申請管理システムで社内手続きをオンライン化! 導入を成功させる5つのポイント

 2022.10.26  株式会社システムエグゼ

さまざまな社内手続きの円滑化を図りたいと考えているのであれば、申請管理システムの導入が有効です。システムの導入によって、業務効率化やペーパーレスなどを実現できるほか、意思決定のスピードも高まります。本記事では、申請管理システムの導入で得られるメリットや、導入を成功させるポイントなどについて解説します。

申請管理システムとは?

申請管理システムとは、従来紙で行っていた申請や承認の業務をオンラインで実行できるツールであり、ワークフローシステムとも呼ばれます。従来、経費や休暇などの申請は所定の用紙に必要事項を記入したうえで稟議にかける手法が一般的でした。

しかし、紙を用いた稟議は申請状況を把握しづらいほか、決裁を受けるまで時間がかかってしまうというデメリットがあります。一方、申請管理システムを導入すれば、システムの申請フォームを用いて申請や承認業務を行えるばかりか、リアルタイムで申請状況のチェックもできます。

また、多くの申請管理システムには、業務の効率化につながるさまざまな機能が実装されています。たとえば、記入ミスを防止できる自動チェック機能を備えたツールであれば、書き間違いによる手直しを回避できるため効率的に業務を進められます。

ほかにも、スピーディーなデータの検索機能や申請データの一括管理機能、金額の自動計算機能など、業務効率化と生産性向上につながる機能を備えたシステムが多く見受けられます。

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紙媒体での社内手続きによる問題

紙媒体を用いた社内手続きでは、さまざまな問題が発生します。たとえば、申請書類の紛失リスクです。複数の責任者に書類を回すケースでは、その過程で書類を紛失しかねず、手続きが大幅に遅れてしまう懸念があります。

経理部門においては、計算ミスの発生が問題として挙げられます。書類に直接記入するため、誤った数字を書いてしまうケースが少なくありません。その結果、申請手続きがスムーズに進まず、決裁までに多大な時間を要してしまうこともあります。

人事部門では、人材の採用や退社手続きなどにおいて、多大な手間が発生しやすいという課題があります。従業員の入退社時にはさまざまな人事手続きが発生し、扱う書類も膨大であるため、相応の時間と手間がかかります。

また、社内手続きを紙媒体で行っていると、基本的にオフィスでしか処理を行えません。そのため、テレワークで働いている従業員が、書類処理のためだけにわざわざ出社しなくてはならない、といったことが起こり得ます。

申請手続きの進捗を把握しづらいのも課題です。紙媒体では、どこまで書類が回っているのか分からず、手続きがどこまで進んでいるのか確認するのにも手間がかかります。

社内手続きに申請管理システムを導入するメリット

社内手続きに申請管理システムを活用すれば、申請から承認までの手続きをスピーディーに行えるため決裁期間を短縮できます。また、内部統制の強化につながるほか、働き方改革の推進につながるのもメリットです。

申請書などの決裁期間の短縮

システムの導入によって、社内手続きにおける決裁期間を大幅に短縮できます。システムを用いてオンラインで申請、承認の手続きを進められ、書類をやり取りする手間を省けるためです。

紙媒体を用いた従来の方法では、決裁権を有する複数の責任者を経由して最終承認者のもとへ書類が届けられます。その都度、書類をやり取りする手間が発生するため、必然的に決裁期間は長くなりがちです。

システムを導入すれば、このような無駄な時間をなくせるため、スムーズに手続きが進みます。申請する側も承認側もオンラインで手続きでき、申請状況もリアルタイムでチェック可能です。

内部統制の強化

システムの導入によって、内部統制の強化を実現できます。システム上で申請者や承認者、申請履歴などを適切にチェックできるほか、定められたルートでのみ手続きを進められるよう設計できるため不正も防げます。

紙媒体を用いた社内手続きでは、不正が発生しかねません。たとえば、本来3人の責任者を経由しなければいけないのに、時間短縮のため1人を飛ばす、最終的な権限をもたない者が承認してしまう、といったことが起こり得ます。

上記のようなリスクは、申請管理システムの導入によって回避できます。定められたプロセスを経ないと手続きを進められないためです。承認者以外が決裁できないため不正を回避でき内部統制の強化につながります。

また、システムで管理しているデータは必要に応じてスピーディーに取り出せます。そのため、監査法人による内部統制監査の際に、資料の提出を求められても、速やかに必要なデータを検索、抽出して提出できます。

ペーパーレス化による働き方改革

働き方改革の実現にはペーパーレス化への取り組みが必須です。ペーパーレス化を進めないと、柔軟で多様な働き方を実現できず、テレワークにも対応できません。

申請管理システムの導入によって、ペーパーレス化が進みます。理由は紙媒体を用いた稟議が不要となるためです。従来のような書類への押印や整理、管理なども必要ありません。

日々さまざまな社内手続きが発生すると、稟議書の数も膨大になり、管理にも多大な手間がかかります。書類を保管するための物理スペースも必要ですが、システムを導入すればそれも不要です。

ペーパーレス化を実現すれば、テレワークにも対応できます。社内で発生するあらゆる手続きをオンラインで行えるため、書類を処理するためにわざわざオフィスへ出向く、といったこともなくなります。

申請管理システムの導入を成功させる5つのポイント

申請管理システムの導入を成功させるには、まず目的を明確にしなくてはなりません。また、数あるシステムのなかから自社にマッチしたものを選定し、導入前の操作性チェックや導入後に浸透させる取り組みを進めることも大切です。

導入目的を明確にする

漠然と申請管理システムを導入しても、思うほどの成果は期待できません。そもそも、何のために導入するのかが明確になっていないと、導入そのものが目的となってしまうおそれがあります。

そのため、システムの導入を検討しているのなら、なぜ導入しなくてはならないのかをまず洗い出しましょう。現状における社内手続きの課題をピックアップすれば、導入しなくてはならない理由が見えてくるはずです。

また、自社が理想とするワークフローと現状の比較もしてみましょう。比較によって、何を改善すべきかを把握できます。それを把握できれば、おのずと導入すべきシステムが見えてきます。

自社の課題を解決してくれるシステムを選定する

申請管理システムは、さまざまな製品がリリースされています。システムによって価格や特徴、実装されている機能などが異なるため、しっかりと見定めたうえで導入を検討しなくてはなりません。

基本的には、自社の課題解決や目的達成を実現できる製品を選びます。そのためには、現状の課題を正確に把握する必要があります。そのうえで、気になる製品をいくつかピックアップし、機能や特徴などを比較しつつ選定を進めましょう。

どこまでの業務に対応できるのかも要チェックです。申請業務のみに特化したタイプもあれば、経費精算や勤怠管理などの機能を備えたもの、グループウェア一体型のものなど、さまざまな製品があるため注意が必要です。

導入形態についても考えましょう。申請管理システムには、大きくオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。前者はカスタマイズ性の高さや強固なセキュリティ環境の構築が可能である一方、多額の初期費用が発生しやすいデメリットがあります。

クラウド型は、大掛かりなシステムの構築が不要であり、初期コストを大幅に抑えられる点がメリットです。また、メンテナンスやアップデートもベンダーが対応してくれるため、運用面でも楽です。一方、外部サーバーを利用するためセキュリティに懸念がある、カスタマイズ性に乏しいなどのデメリットがあることを覚えておきましょう。

自社の従業員が問題なく使えるかどうかもチェックポイントです。特に、従業員のITスキルに偏りがあるケースでは、システムを使いこなせない者が出てくるかもしれません。導入前に操作性に優れているかもチェックしておきましょう。

導入前にトライアルなどで操作性を確認してみる

導入したいシステムをいくつかピックアップしたら、トライアル利用で機能や操作性などを確認してみましょう。スペックや特徴などをテキスト情報で把握していても、実際に使ってみないことには使いこなせるかどうかが分かりません。そのため、基本的には無料トライアルが可能な製品の選定をおすすめします。

トライアル利用をせずに導入してしまうと、現場の従業員が使いこなせないかもしれません。その結果、システムを選定し直さなくてはならなくなる、といったことが起こり得ます。余計な手間と時間がかかるだけでなく、コストも無駄にしてしまうため注意が必要です。

トライアル利用では、操作性を中心にチェックしましょう。ITスキルに関係なく利用できるか、視認性はよいか、使いやすいかといった部分を確認します。優れた機能を備えていても、従業員が使いにくいと感じるシステムでは業務に支障をきたすおそれがあるため、慎重にチェックしなくてはなりません。

なお、無料トライアルができるシステムの多くは、利用できる期間が決められています。2週間や30日など期間が限定されているため、トライアル利用できる期間を有効に使い、できるだけ多くの従業員がシステムに触れられるよう配慮しましょう。

無料トライアルがある有料のワークフロークラウド ご紹介記事
https://solutions.system-exe.co.jp/appremo/blog/workflow-cloud-product-selection#toc-5

導入後もフォローを行い、社内浸透を目指す

システムを導入しても、社内に浸透しなくてはメリットを得られません。高額な費用を投入して導入したにもかかわらず、システムが形骸化してしまうといったおそれがあるため、社内浸透を目指した取り組みが求められます。

まず、導入前には従業員へ分かりやすく説明しましょう。システムの導入によって、もっとも影響を受けるのは現場の従業員です。申請手続きがこれまでと大きく変化するため、現場に混乱を招きかねません。仕事のやり方が変わることに反感を抱く従業員が出てくる可能性もあります。

このような事態を避けるべく、なぜシステムの導入が必要なのか、現場の従業員にどのようなメリットがあるのか、といったことを事前にしっかりと説明しましょう。また、導入したあとスムーズに運用するための取り組みも必要です。

たとえば、マニュアルの整備やフォロー体制の構築などが考えられます。システムの使い方やトラブル時の対応などについて、丁寧に解説したマニュアルを整備すれば、導入後のスムーズな運用につながります。また、実際にトラブルが発生したときも想定し、万全のフォロー体制を整えておくと安心です。

申請・承認業務をExcelのまま完結!AppRemo(アップリモ)のご紹介

申請・承認業務の取り組み方が従来と大きく変わると、現場に混乱を招きかねません。現状の申請・承認業務にExcelを利用しているのなら、そのまま活用できるAppRemo(アップリモ)がおすすめです。

使い慣れたExcelをそのまま活用できる

AppRemoであれば、これまで申請・承認業務に使用していたExcelファイルをそのまま利用できます。新たにWebフォームを開発する必要がなく、システムへアップロードしたExcelファイルにブラウザから必要な項目を追加可能です。

慣れ親しんだExcelをそのまま使えるのは、大きなメリットです。システムを導入して、新たにフォーマットをゼロから作成しなければならないとなると、大変な手間が発生します。

Excelはオフィスワークに必須のツールといっても過言ではなく、多くの企業が導入しています。そのため、新たなシステムを導入しても従業員が翻弄される心配がなく、スムーズな運用が可能です。

また、従来使っていたExcelをそのまま使えるため、編集をしやすいのも魅力です。Excel形式を活用できるためPDFや印刷用帳票の作成も不要です。システムによっては、項目の追加や編集などが面倒なものもありますが、AppRemoならその心配がありません。頻繁に追加や編集の業務が発生してもスムーズに行えるため、効率的に業務を遂行できます。

細かく探せる、便利な申請書検索機能

紙媒体の申請書では、必要なときスムーズに取り出せないデメリットがあります。整理・ファイリングをしていても、膨大な書類のなかから探さなくてはならず、いたずらに時間を消費するケースも珍しくありません。

一方、AppRemoであればこのような課題も解決できます。システム上で管理しているデータをスピーディーに検索できる機能を実装しているため、必要に応じて求めるデータの取得が可能です。

AppRemoに実装されている検索機能は優れており、さまざまな情報から迅速に必要なデータを検索できます。書類の種類や申請した日時、記載された内容などから検索できるため、求めるデータを取得するまでの時間を大幅に短縮できます。

条件指定の柔軟性が高いのも特長です。たとえば、〇月〇日に申請された書類や、備考欄に〇〇と記入されている書類を探す場合、日付だけでなく全文一致・部分一致など細かく条件を指定して検索できるため、そのときどきで必要なデータを素早く入手できます。

多様な承認ルートも自動判定で楽々

申請者が使いやすいよう配慮しているのもAppRemoの特です。条件自動判定機能を実装しているため、複雑な承認ルートであっても申請者は気にすることなく手続きを進められます。

申請の内容によって、承認者や決裁者が変わるケースは珍しくありません。このようなシーンにおいて、その都度申請者が承認者を選択しないとならないとなると、手間がかかり面倒です。

AppRemoには自動判定機能が実装されているため、申請内容をシステムが自動的に判定し、条件に従って適切な承認者へ申請データが送られます。申請者は煩わしさを感じず、手間も大幅に軽減できます。

20名までならずっと無料で利用できるFreeプランもある

申請管理システムの導入にあたって、企業側が気になるのはコスト面ではないでしょうか。どれほど優れた機能を備えていても、高額なコストが発生するとなれば導入を躊躇してしまいます。

AppRemoは複数の料金プランを用意しています。なかには、無料利用できるフリープランもあるため、できるだけコストを抑えて導入したい企業にもおすすめです。

フリープランの特は、20名まで無料利用できる点です。10フォームまでしか利用できませんが、項目がそれほど多くない申請書であれば問題なく活用できると考えられます。

コストをかけずに申請管理システムを導入したい企業をはじめ、少人数でしか利用しない、申請管理システムがどのようなものなのか試用してみたい、といった企業にも適しています。導入も簡単で、AppRemoの公式サイトからオンラインで申し込みすれば、5営業日前後で利用開始できます。

まずはスモールスタートで取り組み、AppRemoの機能性や操作性をチェックしたうえで上位プランへ移行するのもよいでしょう。

まとめ

申請管理システムの導入によって、紙媒体を用いた社内手続きで生じるさまざまな課題の解決が可能です。決裁期間の短縮やペーパーレス化の実現による働き方改革の推進、内部統制強化などのメリットを得られるのも魅力です。

その際、システムを導入しても機能しなければ意味がありません。導入と運用を成功させるためには、課題や目的を明確にしたうえで、自社に必要なシステムを検討しましょう。事前にトライアル利用できる製品であれば、機能や操作性などを確認したうえで導入できるため安心です。

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