導入事例:三井不動産レジデンシャルウェルネス株式会社 様

素早く導入、簡単に使える
ワークフローシステムAppRemoで事業拡大を支援
~ 事業所や社員が増えても、迅速な申請・承認業務ができる環境づくりへ ~


メールやExcel、紙による申請・承認業務から、スムーズにシステム移行業務部門の生産性が向上するワークフローシステムAppRemoの魅力とは?

人生100年時代を迎える中、シニアの方がより自分らしく暮らして頂ける「シニアのためのサービスレジデンス」を提供する三井不動産レジデンシャルウェルネス株式会社様(以下、三井不動産レジデンシャルウェルネス)。
新規事業の取組みをスタートさせ、今まさにこれから大きく成長する企業組織を、規模を問わずシームレスに下支える電子決裁・ワークフローシステムとしてAppRemoを導入し早期に効果を実感できた導入事例をご紹介します。

三井不動産レジデンシャルウェルネス 様

会社概要
三井不動産レジデンシャルウェルネス株式会社

 ―お一人おひとりの、自由で豊かな暮らしを支える。”シニアのためのサービスレジデンス"

三井不動産レジデンシャルウェルネス株式会社

三井不動産レジデンシャルウェルネスは、2017年9月、三井不動産レジデンシャルのシニアレジデンス事業への参入に伴い、新しい三井のすまい“シニアのためのサービスレジデンス”の営業・運営を担う企業として誕生しました。快適さと上質さに包まれた暮らしを実現するレジデンスには、充実した毎日のお食事やホームアテンダントサービス、生涯にわたる安心の介護・医療支援体制も兼ね備えています。現在は2つのレジデンスを運営しており、今後も新たなレジデンスを開業していく予定です。三井不動産レジデンシャルウェルネスでは「お一人おひとりの、自由で豊かな暮らしを支える」ことを目指しています。

※三井不動産レジデンシャルウェルネスが運営する物件は、お客様に「レジデンス」と呼ばれています。
ご契約までを担当する営業部、運営する運営部、業務全体を管理する業務部により構成されています。

課題となっていたこと

1)社員の在宅勤務が増え、メールによるExcel申請書の回覧では業務が回らなくなってきた

三井不動産レジデンシャルウェルネスでは、レジデンスの営業・運営に関する様々な業務が存在します。

例えば、入居検討顧客との入居契約、様々なパートナー企業との業務委託・提携契約、館内外で開催されるアクティビティの企画・運営業務などがそれにあたります。これらに関する数多くの申請・承認業務は、従来、紙の申請書を回すことで実施していましたが、昨今の在宅勤務の社内への浸透と合わせて、Excel申請書をメールで回覧するようになっていました。それでも一部の申請は、紙に出力し承認印を押印して回覧される場合もあり、メールとExcel、紙が溢れていたのが実情です。日々コロナ禍による在宅勤務が増えるにつれ、紙での押印や回覧が必要なものの業務負荷が顕著になってきました。

加えて、承認遅延への影響も大きくなっていきました。以前からメールで回覧する申請書の承認遅延は課題となっていましたが、出社している場合は業務部から承認者となる上司の方に直接声がけしカバーできていました。しかし、在宅勤務下では電話連絡という非効率なやり取りが頻発していました。承認遅延が業務遅延に影響することの回避が喫緊の課題でした。

2)新たなレジデンスのオープンを目前に、業務部の処理は限界に近づいていた

そういった在宅勤務下の課題を感じつつある中、さらに新たなレジデンスの開業が予定されていました。レジデンスはご入居者様の生活の場であり、営業部や運営部の社員が常駐する事業所でもあります。事業所が増えれば社員が増え、それと比例して申請数が増えていきます。申請数が増えれば、紙の押印や回覧、承認遅延を知らせる声掛けも増えることが見えており大きな悩みどころでした。

新たなレジデンスがスタートする2021年8月までに、これらの課題を解決しなければ、全社の申請・承認業務が回らなくなるのは誰もが感じていました。その時期は、あと数ケ月に迫っていたのです。

課題解決のためにAppRemoを導入

・親会社でも使っている安心感と手厚いサポート
・既存「Excel申請書」の活用で、システム化の負担減

先に述べた申請・承認業務の課題を解決するため、ワークフローシステムの導入検討に入りました。複数製品を比較検討することとなりましたが、まず候補に挙がった製品がAppRemo(アップリモ)でした。親会社がすでに導入・運用しているワークフローシステムという安心感もありましたが、それ以上に製品検討時の支援が非常によかった点も大変助かりました。また、三井不動産レジデンシャルウェルネスでは「“最終承認後”に決裁番号を採番する」という要望を実現したかったのですが、今回検討した製品の中ではAppRemoだけが実現できたこともあり、正式導入に至りました。

その後、新たなレジデンスのオープン日が迫る中、AppRemoに導入を決めてからのシステムエグゼ社の支援は、導入検討時と変わらず期待通りの手厚いものでした。AppRemoのシステム設定にあたり、事前に整理すべき事項なども担当者が親切に教えてくれたため、短期間しかない中でも稼働準備を進められました。

この支援に加え、AppRemoがもつ「Excel申請書で申請フォームが作成できる機能」も準備作業を後押ししてくれました。従来の運用で利用していたExcel申請書をそのまま使って申請フォームが設定できるので、新規作成の負担がなく迅速に進められたのです。

こうして、導入決定から短期間で、AppRemoの全社稼働はスタートしました。それは、新レジデンスオープンの1ケ月前でした。

AppRemoの導入効果について

1)申請・承認の見える化を実現!承認まで迅速に流れる

AppRemoを導入したことで、承認遅延は大幅に改善しました。今までは、日々多忙を極める上司が、大量のメールの中から承認依頼メールを探さなければならず負担が生じていました。メール添付のExcelを開いて確認しなければならないというひと手間もあったため迅速な内容確認・承認処理ができてなかったのですが、今では承認者はAppRemoを確認すれば「要確認一覧」リストから承認すべき申請が一目でわかるようになりました。

申請者は、申請がどこまで回っているのかが把握でき、停滞していれば、督促メールをわずかな操作で送付することもできます。この「申請・承認の見える化」により社内全体のワークフローが迅速化され、レジデンス運営のためのスムーズな発注や手配ができるようになったのです。

2)申請数が増えたのに、業務部の生産性は向上した

新レジデンスの開業に伴い処理すべき申請数も増えましたが、業務部の生産性は向上しています。
AppRemoによる申請・承認状況の見える化により、承認遅延を督促する作業は減りました。また、以前はメールで申請書を回していても、業務部で別途「申請情報を纏めた一覧表の作成」、「紙の申請書のファイリング作業」を実施していました。現場から「以前申請した申請書を送ってください」「あの申請書はどこにありますか」という問合せもたびたびあり、都度そのファイルから探し回答対応していましたが、これも大きな手間でした。
AppRemoを導入した現在では、申請情報はAppRemoのシステム内にデータとして一元管理され、現場担当者自身がいつでも検索し参照できるため、業務部側では一連の作業が不要になりました。

【お客様コメント】業務部 川井様、宮田様
「レジデンスが増えても、AppRemoで申請・承認業務の効率化されたので、業務部の仕事はしっかり回っています!」

3)事業所や社員が増えても対応できるシステムへ

三井不動産レジデンシャルウェルネスでは、シニアのためのサービスレジデンスを今後もさらに増やしていく予定です。レジデンスは事業所でもあるため、常駐する社員も申請数も右肩上がりで増加します。
以前の申請・承認業務のやり方では、これらの増加にはとても対応できませんでしたが、今は違います。AppRemoの導入で申請・承認状況が可視化され、承認手続きが迅速に流れるようになったからです。業務部の作業も効率化され、今まで以上の件数をスムーズに処理できるようになりました。

レジデンスや社員、申請数が増えても、柔軟に対応できるワークフローシステムが構築できたのです。三井不動産レジデンシャルウェルネスは今後も事業拡大を続けながら、「お一人おひとりの、自由で豊かな暮らし」の実現を目指していくでしょう。

【お客様コメント】 営業部 吉田様
「事業所から申請方法について問合せがあった場合も、AppRemoの操作マニュアルは充実していて、操作も簡単で説明しやすいです」

今後、取り組んでいきたいこと

 ―人事系などのレジデンス運営関連以外の申請書にも利用範囲を広げて、利用効果を高めていきたい

AppRemoは現在、レジデンス運営事業に関わる申請・承認業務で活用されています。その他人事系の申請をはじめ、社内にはまだ紙で運用している申請業務なども残っていますので、今後利用範囲を広げていく予定です。ワークフローシステムの便利さを知ったことで、素早く浸透していくと考えています。
人生100年時代を迎え、高齢者の方々が活き活きと過ごしていただくための環境や空間を運営し続ける三井不動産レジデンシャルウェルネス。「シニアのためのサービスレジデンス事業」はこれからも成長を続けていきます。ワークフローシステム「AppRemo」が、三井不動産レジデンシャルウェルネスの成長を支えていく重要なシステムの一つになっていくでしょう。

  • 記載している企業情報および記事内容は、取材時(2022年1月)のものです。
  • 記載されている社名、商品名などは各社の商標登録です。内容の無断複製・転載の一切を禁じます。

三井不動産レジデンシャルウェルネス株式会社

企業サイト:https://www.mfrw.co.jp/
従業員数:52名 ※2022年1月時点
設立:平成29年9月8日
事業内容:「シニアのためのサービスレジデンス」の営業・運営

川井 麻梨子氏

業務部
川井 氏

吉田 ますみ氏

営業部
吉田 氏

宮田 紀子氏

業務部
宮田 氏

「AppRemo」を始めませんか?