電子帳簿保存法改正でペーパーレス化が進む申請・承認業務とは？(Vol.66)

2022.03.23 株式会社システムエグゼ

2022年(令和4年)1月1日の改正で、電子取引における電子データ保存の義務化が予定されている電子帳簿保存法。幾つかの業務において、この電子帳簿保存法の改正を機に、ペーパーレス化が推進されそうです。そこで本記事では、ペーパーレス化が進みそうな申請・承認業務について解説していきたいと思います。

※2021年12月6日に政府・与党が公開した情報により、2022年1月の改正では電子取引における電子データ保存の義務化の予定が、2年間の猶予期間を設けることになりました。猶予期間を設けることで、2022年1月から2年間は紙での保存も容認されることとなります。

※電子帳簿保存法の網羅的な解説については、当社作成の「電子帳簿保存法対応ガイド」や、国税庁の「電子帳簿保存法関連の文書類」をご参照ください。

ペーパーレス化を阻害する申請・承認業務とは？

テレワーク・在宅勤務・リモート勤務と呼び方は様々ですが、テレワーク業務は企業に定着しました。これからもテレワークを望む人は「半数以上」という統計もあります。ニューノーマルな社会の始まりです。テレワークが定着すると、非対面に適したオンライン会議システム、チャットツール、ワークフローツールといった様々なシステムやツールは、さらに機能向上されることでしょう。

しかしテレワーク環境を考慮したツールが使われている状況でも、経費精算時の領収書原本を提出するために出社するといったことが、まだまだ継続されている会社があります。

例えば、以下のように、領収書の電子ファイルを印刷し、自筆の署名を行い、紙で提出させている会社もあるようです。

各Webサイト経由で注文した、宿や特急料金といった領収書の電子ファイル
各Webサイト経由で注文した、書籍等少額物品の領収書の電子ファイル

他には、以下のような目的で出社しているケースもあるようです。

タクシーや、店舗等から受領した領収書の原本を提出するために、出社する
請求書が郵送で届くため、中身を確認する必要があり、出社する

ペーパーレス化の阻害要因として、原本の提出、原本の照合という社内規定が存在する会社もあり、なかなか「在宅勤務だけで業務がまわる」という状況にはならないようです。

企業において、働き方の整備は、優秀な人材確保の大きな要素となっています。在宅勤務を前提で人材を募集している会社もあります。そして、電子帳簿保存法の改定によって、上記のような経費処理等の業務を、印刷せずに進めることができそうです。では電子帳簿保存法改正はどのようになっているのでしょうか？　その一部について解説していきたいと思います。