AppRemo導入の経緯と抱えていた問題

親会社からのスタンドアロン。自社独自のシステムを構築することに

—AppRemoを導入することになったきっかけや経緯について教えてください。

岡本様：当社は長年、大手電機メーカーのグループ企業として主にプリント基板の製造販売を事業としてきましたが2020年1月、スピンアウトされました。それまでは親会社のインフラを利用できましたが数年以内を目途にそれらをFICT独自のものとする必要に迫られ、社内では「スタンドアロン」と称して、様々なプロジェクトが進められてきました。それまで使っていた社内システムを刷新する必要があったため、FICT独自のシステムを早急に実装する必要に迫られたのです。この機会に私たちは課題を抱えていた申請業務のシステム化を考え、既に市場で販売されている既成のワークフローシステム製品・サービスを徹底的に調べました。そこで出会ったのが、AppRemoだったのです。

申請から稟議の承認まで最長1カ月。業務の効率化は不可欠だった

—旧来の申請業務にはどのような問題があったのでしょうか？

岡本様：それまで当社の申請業務は基本的に紙と押印でした。特に大きな課題だったのが稟議です。申請を上げる各部署の担当者が、紙の申請書を持って役員など決裁権者を回ります。メールを使うこともありますが、いずれにしても、かなりの時間と手間がかかっていました。
黒田様：早く決裁が必要な状況下、決裁者の不在による物理的押印の困難さや、メールや回覧で回議する場合、誰の決裁待ちなのか状況が分からないことも。
岡本様：最終的に約1カ月かかることもあり、業務の効率化は不可欠でした。

AppRemoがもたらした問題解決

既成のシステムのほとんどがWebフォーム型。しかしAppRemoは違った

—AppRemoを選んだ決め手は何だったのでしょうか？

岡本様：各社からいろいろなシステムを提案されましたが、そのほとんどがWebフォームを使ったシステム。どんなに性能が良くても当社が導入するには問題点がありました。当社の申請書はExcel機能を使ったスケジュールやグラフ、画像などが入っているものが多く、資料がたくさん添付されているものもあります。Webフォーム型だとそれらを最初から作り直さなければならなく、大きなネックとなっていました。その課題をクリアできるのがAppRemoだったのです。
黒田様：やはりExcelがそのまま使えるというキャッチフレーズは目を引きましたね。Excelのレイアウトをそのまま再現できるという製品はありましたが、AppRemoはグラフや画像挿入といったExcelの機能がそのまま使えるというのは当社にとって大きかった。それに営業担当の方が当社の課題と導入について真摯に向き合ってくださり、運用上の相談がしやすかったことにも好感が持てました。

—無料トライアルを経験されてからの導入ですが、トライアルはどのように役立ちましたか？

岡本様：他社のシステムもいくつか体験しましたが、やはりAppRemoがシンプルで使いやすく、使用感や操作性の面で一番でした。
黒田様：それまで使っていたExcelの機能、例えば制御や関数、プルダウンメニューなどがそのまま使えることが確認でき、PCにあまり詳しくない人でもこれなら大丈夫だと思いました。とにかく実際にシステムを運用する各部署の担当者が使えなければ意味がありません。事前に体験できたことや、トライアル後の意見や感想のヒアリング結果で、当社の業務や運用ニーズとマッチしていると実感できました。

期待通り、AppRemo導入で業務は大きく効率化された

—AppRemo導入後、大きく改善された点はどのようなところですか？

黒田様：何と言ってもスピーディーに申請が承認されるようになった点です。回議ルートや進捗状況が一目でわかるようになりました。承認する側からしても、申請書の内訳が分かるので、重要度や緊急度などを簡単に把握することができます。

—業務の効率化が実現されているということですね？

黒田様：大幅に時間短縮ができ、効率化されました。紙の申請書を持って工場内を行き来するムダな時間がなくなりました。システム上で確認・承認できることによる時間の削減は助かります。メールで送っても、受け手は該当のメールを探すのも大変です。

—具体的に業務にどのような影響をもたらしましたか？

岡本様：サマリーが出せるので、例として、年間の申請件数など集計が簡単にできます。これをデータベース化し、分析できるのはいいですね。部署内フローも簡単に作れます。それと承認する側の意識も変わってきました。スピーディーに決裁できる一方で、申請書をじっくり見てから承認することができるようになりました。
黒田様：申請者が机の前に立って、「これにハンコください」と待機されるのは（笑）。また、既存の申請書を流用できることでシステムの定着化にスピード感を持たせたかったこともあり、既視感を保ちつつルールを変えずに、承認には押印をするプロセスをあえて残しました。ただ、現在はすっかり定着しているので、改版可能なもの・新規で作成する申請書類はハンコレス化に移行しています。

社内のユーザー満足度も高いAppRemo

社員が使いこなせてこそのシステム導入。その点AppRemoは…

—AppRemo導入後、社内の評価はいかがですか？

岡本様：「承認時間が短くなった」「進捗が確認できるようになった」「集計が短時間でできるようになった」などの感想をもらっていて、とても好評です。導入に当たりユーザー満足度や使用感は一番こだわったところではあります。導入後に満足度調査もしました。
伊藤様：アンケート調査が行われた際、新システムが業務の役に立ったかどうかという質問に、ほとんどの方が役に立ったという回答で、メリットとしては「承認の手間が省ける」「効率化できた」などが挙げられ、デメリットについては、全員が「特にない」、という回答でした。ユーザー視点でも本当に使いやすいと思います。気になる点も現状では特に見当たりません。

AppRemo運用中の課題

「使える」からこそ、見えてくる課題

—現在、AppRemo運用において直面している課題はありますか？

黒田様：当社にとってAppRemoの重要性は増しています。だからこそシステムに不具合があると業務がストップしてしまうので、これからも安定した稼働をお願いしたいです。具体的な課題としては、予約機能があると嬉しい。組織変更がある場合、事前に変更登録はできますが、例えば3月31日から4月1日の切り替えは手動でやらなければなりません。
岡本様：社内の他のシステムとの連携、例えば稟議申請後に購買システムに連携していくなど出来ればいいですね。

—これらの課題に対して対策は講じているのでしょうか？

黒田様：今のところ特に対策はしていませんが、システムエグゼさんに頑張ってもらうしかありませんね（笑）。エグゼさんは私たちの声をよく聞いてくださるので、期待しています。