ワークフローシステムの導入は、業務の効率化に大いに役立ちます。競合に勝つ強い会社になるためには、ワークフローシステムの導入が不可欠です。ただし、種類も多いため、何を基準に選べばよいか分かりにくいことでしょう。そこで本記事では、ワークフローシステムの目的や選び方、導入手順について解説します。
そもそもワークフローシステムとは？
ワークフローシステムは、業務効率を上げるために必要不可欠なサービスです。では、どんなときにどのように役立つツールなのでしょうか。まずはワークフローシステムについての基本や導入目的を整理します。
そもそもワークフローとは、業務を進めるために必要な一連のやり取りの流れのことを指します。企業では、担当者が作成した提案書などの書類を、上司や上長が承認するというやり取りが日々繰り返されています。その際、決裁金額が大きくなればなるほど、承認までの確認ステップが増え、業務が煩雑になっていく傾向にあります。ワークフローシステムを導入すれば、こうした一連のやり取りをすべて電子化でき、日々の業務の大幅な効率アップが可能です。
ワークフローシステムを導入する必要性と効果
ワークフローが電子化されていない状態では、業務にさまざまな無駄や隙が生まれてしまいます。ワークフローシステムの導入によってそれらをどう解決できるのか、詳しく説明します。
電子化することで無駄なコスト削減が可能
書類でのやり取りには、さまざまな無駄が発生します。まず、購入費や印刷代などのコストです。毎日のように書類の申請を行うなら、年間で膨大なコストがかかっていることでしょう。さらに書類は紛失・破損する可能性も高いため、担当者を決めるなどして適切に管理しなくてはなりません。結果、人件費や場所代がかかります。
また、たとえファイリングされていたとしても、似たような大量の書類の中から、必要な一枚を探し出すのは手間がかかるものです。誰かがファイルごと持って行ってしまった場合には、返却されるまで待たなければなりません。その点、ワークフローシステムによってペーパーレス化を実現すれば、これらの問題をすべて解決できます。
申請・承認作業が早くなり時間短縮につながる
手渡しによる申請・承認作業の場合、上司が会議や出張で席を外していると、そこで承認が滞ってしまいます。無駄な待ち時間は、業務の生産性を低下させます。
ワークフローシステムの場合、パソコンやスマートフォンなどのツールとシステムにアクセスできるネット環境さえあれば、出張先などどこからでも申請・承認が可能です。申請から承認までを大幅にスピードアップできれば、ビジネスチャンスも広がります。働き方改革やコロナ禍によって、社員のテレワークを検討している場合も、ワークフローシステムがあれば、業務を停滞させずに済むでしょう。
ルールを統一し、内部統制を強化できる
書類での申請の場合、承認までの流れが見えにくく、改ざんなどの不正が起きやすいという問題もあります。コンプライアンス遵守は企業活動の基本で、徹底されていない場合情報漏洩などのリスクが懸念されます。
ワークフローシステムを導入すれば、起案から承認までの流れを可視化できます。誰がいつ承認したか証拠が残るため、不正が起きづらくなります。またサービスによっては、決定書の内容に応じて承認者や決裁者を自動的に選定するものもあり、業務の効率化が見込めます。決裁が済んだ決定書は、システム内に上書き不可の電子ファイル形式で保管され、過去のファイルの検索も容易です。このように、ワークフローシステムを導入すれば、曖昧になりがちだった承認ルートが統一され、保管管理も徹底されるので、内部統制を強化できます。
ワークフローシステムの導入手順
上記では、ワークフローシステムがいかに業務に役立つかを解説しました。ここからは、実際に導入するための手順や選定を説明します。
現状調査・解析
ワークフローシステムとひと口にいっても、機能や特徴はさまざまです。自社の業務改善に役立つものを選ぶには、導入前の実態調査が重要です。現状のワークフローについて、承認までの平均日数、月の承認数、ヒューマンエラーの発生状況などを把握しておきましょう。これらの指標は、導入後の効果測定にも役立ちます。さらに、社員がどんな点に不満を感じているのか、課題の洗い出しも行いましょう。現状調査で見えてきた課題をベースにあるべき姿を描き、システムへの要望をまとめます。mustの条件とwantの条件とを分けて書き出していくことが大事です。そして会社の業務改善から生まれるべき効果やメリットを、導入目的として定めましょう！しっかりと計画立案をすれば、ワークフローシステム導入で失敗することはありません。
ワークフローシステムの選定
ワークフローシステムを選ぶ際には、次の3つのポイントを参考にしましょう。1つ目は「操作性」です。使い勝手の悪いシステムを選んでしまうと、かえって業務の生産性が低下するだけでなく、社員にストレスを与えてしまいます。失敗を避けるためには、パソコンに詳しくない人でも直感的に理解できる画面設計になっているか、操作が難しすぎないかなどの点に留意しましょう。2つ目は、「メンテンナンスのしやすさ」です。企業では、組織編成や人事異動、業務の追加などがしばしば起こります。そのため、部署名や承認ルート、項目の追加や修正などが簡単に行える商品かどうかが大切です。3つ目は、「処理状況のステータスが分かりやすいか」です。申請者にとって、進捗状況の把握はとても大事です。もしなかなか申請が通らない場合、どこで停滞しているのかがわかれば本人にリマインドでき、決済完了後すぐに業務発注に着手できます。
運用開始までに徹底した教育を行う
新しいシステムを導入した直後は、どうしても一時的にパフォーマンスが下がってしまうことが懸念されます。こうしたリスクを下げるためにも、運用開始までに、社員に導入の目的と操作方法をレクチャーしておきましょう。分かりやすい操作マニュアルを作成・配布すれば、システム担当者の負担軽減にもつながります。また運用後に、利用者から要望が出てくることも少なくありません。そのため、可能であれば、本格運用の前にトライアル期間を設けることをおすすめします。特定の利用者に操作性やメンテナンス性などをチェックしてもらい、そこでのニーズを反映したバージョンで本格運用に入るとよいでしょう。
関連記事：失敗しない！ワークフローシステムの機能選び
まとめ
働き方改革に加えて、コロナ禍の影響もあり、企業にはこれまで以上に効率的で柔軟な発想が求められています。そんなとき、ワークフローシステムを使えば、今までないスピード感で業務を進められます。
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