ワークフローシステムでメール業務が楽になる!システム導入のすすめ

 2020.09.02  株式会社システムエグゼ

連絡などの各業務を自動化して効率的な処理を可能にするワークフローシステムを導入すると、わずらわしいメール処理から解放されるだけでなく、よりレベルの高いメール対応が可能になります。

この記事ではメール処理を含むさまざまな業務の効率化に貢献するワークフローシステムについて、主な導入メリットを解説します。

ワークフローシステムはこれまでのメール作業が楽になる

ワークフロー(業務フロー)システムを導入する目的の1つは、これまで行ってきた業務のさらなる効率化です。その中でも重要なものに、メール作業の効率化があります。まずは、ワークフローシステムによってメール作業がどのように楽になるのかを解説します。

複雑な稟議・決裁の承認ルートが簡単になる

さまざまな業務の中で、稟議・決裁の処理は最も手間がかかる作業です。ワークフローシステムを導入すれば、このプロセスを大幅に効率化できます。

例えばあるプロジェクトの必要経費を申請する場合、従来は複数の部門の間でメールや書類をやりとりし、複雑な手間と長い時間をかけて稟議・決裁が行われていました。

このプロセスにワークフローを導入すると、全体的な処理が1つのシステムとして連携されるため、申請から承認までを1つの流れの中で、スムーズに行えるようになります。何度もメールのやりとりをせずに済むため、手間や待ち時間の短縮にもつながります。

また、複数部門での決裁が必要な場合でも、並列承認機能によって処理にかかる工数を削減できます。ほかにも差し戻しや否認、各部門の担当者にコメントを求めるなど、広範囲な処理にも対応可能です。  

テンプレートの使用で作業時間が軽減される

ワークフローシステムを導入すると、大量のメール送信などの作業も大幅に効率化できます。ワークフローのメールシステムにはテンプレート機能があり、頻繁に使用するメールの内容を、タイプ別に登録可能です。

ほとんどのツールでは、メールの送信先をシステムに登録しておけば、テンプレートを使って任意の文章を選択し、あとは送信をクリックするだけでメールの送付ができます。送信先を調べて、その都度文章を考え送信する必要はありません。

メールテンプレート機能では、多くの場合ワークフローのルールを設定でき、メール受信者の要望に合わせて適切な内容のメールを自動で送信することも可能です。

この機能を使うと、顧客からの問い合わせに対して最適なメールを、ワークフローから自動的に選択して送信できます。今までのように手作業で確認してから対応することに比べると、メール対応の手間は必要最小限にまで軽減されるはずです。

通知機能を使えば滞留・見逃しを防ぐことができる

ワークフローシステムにはメールの受信を通知する機能も備わっています。督促や緊急などの通知メールが届くことで、ワークフロー内での作業の見逃しや業務の停滞といった良くあるミスを回避できます。

また個人設定により、必要なメール以外は受け取りの可否を選択できるので、余分なメール整理に追われることもなく、スムーズに業務を進めることが可能です。

ワークフローシステムは他にもメリットがたくさん!

ワークフローシステムを導入すると、メール処理に関わる効率化以外にも、さまざまなメリットが生まれます。その中から重要な3つのメリットを紹介します。

ペーパーレス化でコスト削減

会社の経営上で大きなメリットとなるのは、ペーパーレス化によるコストの削減です。

ワークフローシステムを使えば、電子化した書類でのやりとりが中心になり、文書類の保管や送付にかかるコストが圧縮できます。これまでの業務で必要だったコピー用紙、資料用の書類のほか、場合によってはプリンタ複合機そのものが不要になるでしょう。長期的に見ると、仕事で使う用紙代とプリンタ関連の消耗品が不要になることは、かなりのコスト削減につながるはずです。

業務効率を上げることができる

業務上で必要な資料を整理して、使う際にスムーズに準備することは非常に難しく、資料が増えるにつれて手間もどんどん増えます。特に忙しいときに限って必要な資料が見つからなくなり、困った経験は誰にでもあるはずです。

ワークフローで書類や資料をデータ管理するようになると、すべてをシステム上で管理できるようになるため、業務効率を大幅に改善できます。必要な資料はすぐにシステムから検索でき、今までのような手間から解放されます。

内部統制・コンプライアンスの強化ができる

ワークフローシステムの導入により承認ルールが一元的に管理できると、内部統制の強化にもつながります。例えば責任者が出張中に、代理人が独断で承認印を押してしまったなど、トラブルにつながりかねないミスを防げるのです。

ワークフローシステムを導入しておけば、責任者が出張などで不在のときでも、遠方からシステムにログインし、承認対応ができます。これにより、全体的な業務の効率化にも大いに貢献するでしょう。

このようにワークフローを使うことにより、メールに関わる業務から、資料の電子データ化によるコスト削減まで、幅広い部門での業務改善ができるようになります。
複雑化する業務に悩んでいる方には、ぜひワークフローシステムの導入をおすすめします。

まとめ

ワークフローシステムを導入すれば、煩雑なメール処理から解放されます。またシステム上でデータの管理が一元化できるため、ペーパーレス化によるコスト削減や、全体的な業務の効率化も可能です。

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社員のコミュニケーションもテレワークで離れていても、簡易チャット機能を利用すれば、ちょっと確認したいことも簡単に連絡をとることができます。面倒なメールでのやりとりが削減でき、とても便利です。

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