仕事の中で様々な申請を上げることがありますが、その承認依頼はどのようにお願いしていますか？テレワークの普及に伴い働き方が大きく変わっていく中で、まだ申請書を紙に印刷して直接渡して承認をお願いするといった方法を取っていませんか？チーム内で文書を回覧する際も、閲覧したら回覧者の確認欄にサインするといった方法を取っている会社もあるのではないのでしょうか。このような方法は出社が前提として考えられており、これからの新しい働き方には合わないでしょう。本記事では、今までの承認・回覧の問題点を整理し、改めて見直していく方法を解説したいと思います。
承認を依頼する側と承認する側の問題点
みなさんは普段の業務でいろいろな申請をする際、どのような方法で承認してもらうことが多いですか？まずは、承認を依頼する側の視点で考えてみましょう。
一番多いのは「紙に印刷したものを上司に直接渡して承認をもらう方法」だと思います。そのほかにも、「作成した申請書のファイルをメールに添付して承認をお願い」したり、「共有のフォルダに格納して確認・承認をもらう」などがあげられます。
このような方法で承認を依頼した場合、承認を依頼する側、承認する側にもいくつかの問題点が出てきます。
【承認を依頼する側の問題点】
- 上司が外出時には承認がもらえない
- 申請書をメールに添付する際、間違った宛先に送ってしまう
- 承認の進捗状況が確認しづらい、どこまで承認がまわっているか分からない
【承認する側の問題点】
- 承認のため、出社もしくは自席での確認が必要になる
- 承認すべき申請書が埋もれてしまう、承認依頼のメールを見落としてしまい、承認が遅延する。
- 申請書が保存されている共有フォルダに接続できないと、申請内容が確認できない
そのほかにも、紙で申請書をまわしていると紛失リスクや保管の手間がかかるなど、ペーパーレスの観点からの問題点も発生してしまいます。
回覧の問題点
関係者に文書を回覧してもらうために、どういった方法を取っているでしょうか？
紙に印刷した文書を回覧形式で順々に見てもらう方法が一番多いのではないかと思います。事業所など拠点が離れている場合は、文書をメールで送るか、共有フォルダに格納して見てもらう方法が一般的でしょう。
また、回覧したという事実をどう記録として残していますか？
紙での回覧であれば何かしらチェックやサインを記載し、メールであれば確認した旨を返信することで記録が残せます。共有フォルダによる確認であれば、確認リストに確認日や名前を記載し証跡として残せます。ただし、これらの方法にもいくつか問題点がみうけられます。
【回覧方法の問題点】
- 回覧の進捗状況が分かりづらい
- 既読、未読の改ざんができてしまう
- 書類が、関係ない第3者に渡ってしまう危険性がある
上記のような回覧方法は、回覧状況が分かりづらいだけではなく、第3者へ情報が漏れてしまったり、改ざんされてしまうなど、機密情報管理における重大なリスクをはらんでいるのです。
承認方法と回覧方法を見直すとしたら？
上記のような承認、回覧を見直すにはどうしたらよいのでしょうか。最適な承認・回覧方法のポイントを改めて整理してみました。
【最適な承認・回覧の運用ポイント】
- 出社せずとも、いつでもどこでも承認・回覧ができる
- 承認・回覧すべき申請書が分かりやすく確認できる。承認依頼の自動リマインドがある。
- 適切な承認者、回覧者のみ申請情報が確認できる（第3者の閲覧不可）
- 許可された申請者・承認者以外は、申請情報を修正できない
- 承認、回覧履歴は改ざんできない
このような仕組みがあれば、承認・回覧の問題点を改善ができます。そして、これらを解決するために利用できるのが「ワークフローシステム」と呼ばれるITツールです。ワークフローシステムを使うと、Web上で申請・承認（回覧）がおこなえるので、いつでもどこでも作業が進められ、進捗もリアルタイムで確認できます。承認漏れがおきないよう、承認すべき申請書が分かりやすく画面上に表示され、リマインドメールでプッシュもしてくれます。
加えて、適切な承認ルートが自動的にセットされるので、第3者への情報漏洩リスクが回避でき、証跡管理も徹底しているので改ざんリスクもなく、内部統制強化にも貢献します。
まとめ
承認・回覧方法を見直せば、作業がスピーディーに進むだけでなく、様々なリスクを回避し安全に業務が遂行できます。現状の承認・回覧方法にお困りの方は、ぜひワークフローシステムの導入を検討してはいかがでしょうか。
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