業務の効率化はどの企業にとっても大きな命題になっています。その中でワークフローシステムは、業務の効率化における選択肢の一つとしてよく挙げられます。ワークフローシステムの導入によって業務プロセスはどのように効率化されるのでしょうか。今回は、ワークフローシステム導入のメリットについて解説したいと思います。
ワークフローとは？
ワークフローとは、業務における一連のプロセスを指す言葉です。皆さんも、稟議書などの承認を取る際、担当者→部長→本部長→役員など、数人の承認を得て最終決定をもらったことがあると思います。この業務の流れをワークフローと呼びます。
仕事には必ず複数の人が関わっており、人と人との仕事の連携の間には表面上には現れない多くの問題点が必ず潜んでいます。「紙の申請書を用意する時間」、「押印の時間」、「郵送の時間」「業務が忙しく承認が溜まってしまった」、「申請書類を保管する場所がもう無い」、「申請書が紛失するトラブル」、etc…。手順を予め決めておかないと、回覧すべき人に書類が渡らない場合や、フォーマットに沿わない書類が作成されるなどのリスクも発生します。
こうした業務の流れを効率化するには、手順を整理しやるべきことや担当を明確にする必要があります。整理した内容を、ワークフローシステム上で構築することで、稟議書などの申請書を電子化し、承認された申請書はいつでも確認することが可能になります。
「申請者が手渡しで申請書を渡す」、「承認者が判子を押す」、「紙の申請書を特定の場所に保管する」といった業務上の手間を省くこともできます。ワークフローを電子化し仕事の流れをスムーズにすることは、このようなメリットをもたらすため、特に規模の大きい会社ではワークフローシステムが導入されています。
ワークフローで効率化する３つのメリット
ワークフローシステム導入のメリットは、申請・承認業務の効率化です。これまで申請書作成にかかっていた工数を大きくに削減し、承認業務の滞りを解消することができます。
また、自分が担当する申請や承認が完了すれば自動的に次の担当者に承認が回り、メール等で通知されるため、意思決定のスピードアップにもつながります。出張や外出先からでも、申請・承認でき、いつでもどこでもフローを進めることができます。ワークフローシステム導入で得られる具体的なメリットを３つ紹介していきます。
ペーパーレスが進む
紙媒体での申請・承認業務がなくなるため、印刷代や台紙などのコストを削減することができます。関連する印刷機の電気代、FAXの通信費、郵送費など、印刷するだけでも発生する費用が意外と多いです。これらの費用がペーパーレス化により削減できることは大きなメリットになります。
また、今までは申請書をファイルに閉じてキャビネットに保管していたかもしれませんが、紙媒体での保存が必要なくなり、保管スペースも必要がなくなります。
ワークフローシステム上でデータ化された申請書は、タイトル検索などですぐに確認することができ、今までのように毎回時間をかけて該当の申請書を探す必要もなく、紛失の心配もありません。紙媒体の書類を管理していた部署の作業コストも大きく減らすことができます。
業務の流れが見える化される
ワークフローシステムを導入することで、申請・承認業務の流れがシステム上で可視化されます。「誰が」「いつ」が対応したのかが確認でき、承認の滞留を発見しやすく、業務の進捗を常にリアルタイムで把握できるようになります。
また、滞留している申請書がある場合は、督促メールで承認を促すこともでき、問題にスムーズに対処できるようになります。
内部統制が強化できる
申請書を適切な人に正しく回せるというメリットもあります。申請や承認を行えば、自動的に適切な承認者に申請書が回るため、現場判断などで独自に決裁が進められるような事態を防ぐことができます。内部統制やセキュリティの観点からも、システムにすべて履歴が残るため、申請書の改ざんのような不正防止にも大きく貢献します。
ワークフローによる業務効率化 まとめ
いかがでしょうか。ワークフローシステムを導入するメリットは、ペーパーレス、業務の可視化や管理、内部統制の強化など多岐にわたります。ご紹介した内容で業務効率化を図りたい方はぜひワークフローシステムの導入を検討してはいかがでしょうか。
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