経費精算業務の効率化を図るならワークフローシステムを導入しよう

 2020.08.18  株式会社システムエグゼ

経費精算業務をスムーズに進めるために、ワークフローシステムの導入を検討している企業担当者の方も多いことでしょう。当記事では、そのような人に向けて、ワークフローシステム導入のメリットやデメリット、システムを選ぶ際のポイントなどについてご紹介します。

経理精算におけるワークフロー導入のメリット

ワークフローシステムの導入にはさまざまなメリットがありますが、ここでは時間と手間が省けること、トラブルを防げること、データの一括管理ができることの3点に着目し、それぞれ詳しくご紹介します。

申請・承認作業が楽になり、時間と手間が省ける

システムを導入することで申請や承認作業など、従来は紙でやり取りしていた書類業務を全てシステム上で行えます。そのため、申請書を提出したり、上司など承認者の印をもらいに行ったりする手間を省くことが可能です。これにより、承認者が外出していても問題なく、スムーズに申請作業を進められます。

紙のやり取りの場合、承認者が不在であれば出社のタイミングを待たなければならず、決裁までに時間がかかっていました。しかし、やり取りを電子化することで、申請者にとって書類の手続きがスムーズになるだけでなく、承認者にとっても、書類に印を押すためにわざわざ出社する必要がなくなり、互いの時間を有効に使えるようになります。

申請内容のミスや購入ミスなどのトラブルを防ぐことができる

ワークフローシステムを活用することで、万が一、書類の申請内容にミスがあった場合でも、システム上で書類を差し戻し、正しく記入したもので再度申請する手続きがスムーズになります。

また、過去の文書の保存もシステム上ででき、検索すればすぐに見つけられるため、誰の承認で購入に至ったのかを遡って調べることもできます。

さらに、業務の流れの可視化によって進行状況の把握が容易になるため、どこで書類が留まっているかなど、進行状況を確認しやすく、購入漏れやミスなどの問題を防ぐことが期待できるのです。

経理データを一括管理することができる

支店がある企業は、各支店から送られてくるデータをまとめて経費精算しなくてはいけないため、時間や手間がかかるほか、記入漏れなどのヒューマンエラーを起こす恐れもあります。

システムを活用することによって、これら支店からのデータを1つにまとめ、一括管理することが可能です。申請内容や申請状況もすぐに確認できるため、作業がはかどります。

また、まとめる作業を行う中で起こり得るミスを事前に防げるだけでなく、作業に従来のような時間や手間がかからないため、余裕をもって業務に取り組めるのもメリットの1つといえます。

ワークフローの導入にデメリットはある?

一方、導入によるデメリットとしては、コスト面の問題や情報漏えいのリスクなどが挙げられます。システムを導入する際は、メリットがある一方、デメリットもあることを理解し、その対策を考えることが大切です。

システム導入にコストがかかる

システムを導入するには、初期費用など、ある程度のコストがかかってしまいます。システムの種類は多岐に渡り、備わっている機能によって価格も異なります。機能がシンプルすぎる製品だと、自社に必要な機能が備わっていない場合もあるので注意が必要です。

そのため、導入する前に自社にとって必要な機能をよく検討し、使いやすい製品を選ぶことが重要となります。自社の事業規模や業務内容に適したシステムを選ぶことで、導入時にコストがかかっても長期的に見れば手間や人件費を削減できるため、お得といえるでしょう。

情報漏えいの危険がある

ワークフローシステムはパソコンやスマートフォンと連携することで、社外からでもシステムを利用できるメリットがあります。しかし、そのようにシステムに連携している端末が盗難に遭った場合、情報漏えいの危険が伴うため、気をつけなくてはいけません。セキュリティ意識の低い社員がいると、電車やお店に忘れてしまう恐れもあるでしょう。

ただし、ログインパスワードを設定して簡単にログインできないようにしたり、社員教育を徹底し、危険管理の意識を持たせたりするなどの対策を行うことで、これらのリスクを未然に防ぐことが可能です。

経費精算におけるワークフローの選び方のポイント

ここからは、ワークフローシステム選びにおけるポイントを3点ご紹介します。

入力作業の効率化が目的なら領収書をデータ化しやすいものを

システムの中には、領収書をスキャンするとデータを読み取る機能が搭載されているものがあります。このような機能が備わっている製品を選ぶことで、経費精算の入力の手間やミスを減らすことが可能です。申請者の入力ミスが減れば、経理担当者の確認作業の効率化にもつながるでしょう。

交通費など経費精算の対象が決まっているなら特化したものを

交通費など、経費精算の対象が決まっているのであれば、定期券に対応可能な機能が備わっている製品を選ぶとよいでしょう。多機能だからよいというわけでなく、自社が必要とする機能が備わっているかどうかが重要です。

社外でも使う可能性がある場合

社外でも書類の申請や承認をしたい場合は、そのようなサービスが利用できるものを選ぶことが大切です。このような機能を活用することで、書類の申請や承認のために出社する必要がなくなり、時間や場所にとらわれず仕事ができるため、働き方改革の社内推進化に大きく貢献します。

まとめ

ワークフローシステムを導入することで、申請ミスを防いだり、データを一括管理したりできるなど、経費精算業務をスムーズに進められます。導入の際は、今回ご紹介した選び方のポイントを参考にしながら、自社にとって必要な機能が備わっているサービスを選ぶするようにしてください。

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