」「何が理由なのか?」が見える化できたのです。
「お客様の家造りの工程を進めていくための“申請・承認業務をつないでいく意識”が高まった」と花﨑様は語ってくれました。

2)メッセージをチャットに記載すると承認がスムーズに

「AppRemoはExcelの良いところを活かして、ワークフローをシステム化できているので、とても使いやすい」と奥村様はおっしゃいます。そのなかでも特に気に入っている機能が「チャット機能」だそうです。デザイン室は、設計やインテリアコーディネイトなどに使用する様々な図面や申請書類があります。例えばワークフロー申請時に「まだできていない図面、揃っていない申請書類があるが〇〇作業は進められます」というちょっとしたメッセージを、AppRemoのチャット機能に添え、次の承認者に伝えることができます。コメントではなくチャットなので、次の承認者から追加質問などの連絡も返すことができ、双方向でのコミュニケーションにより、お客様への対応をスムーズに進めることに繋がりました。

また、これまではメールや電話などの個別のやり取りで対応していたため、煩雑になることもさることながら、暫くしてワークフローを見返したときに、理由が不明で再確認が必要となることなどもありましたが、チャットの細かなやりとりの履歴まで申請情報と一緒に保存され、大変便利だと感じています。

3)社長がスマホで簡単操作!承認も差戻しも迅速になった

現在小林住宅では、社長権限で最終決裁すべき事項が多くあります。以前は社長がオフィスにいることが分かれば、承認のハンコをもらうため稟議書を持って並ぶこともありました。逆に現場に出ていて不在であれば、最終承認が遅れてしまうこともあったのです。しかしAppRemoが導入された今、オフィス外からでも確認が必要な申請は社長がスマホで直接確認・承認操作が実施できるので、決裁の迅速化につながりました。当然、NGの場合もありますが、その場合の差戻しも速くなりました。申請情報に差戻しの理由も記載されているため、社長からの改善指示が担当者に直接伝わるようになり、申請・承認業務が健全化していったのです。AppRemoはマニュアルを見なくても、直観的に操作できるので、対応すべき事項も多く忙しい経営者にも使いやすいシステムと言えるでしょう。

今後、取り組んでいきたいこと

 ―Excelなのにデータベース化できる強みを活かし、
 お客様のための分析や事業計画に活用していきたい

小林住宅のAppRemoを活用した次の展開としては、いまだ紙やExcelで残る申請書や依頼書をシステム化し、ペーパーレス化の範囲を広げることです。これまではデータ化できていなかったため、家造りの実績に対する分析に時間を要していました。例えば着工から引き渡しまでの、住宅別・地域別・期間別などで分析したいとしても、お客様カルテのデータ集計は、その都度、紙かExcelを見直さないといけないという無駄が生じていました。しかしAppRemoであれば、Excelで作成されたお客様カルテをワークフローで申請すると同時に、必要な項目をデータ化することができ、集計されたデータから各工程の分析も容易で、お客様のための家造りの改善に役立てることができます。

小林住宅様の現在の事業対象エリア近畿2府4県は、今後の事業成長から拡大していく事が期待されています。その時、ペーパーレス・クラウドという武器を持つ小林住宅様は柔軟に組織で対応ができるでしょう。そしてお客様が快適に暮らせる家造りを提供し続けていくのです。

  • 記載している企業情報および記事内容は、取材時(2021年10月)のものです。
  • 記載されている社名、商品名などは各社の商標登録です。内容の無断複製・転載の一切を禁じます。

小林住宅株式会社

企業サイト :https://dreamhome.co.jp/
従業員数 : 62名 ※2021年6月1日時点
設立 : 昭和21年2月16日
事業内容 : 住宅の企画設計及び総合請負、建築工事業、土地付住宅の販売、リフォーム、増改築、住宅・店舗の賃貸及び管理

花﨑 一郎氏

営業部
サブリーダー
花﨑 一郎氏

奥村 航氏

デザイン室
設計課
奥村 航氏

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