ワークフローシステムの導入を検討している企業担当者は、導入のメリットを詳しく知っておきたいとお考えでしょう。本記事では、ワークフローシステムの概要やメリット、特に電子承認によるワークフローの改善点について解説します。システム導入をより具体的に検討するためにお役立てください。
ワークフローとは
そもそもワークフローとは、企業における業務の一連のやり取りの流れ、もしくはその流れを図式化したもののことです。特に申請・承認フローである「申請→承認→実行」のプロセスをそう呼ぶ場合があります。経費精算、休暇申請、備品購入、見積書作成など、用いられる場面はさまざまです。
申請者の書いた申請書などの書類を承認者に提出し、承認者は内容を確認して承認印を押してから次の承認者へ渡し、最終的に決裁者が決裁印を押して最終決定となります。承認者は複数いることも多く、内容によって通るルートも変わります。業務内容や決裁内容によっては、役員の承認が必要になるものもあるでしょう。
企業で行われる業務の中には、あらかじめ決められたルールや慣習に従って、処理する流れが固定化しているものが少なくありません。これまで慣習的に行ってきたことを「ワークフロー」として客観的に把握することは、業務改善に効果があると言われています。
ワークフローシステムとは
では、ワークフローシステムとはどのようなものなのでしょうか。電子承認の意味も合わせて解説します。ワークフローの鍵は「承認」
企業で何かを実行するうえで必ず通らなければならないのが、承認のプロセスです。
上長の承認を集める「稟議」には、会議を開く回数を減らせるため、個人の業務時間を会議以外の作業に充てられるというメリットがあります。しかし、業務を滞らせてしまうことも少なくないのです。申請から承認が得られるまでに時間がかかる、承認の流れがどこで止まっているのかわからないことがある、責任の所在が曖昧になってしまったりする、といった課題があります。
このような課題を解消するためにも、承認をDX（デジタルトランスフォーメーション）化するのがおすすめです。そうすることで、ワークフロー全体のDX化を図れ、業務効率化につながるでしょう。
電子承認とは？
電子承認は、印鑑を集めていた従来の承認を電子化する技術を指します。暗号技術による承認の電子化、電子プロセスのICT化ともいえます。従来は紙の書面で申請書を作成し、承認者・決裁者が確認して捺印するという流れが一般的でしたが、e-文書法が2004年に制定されたことに後押しを受け、申請書の承認プロセスも電子化する企業が増えていきました。
なおe-文書法とは、法律上で紙ベースでの保存が定められていた書類を、電子データで保存することを容認するものです。電子文書として保存するためには、見読性・完全性・検索性の3つの要件を満たしていることが求められます。ICTを活用し電子データで書類を保存してペーパーレス化することで、経費や保管場所の削減だけでなく、近年重視されている環境配慮にもなるでしょう。
ワークフローの電子化を実現するワークフローシステム
ワークフローシステムは電子承認を核に、ワークフロー全体を電子システム化するものです。従来の紙ベースの申請書が電子化され、申請書の作成、回覧・承認、確認・管理などがすべてシステム上で完結します。
一口にワークフローシステムといっても、さまざまな種類があります。その中でも弊社が提供する「AppRemo（アップリモ）」は、使いやすさ・コスト・機能面でも導入しやすいワークフローシステムとして、さまざまな企業の電子決裁を支援しています。
AppRemoは、申請・承認業務機能を中心としたシステムで、スマートフォンやタブレット端末からもアクセスできるなど、申請者・承認者ともに、どこにいても使いやすいように設計されています。今まで使い慣れてきたExcelでデータベースを作成できるため、導入時の負担も少なくて済むのが特長です。
電子承認のワークフローシステムを導入するメリット
電子承認システムを導入するメリットについて4つ紹介します。自社の現状と比較しつつ、導入の可否を検討してみてください。業務が迅速化できる
システムを導入することで、紙の申請書のときには必要だった印刷や提出、郵送にかかる時間を削減できます。申請する際に承認者が出社しているかどうかを気にする必要がなく、わざわざ相手の都合に合わせて届ける手間がなくなるのです。
申請も承認も好きなタイミングで行えるため、自分が取り掛かっている業務を止めたり、出先から戻ったりせずに済み、作業効率向上が期待できるでしょう。また、修正や差し戻しの必要があった場合も迅速に行えます。業務がスピードアップするだけでなく、意思決定も迅速化でき、競争力が高まります。
労力が軽減される
申請書は、システム上で申請内容に合ったフォーマットで作成できるので、誤った申請フォーマットでの作成を未然に防ぎます。
承認フローは申請内容によって承認者や決裁者が異なるため、従来は渡し間違いなどのミスやそれによる差戻しが生じがちでした。システムを利用すれば、申請書の種類に応じた適切な承認者や決裁者に自動的に回付されるため、人為的ミスによる無駄な労力を大幅に減らせるのです。
また、申請書類はデータ化されるので、同じ内容であれば複写申請で再利用もできます。誤字脱字などが発生しないよう、申請時にエラーチェックも入るので、申請後の差戻しや修正も減らします。
管理がしやすくなる
承認のプロセスが簡単に把握できるため、進捗把握や管理が容易になります。紙の申請書だと、どこまで申請書が回ったか把握することは難しく、業務が停滞することがありました。しかし、システムを活用すれば、誰が申請書をもっているか可視化できるため、承認者に直接働きかけがしやすいでしょう。
また、システム上で文書が保管されるので、保管スペースも取らず、職場の空間を有効活用できます。ほかにも、申請情報と結果がデータとして残るため、確認や検索、分析、改善が容易にできるでしょう。膨大な量の書類の中から見たいものを探すときも、検索すればすぐに閲覧可能です。
リモートワークに対応できる
紙を一切介さないのでそのままリモートワークに対応できます。働き方改革の推進になりますし、コロナ禍の感染予防対策にも役立つでしょう。どこからでもアクセスして申請や承認ができるため、自宅や出先でも業務が行えます。
いわゆる’ハンコ出社’の必要がないため、子育てや介護などで時短勤務や在宅勤務をしている社員でも、問題なく業務が進められます。柔軟な働き方の実現にもつながるでしょう。
まとめ
ワークフローシステム（電子承認）を導入すれば、申請・承認業務が大幅に改善します。申請や承認にかかる労力を軽減でき、進捗状況や文書の管理が容易になり、リモートワークにもスムーズに対応できるでしょう。システムの種類は数多くありますが、より一層の導入効果を得るためにも、自社に適したものを選ぶことが大切です。
AppRemoは、Excelで申請フォームを作成でき、申請内容をデータ化できるなど、多くの企業にとって導入しやすいシステムといえるでしょう。上記で記載したメリットを実現する機能に加え、申請に関するコミュニケーションを促進するチャット機能など、申請者も承認者にも使いやすい作りになっています。無料トライアルやデモ紹介も受け付けていますので、一度使い心地を試してみてはいかがでしょうか。
