在宅勤務は入力業務を効率化できる?在宅勤務時の入力業務で
気をつけるべきポイントを解説(Vol.55)

 2021.07.28  株式会社システムエグゼ

多くの企業が実施している在宅勤務。社員を守るためにも、また社員満足度の高い企業であるためにも、企業が取り組むべき重要施策の1つであります。しかし、在宅勤務の準備を整えたからといっても、全ての業務が出社した場合と同じように遂行できるとは限りません。

今回は在宅勤務でも生産性の変わらない「入力業務」を例に、在宅勤務における効率的な業務分担と注意点について解説します。

在宅勤務と入力業務

多様な働き方の1つであった在宅勤務が、東京オリンピックの開催や新型コロナウイルスに端を発した外出自粛によって、多くの企業にとって直近で取り組むべき重要施策となりました。そんな中、在宅勤務に向いている作業の1つとして挙げられるのは「入力業務」です。

在宅勤務ではよくコミュニケーションの難しさが指摘されます。その一方で、他者との関わりをあまり必要としない入力業務は、阻害要因が排除されたことで会社のデスクよりも作業に集中でき、高い生産性が発揮できると考えられます。

しかし、在宅勤務という環境ならではの理由で業務をスムーズに進めることが難しくなると「やっぱり在宅勤務じゃダメだ」となってしまいます。

「やっぱり在宅勤務じゃダメだ」とならないようしっかりと準備を行い、会社にとっても、社員にとっても「やって良かった」と思える在宅勤務を実施するために、下記で1つの例を紹介します。

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在宅勤務こそ「入力業務における効率的な働き方」

入力業務は、在宅勤務においても高い生産性を確保できる働き方として挙げましたが、これには理由があります。

第一に、在宅勤務では他のイレギュラーな業務が発生しにくい状況になります。在宅勤務者の多くは、概ね1人の環境化で業務を行います。子供の泣き声が聞こえたり家族の声が聞こえたりすることはあっても、会社内のように多くの同僚や上司に囲まれる環境とは違い、その人たちが仕事を増やすことはありません(たまには家族が何かをこぼしたりして、それを拭かなければならないこともあるかもしれませんが)。そのため1つの作業に集中しやすく、その結果として高い生産性が期待できるのです。

第二に、入力業務は多くの場合で、分担した人同士が同時に作業をする必要がないため、複数人で並行して作業しやすく、全体の成果を生み出しやすい点があります。例えば、6人が1時間ずつ業務を行う場合を考えます。各人がいろいろな業務を持っている中で、例えばWeb会議のような「全員が同じ時刻」を共有しなければならない場合、スケジュールの調整には苦労するでしょう。しかし各人にそれぞれのスケジュールがある中で、「今日のどこかで1時間分作業する」のであれば調整しやすくなります。朝一で1時間費やす人もいるでしょうし、退勤前の1時間を使う人もいるでしょう。忙しい方は会議の合間の30分を2回使うなんて対応も可能なので、各人のスケジュールに合わせた時間の取り方で、成果を上げることができます。

このような理由から、入力業務は在宅勤務に向いた業務であり、入力勤務が主たる業務の場合やたまたま入力業務が多くなった場合などは、在宅勤務を積極的に活用するべきだと考えます。

在宅勤務における入力業務の問題点① ネットワーク

そんな入力業務にとって理想ともいえる在宅勤務ですが、注意しなければならない点もあります。そのひとつがネットワーク環境です。

在宅勤務において、ネットワーク環境は生命線ともいえるほど大切なものです。特に在宅勤務になるとWeb会議が非常に増えますが、あまり回線状態が良くないと度々止まったり接続が切れてしまったりして、会議にならないなんてこともあります。また非固定回線では流量の制約などにより1日に対応可能なWeb会議の時間が限られてしまうなんてこともあります。しかし一方で、社員の個人宅のインターネット回線を会社がすべて負担することはほとんどありません。

そんな状況で、会社のサーバーにあるファイルを常時開いて入力業務をすることはいろいろなリスクをはらんでいます。例えばファイルを編集中に接続が切れてしまった場合、タイミングが悪いと編集情報が残ってしまい他の人が編集できなくなってしまうばかりか、当人ですらも復旧できなくなる場合もあります。
また入力業務をオンライン化(Webフォームによる入力)しようとしても、それぞれの入力業務用のオンラインシステムを作るなんて非効率なことはしないでしょう。

しかし、これらの問題を解決する1つの案があります。それは「オフラインで作業を実施する」ということです。つまり、在宅勤務をしているそれぞれのパソコンローカルで作業を実施してもらうのです。こうすればネットワークの問題は一切関係ありません。もちろん途中でネットワークが切断されても何も問題は起きません。
ただし、作業をオフライン化したことで「入力結果を収集」する必要が生じるわけですが、それについては次の章で説明します。

在宅勤務における入力業務の問題点② 結果の収集

さて、ネットワークの問題はオフライン化することで解決できると書きましたが、実はここには大きな問題が残っています。それは入力業務の成果を集めなければならない点です。オフラインで作業した結果は、各々のパソコンの中にファイルとして保存されています。もし複数人で作業をした場合、これらをまとめるには誰か1人のところにファイルを集めて転記しなければなりません。しかし、転記作業のように人手を介する作業というのは少なからず作業ミスの可能性を含んでいます。そのため、せっかく誰かが正しく入力してくれたものも、転記ミスにより正しくなくなってしまうことがあります。これではせっかくの作業がもったいないですね。

それでは入力業務の成果を最終成果物にするにはどうしたら良いのでしょう。それは転記などはせずに単純なファイルの結合や、ツールを使って最終成果物を作成すればよいのです。もっと言えば、この最終成果物を作りやすいように作業分担すれば、分担者それぞれの作業が終わった後、最終成果物にすることは大した問題ではなくなります。

例えば、紙に印字されたドキュメントを5人で電子化(Word)する場合を考えます。この時、5人が配分に沿ってWordで作成しても良いのですが、後でこの5人が作成したファイルを結合する場合、Wordファイルを結合するにはWordアプリで開いて編集しなければなりませんが、テキストファイルで作成しておけばコマンドでファイルを結合するだけで全文が作成でき、Wordファイルに貼り付ければ完成になります。

また数値系の入力業務ではよくエクセルファイルを使用することがあります。しかしエクセルファイルに入力されたデータも後でまとめて集計をするには手間がかかってしまいます。ここでもテキスト形式でエクセルに取り込むことが可能なCSVファイルとしてデータを作成すると、簡単にファイルを結合することが出来、そのデータをエクセルで取り込むことが可能です。なおエクセルデータを集計する場合などは入力データをデータベース化出来ると非常に便利です。

まとめ

入力業務は、在宅勤務においても生産性の維持できる業務の1つです。
ただ、上記で挙げたように「オフラインでもできる入力方法」や「入力データの結合方法」を考慮する必要があります。入力業務を細分化し、「申請・承認業務」における入力作業において、ワークフローシステムAppRemo(アップリモ)は、この2つの考慮すべき点を満たしているシステムです。オフライン(エクセル)で申請書を作成でき、また申請データは申請時に自動でデータベース化されるので、CSV出力ができ、データの集計・分析も行うことができます。

様々な入力業務がある中で、各業務の目的と在宅勤務における課題を洗い出し、在宅でも作業効率を上げていく検討の1つとして、この記事がお役立ていただければ幸いです。

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