申請・承認業務の課題を解消するワークフローシステムとは？

テレワークの導入が進むにつれて話題になった「ハンコ出社」。書類にハンコを押すためだけに出社することを指し、そうした非効率な働き方を改めようとする企業も増えてきました。この記事では、申請・承認業務を電子化して効率化する「ワークフローシステム」について解説します。

申請・承認フローとは？

申請・承認フローとは、特定の業務について許可を取りたい人が申請書を作り、それを承認者が承諾する一連の事務手続きのことを指します。

例えば消耗品の発注や企業の意思決定を行う重要な稟議決裁などが当てはまり、複数の関係者の間で申請と承認のやり取りが繰り返されます。

最近では業務のペーパーレス化が進み、テレワークを導入する企業も増えてはいますが、この申請・承認フローについては、まだまだ従来通りの紙書類を使用して行っている企業が少なくありません。

申請・承認フローの課題

従来の申請・承認フローでは、申請側、管理側の双方がさまざまな問題を抱えています。

申請側では、書類の作成自体に手間がかかるほか、書類の種類によって承認者が異なることも多いため、どんな書類をどのようにそろえればいいのかを調べるだけでも、重労働になりがちです。

管理側は、それぞれの書類についての処理手順を考えなくてはならず、業務が煩雑化しやすいという問題があります。そのうえ、処理の終わった書類はきちんと分類して保管しておかなければなりません。企業は、こうした申請側と管理側の両者の負担を考慮しつつ申請・承認のルール作りを行う必要があるため、多くの時間も要します。

さらに、テレワーク化した後もこの申請・承認フローが従来通りの仕様になっていると、いわゆる「ハンコ出社」問題が生じます。紙書類や印鑑によってしかフローが進展しないので、リモートワーク中の従業員が、決裁のためだけに出社しなくてはならなくなります。このように、従来の申請・承認フローには非効率な部分が多いのが実情です。

申請・承認の課題を解消するワークフローシステムとは？

申請・承認業務の課題を解決するには、ワークフロー全体をコンピューターに組み込んでシステム化する「ワークフローシステム」が効果的です。ワークフローシステムを使えば、申請から承認までの作業を、PCやスマートフォンでの操作だけで完結できるからです。

ワークフローシステム導入のメリット

上記ワークフローシステムの導入には、どのようなメリットがあるのでしょうか。具体的に見ていきましょう

申請・確認作業の可視化

ワークフローシステムの大きなメリットの1つは、申請・承認作業を可視化できることです。申請・承認の流れや、その当事者の動向がすべて、リアルタイムに可視化されていきます。つまり誰でも、申請・承認プロセスの進捗状況をシステム上で確認できるようになる、ということです。申請が滞っている場合でも、どこで問題が起きているのかが一目瞭然なので、書類が放置されるのを防ぎ、必要なやり取りを担当者間で即座に行えます。そのため従来と比べ、申請から承認完了までの時間が大きく短縮されます。

ペーパーレス化によるコスト削減

ワークフローシステムなら、申請書をすべて電子化できるので、紙の申請書を印刷して用意する必要がありません。用紙代や印刷代、インク代、郵送費、FAXの通信費などが、すべて削減可能です。しかも承認された書類はオンライン上で保管できるため、書類をあらためて分類・保管する必要もなくなります。書類管理にかかっていた作業負担を軽減できるだけでなく、物理的な保管スペースもいらなくなります。過去の申請書を見返す必要が生じたときも、システム上で検索すればすぐに見つかるうえに、書類紛失のリスクも生じません。

内部統制の強化

申請・承認業務のフローを可視化することは、内部統制の強化にもつながります。内部統制とは、自社の業務制度を見直し、能率向上やコンプライアンス遵守に最適化するよう再整備して、適切に運用していくことを指すビジネス用語です。

ワークフローシステムを活用すれば、申請・承認に要したすべてのプロセスが誰にでも明確なかたちで視覚化されるので、不確定なフローの発生や、規定違反から生じるトラブルなどが防止できます。例えば、社内ルール上許可されていない備品の購入に承認が出されることや、口頭確認だけの曖昧な認識での契約や発注がフローとして進展すること、などの事態が未然に防げます。

それに加えて、ワークフローシステムでの申請や承認は適切なアカウントを持つ当事者本人しか行うことができませんし、各ステップに各人の履歴も残ります。そのため、申請者が上司の印鑑を勝手に使用したり、承認者の不在中に代理人が捺印したりといった、なりすましや不正の防止にも効果的です。このように、ワークフローシステムは企業の内部統制をスマートに促進します。

業務効率のアップ

システム上にあらゆる資料を集約させることで、過去の申請書の検索や活用が容易になります。ほかのシステムと連携させて、データを流用すれば、申請書の作成時間も短縮できます。無駄な入力作業だけでなく、人為的な入力ミスも減らせるでしょう。

ワークフローシステムの導入は、企業の意思決定のスピードを早めることにも効果的です。システムはスマートフォンでも操作でき、アップされた申請依頼について、適切な担当者や承認者に通知が届きます。申請者は、承認者の在席状況にかかわらず申請リクエストを送れ、承認者もその申請された内容を社外で確認できるので、申請から承認までにかかる時間が、可能な限り短縮されます。

働き方改革の促進

紙書類での申請・承認業務では、各員の出社が必要です。それに加え、例えば1人の従業員が長期休暇を取るような場合は、自身の関わるワークフローに支障が出ないよう、配慮しなくてはなりません。もし特定の承認者が長期休暇に入ってしまい、フローが進まなくなってしまうという事態が起きれば、大きな時間的損失につながります。

その点、ワークフローシステムは、適切なインターネット環境さえ整っていれば、どこからでも申請・承認が可能です。たとえ誰もが任意のタイミングで休暇を取ったとしても、フローに生じる支障は最小限で済みます。このように、テレワークなどの柔軟な働き方の実現を、強力に後押ししてくれるのが、このワークフローシステムです。

ワークフローシステム「AppRemo」で申請・承認業務を迅速に

申請・承認業務を徹底的にスマート化することを目的としたワークフローシステムに、「AppRemo」（アップリモ）があります。このシステムには、ワークフローを円滑化するための、さまざまな便利機能が搭載されています。例えば、特定の申請について、承認処理がどのくらい進んでいるのかが画面上に「見える化」されており、もし承認が滞っているようなら、督促メールの送信までも可能です。過去の申請書も自動で保管されているので、複写や、データの引用も簡単です。

また、簡易チャット機能を使えば、申請者と承認者が離れていても、すぐに疑問点を確認できます。そのうえ申請書の作成・提出は、Excelのフォーマットをダウンロードして必要事項を記入し、アップロードするだけで完了します。

AppRemoの活用で、申請・承認業務で生じるさまざまなロスが削減されます。従業員の負担を減らし、効率的な働き方に変えていくために、導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。

まとめ

従来の紙書類で行う申請・承認業務は、そもそものワークフローの構築に手間がかかるうえに、申請の種類用紙を使い分けたり、承認者に手渡して印鑑をもらったりと、プロセスが非常に煩雑になります。こうした申請・承認フローの課題を解決するには、ワークフローシステムが便利です。

システムエグゼのワークフローシステム「AppRemo（アップリモ）」は、申請・承認フローをすべて「見える化」します。しかも、従来通りExcelで申請書を作成できるので、申請者は新しい操作を覚える必要もありません。承認者側にはメールで承認依頼通知が届くので、承認のし忘れや滞留を防ぐことも可能です。加えて、スマートフォンやタブレットで直感的に操作できるため、出張先や自宅から、誰もがいつでもフローを進められます。

AppRemoは、申請・承認業務の迅速化や、本格的なテレワークの環境整備をご検討中の企業に、最高のサポートを提供します。ぜひ導入をご検討ください。