ワークフローの承認ルートの決め方(Vol.7)

 2020.09.03  株式会社システムエグゼ

会社組織においては、様々な場面で「誰か」の「承認」を必要とする場面によく出会います。
通勤にかかった定期代を精算したい、新たなプロジェクトを立ち上げたい、会社の施設を利用したい等、内容や目的は多岐にわたります。しかしそれぞれ誰の承認をどの順番で受ければ良いのか、すべてを記憶しておくことは難しいのではないでしょうか。

本ブログではワークフローのシステム化を通じて承認ルートの大切さと決め方の一例を解説します。

ワークフローの承認ルートとは?

会社などの組織では毎日多くの「申請」が行われています。そしてその申請の数以上の「承認」が行われています。なぜ申請した数以上の承認があるのでしょう?それは1通の申請に対して1回以上の承認が行われるからです。

例えばある申請を一般社員のAさんが行う時を考えます。Aさんは申請書を作成した後、直接の上司であるB主任に最初に承認のお願いをします。B主任はAさんの申請書を承認した後、申請書を自身の上司であるC課長に承認のお願いをし、C課長が承認した後はD部長が承認して、といった具合に進んでいきます。この時、AさんがいきなりD部長のところへ申請書を持っていったらどうなるでしょう?たぶんそれを見たD部長はAさんに対してちゃんとした承認ルートで申請をするよう指導するでしょう。

このように、Aさんが出した申請書を「B主任⇒C課長⇒D部長」と連続して承認していく道筋のことを「承認ルート」と呼び、組織の中で申請書を承認する上でとても重要な意味を持っています。

なぜ承認ルートは決まらないのか

承認ルートが大切であることは説明しましたが、なぜ大切なのでしょう。もしこのルートが決まっていなかったとすると、どんなことが起こるのかを例に見てみましょう。

前の例でAさんの申請書を「B主任⇒C課長⇒D部長」のルートで承認する例を挙げました。しかし申請書によってC課長の承認までで良いものと、D部長の承認までが必要なもの申請があったとします。しかしC課長が「この申請、私が最終承認だったかな?よくわからないからD部長にもまわしておくか」と、申請を片っ端からD部長に承認依頼してしまいました。驚いたのはD部長です。部門全体の承認に加えてC課長からの申請が全部依頼されたのではとても間に合うはずもなく、毎日途方もない量の承認をすることとなってしまいました。

この例では最終承認者が正しく認識されていなかったことで、上位承認者の作業増加という問題が発生しました。

別の例を見てみましょう。

Aさんが出した申請書が承認ルートとして「B主任⇒C課長⇒D部長」の承認を受けた後、D部長が「この件はE部長とも情報共有したおいたほうがスムーズに話が進みそうだな」と気を利かせてE部長の決裁ボックスに入れておきました。しかし多忙であったE部長は何の気なしに承認印を押してしまいました。その結果、後から見ると「B主任⇒C課長⇒D部長⇒E部長」という、本来あるわけのない承認ルートで承認されたことになってしまいました。

この例では承認者と関係者の区別が曖昧であったために誰が最終承認者かわからなくなるという問題が発生しました。

このように、申請に対する承認ルートがきちんと決められていないと、組織運営に影響が出てしまいます。それではどのように承認ルートを決めれば良いのでしょう。

ワークフローの承認ルートはどのように決めるのか?

組織には多くの申請の種類があり、申請の内容に沿って適切な承認ルートで承認されなければなりません。しかしこの「申請の内容に沿った承認ルート」とは、どういうことでしょう。

あまり規模の大きくない組織では、組織の最終決定権者だけが承認を行うことはよくあることです。しかし組織が大きくなり、処理すべき申請の数が増えてくると、最終決定権者だけでは処理しきれなくなり、承認フローが遅滞してしまいます。そこで、最終決定権者は一部の職務を委任して、自身の代わりに承認してもらうことで遅延を解消することが可能です。この時、どのような職務を任せるのかを明文化したものが「職務権限規程」と呼ばれるもので、承認ルートはこの内容に則って決めることが出来ます。

特に職務権限表では、その組織で必要な申請について起票可能者から最終承認者までを規定しています。そのため実務上の申請書は表中のどの申請に該当するかを照らし合わせることで、承認ルートを決めることが出来ます。

このようにして組織の規定を後ろ盾として作成された承認ルートは、規定に則って委譲された職務について順番に承認を行うことで、組織において正しく権限が委譲され、円滑な組織運営の一助となります。

承認ルートが決まったらワークフローシステムで実現しよう!

ここまで、承認ルートの大切さと決め方を説明してきましたが、実はこれをしっかりと運用することが意外に難しかったりします。特に印刷された書面で運用している場合、申請内容ごとに異なる承認ルートを間違えずに記憶し、組織毎に異なる上司部下の関係を把握し、しかもこれらが変わったときに全社員に即時徹底させる。それは一朝一夕に実現できることではないでしょう。しかしそれを可能にする、そんな魔法のツールこそがワークフローシステムです。

ワークフローシステムでは申請しようとする内容に応じた承認ルートが予め登録されており、申請者は内容を入力するだけで済みます。印刷していた時のような、「この書類は誰に提出したらよかったかな?」「この内容だと私の次は誰が承認者になるのかな?」「この書類は私が最終承認だったかな?」などといった「困った」を解決することが出来ます。

またワークフローシステムを使うことで、承認完了までの意思決定の迅速化、現在誰がその申請の承認を行っているかの状態の見える化、申請時の入力項目に変更の必要が生じた場合に迅速に対応可能な柔軟性、電子ファイル化によるペーパーレス化等、数えきれないほどの利点があります。

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