ワークフロークラウドで使える無料版と有料版17選 無料トライアルもご紹介(Vol.12)

 2022.02.13  株式会社システムエグゼ

日頃の業務で発生している申請・承認処理、みなさんはこのようなワークフロー業務をどのような形でおこなっていますか?

新型コロナウィルスの影響により、テレワークを採用する企業が増えてきています。今まで紙ベースでおこなっていた申請・承認処理も、Webからできるように検討する必要がでてくるでしょう。

ワークフローシステムは非常にたくさんの製品があります。クラウド製品やオンプレミス製品、サブスクリプション型など提供スタイルは様々ですが、どんな特長や機能があるワークフローシステムが人気なのでしょう?

一緒に見ていきましょう。

ワークフローシステムの種類とは?

ワークフローシステムにはいくつかの種類があります。ここで代表的なシステムの種類をご紹介しますので、自社に合ったシステムを検討してみてください。

グループウェア型 ワークフローシステム

最初に紹介するのは、グループウェア型システムです。こちらは社内システムとして利用できるメールやカレンダー機能に加え、ワークフローの機能が備わっているシステムになります。社内システムを一新するという様な状況には効果的です。デメリットとして、通常のワークフロー専用システムに比べて詳細な設定ができないという点があります。

Webフォーム型 ワークフロー専用システム

ワークフロー専用システムの中で、申請がWebブラウザからWebフォームへの入力のみでできるシステムです。Web上ですべて完結させることができるので利用者にとって手軽な反面、導入初期にWebフォームの作成を業者に任せた場合のコストや、運用中にWebフォームの内容を変える場合も業者に変更を依頼しなければならない場合など、思わぬ作成工数がかかる場合があります。

Excelフォーム型 ワークフロー専用システム

ワークフロー専用システムでもExcelフォーム型のシステムは、Excelで作成された申請書ファイルを活用するシステムです。

現在、Excelで作成し出力した紙の申請書を運用している会社であれば、そのExcel申請書をほぼそのまま利用することができます。新たな形式の申請フォームをいちから作成する手間を省くことができるため、導入のハードルは低くなります。

ワークフローを電子化しても、申請書の作成はこれまで通りExcelを利用したい場合には、移行にかかるコスト・時間が抑えられ特におすすめのシステムです。

Excel申請書をそのままワークフローで使いたいあなたに

クラウド型、オンプレミス型の違いとオープンソース(OSS)

ワークフローソフトの種類は、主にクラウド型(SaaS)とオンプレミス型に大別されます。

クラウド型(SaaS)は、インターネットを介して他社が提供するオンラインサービスを利用するものです。自社内に物理的なサーバーやストレージを用意する必要がなく、短期間で利用を開始することができます。リソースも使用する分だけ料金が発生する仕組みのため運用面でのコスト削減も期待できます。

またトラブルが起きたときの対応をシステム提供者に任せられます。サービスの拡張もしやすいため、近年導入が増えてきているサービスです。自社のデータをクラウドに預けることがセキュリティ面で不安を感じたり、クラウド型ではカスタマイズができず自社の運用ルールに合わない場合もあったりするのが課題と言えます。

オンプレミス型は、自社にサーバーやストレージを用意し、システム構築するものをいいます。自社独自の業務の流れに沿ったカスタマイズが可能です。稼働していないリソースに対して電気代や保守費用が発生するなど、導入・運用面ではクラウド型よりコストがかかります。ITの専門メンバーやシステムに詳しい人でないと運用が難しいことも課題の一つです。

オープンソースシステム(OSS)は、プログラムの中身が公開されているシステムのことです。ライセンスによりますが、プログラムを改変することや再配布することができるため、自社向けにカスタマイズができます。プログラムを改変した場合は、ライセンスによりその中身を公開することが義務付けられていることがあります。

なお、ワークフローソフトはアプリやパッケージソフトなど、さまざまな種類や形態で提供されています。スマートフォンやタブレットの普及が進んでいる昨今、モバイル端末からアプリでログインして利用できるものが便利です。

ただし、製品によって利用できる端末が異なるため、どの端末で利用可能かをよく確認してから選ぶ必要があります。

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クラウド型のワークフローシステムを導入する5つのメリット

業務効率化に定評のあるワークフローシステムですが、クラウド型を選ぶことで、さらに利用価値の高い使い方ができると注目されています。では、クラウド型にすることで、一体どのようなメリットが得られるのでしょうか?

メリット1:コストの削減につながる

クラウド型なら、自社にサーバーなどの機器を一式揃える必要もなく、設置場所も不要なため、設備投資や開発費などのイニシャルコスト、保守のための人件費といったランニングコストを安価に抑えられます。

メリット2:運用管理にかかる工数を削減できる

クラウドなら、システムやサーバーに関する運用管理は、すべてサービス提供元の事業者が行います。バグの修正対応やセキュリティ強化など、常にシステムのアップデートが行われるため、自動で最新バージョンのシステムが提供されます。利用者が特にメンテナンスを行う必要はありません。

メリット3:場所やデバイスを選ばずに利用できる

オンプレミス型は、ワークフローシステムを利用できる場所や使用デバイス機器が限られています。社内ネットワークでつながれた機器以外では利用できず、他の場所で使いたければ、新たな専用回線と周辺機器を設置しなければなりません。

一方のクラウド型では、会社のパソコン以外だけでなく、自宅のパソコンや私物のスマートフォン・タブレットなどのモバイル端末でも操作できます。場所やデバイスを問わずアクティブに利用できるため、近年増えつつある在宅勤務やサテライトオフィスなどでのテレワーク、外勤営業などにも最適です。

メリット4:業務の効率化を図れる

クラウド型ワークフローシステムでは複雑な操作を必要とせず、タブレットやスマホなどの小さな画面でも操作しやすいものとなっています。ITスキルに不安のある従業員を抱える部門でも運用しやすいといえます。場所や時間を選ばず、システム上で従業員のワークフローやタスクの進捗をシェアできるため、さらなる業務効率の向上が図れます。

メリット5:セキュリティ面の向上にも期待できる

社内ネットワークを使うオンプレミス型と比較して、クラウド型の情報漏洩のリスクに不安を抱く人もいるかもしれません。しかし、クラウドではプライベートネットワーク環境で、他ユーザーから独立した回線を使っているため心配無用です。システムを利用しない紙ベースでの業務処理よりも、はるかに情報漏洩などのリスクが低減されます。

オンプレミス型の場合、災害時やヒューマンエラーによるサーバーダウンなどのシステム障害があれば、復旧までにかなりの時間を要します。それらのリスクに備えて、予備サーバーを設置・運用するにもかなりのコストがかかります。

その点、クラウド型なら堅牢性を保持するための電源供給や耐震など、さまざまな対策が行われているため、いざというときでも安心です。

無料版と有料版のクラウドサービスの違いとは?

無料版のワークフローシステムは、いろいろな製品を試せることが大きなメリットです。

ワークフローをまだ導入していない企業や、導入はしてみたものの上手く活用できていないといった企業など、リプレースなどを検討する際には有効活用できます。気をつけなればならないことは、あくまで無料なため、人数や機能に制限があることや、サポートが受けられないなどのデメリットがあります。

有料版では、人数の上限が多いことや、無料版では対応していない機能が利用できたり、導入時の相談やセキュリティ対策、データバックアップなど運用面でのサポートを受けられたりすることがメリットです。
自社で電子化したい業務の規模感や、ワークフローで扱うデータの重要度など、よく検討して導入してみてはいかがでしょうか。

次のセクションからは無料版、無料トライアルがある有料版のそれぞれについて、各社の製品をご紹介します。

無料で使えるワークフロークラウド

SmartFlow(VeBuln株式会社)

豊富なテンプレートが用意されていて、簡単な操作で申請書を作成することができるワークフローです。多言語対応、SlackやLINEへの通知機能などが基本機能として提供されていて、20ユーザーまで無料で利用することができます。

GRIDY(ナレッジスイート株式会社)

クラウド型ビジネスアプリケーションKnowledge Suiteで知られるナレッジスイート社の無料版グループウェア。ユーザー登録数が無制限で利用できるほか、申請書テンプレートの作成、決裁機能、印刷機能など23個の機能が提供されています。

iQube(株式会社ガイアックス)

iQubeはグループウェアの一部にワークフローが提供されています。10人まで無料で利用できます。Webフォームを柔軟にカスタマイズすることができ、決裁ルートも所属自動選択やスキップなど細かく設定することができます。

無料で使えるワークフロークラウドをいくつかご紹介しました。Webフォームを自由にカスタマイズすることや決裁ルートを細かく設定できるなど、各社共通していて自由度も高いところが特徴です。導入を検討する上で、人数が多い企業でも、まずは一部の部署から導入し、状況をみて有料のサービスに切り替え、電子化を進めていくのも良いでしょう。

無料トライアルがある有料のワークフロークラウド

続いて、有料版のワークフロークラウド、中でも無料トライアルを用意しているシステムを中心にご紹介します。

kintone(サイボウズ株式会社)

kintoneは、グループウェアで高いシェアを誇るサイボウズ社が提供するワークフローソフトです。基本的な申請機能はもちろん、リマインドやレポート機能などがあります。

また、チャットのようにコミュニケーションを取ることができ、スマートフォンやタブレットからも利用できます。拡張性の高さが特徴的で、100種類以上のサービスと連携し、自社に合ったソフトを設計できます。すべての機能を30日間無料でトライアルできるようです。

NI Collabo360(株式会社NIコンサルティング)

こちらはグループウェアですが、スケジュール機能や回覧機能・文書共有といった情報共有機能にくわえ、ワークフローが標準搭載されているのが特徴です。全部で33もの豊富な機能を実装しています。オリジナルのフォーム作成も可能で、状況に合わせた申請書が作成可能な点も大きな利点です。

また、PCとスマートフォン、タブレットからの閲覧に対応しており、いつでも状況が確認できる点もテレワークのこの時代にはぴったりの機能です。こちらも30日間無料のトライアルが用意されています。

SmartDB(株式会社Dream・Arts)

SmartDBは、大企業向けのクラウド型ワークフローソフトです。ノーコード・ローコード両方でのデジタル移行が可能なので、内容に合った方法で申請ができます。また、複数の部門の承認が必要となる複雑な処理にも対応できるのが特徴です。1,000ユーザー以上で導入検討している企業に向けて、30日間無料のトライアルも実施しています。

ジョブカンワークフロー(株式会社Donuts)

勤怠や労務、給与計算などさまざまなオフィスソフトを提供しているジョブカンのワークフローソフトです。申請における基本機能が揃っており、パソコンだけでなくスマートフォンからも利用できます。申請・承認業務は今まで以上に効率化され、迅速な申請承認を実現します。

申請書テンプレートの数も豊富でその数は50種類以上あります。多くの申請書に対応でき、初期設定も簡単です。また、申請する内容によって承認者が変わってくる場合には、申請金額と入力項目によって申請経路を自動分岐させる機能も備わっています。有料プランのすべての機能を試せる30日間のトライアルも実施されています。

Dugong(株式会社電算)

電算が提供するDugongは、社内全ての申請・承認業務を電子化し、Webブラウザから簡単に作業が行える高機能ワークフローシステムです。申請書フォームを簡単に自由なレイアウトで作成できるため、社内のあらゆる業務の申請・承認に活用できます。同社が提供するグループウェアとも連携することで、さらなる機能の充実化も図れます。

フル機能を使うにはパッケージプランの導入が必要ですが、低価格で始められるクラウドプランが用意されているほか、30日の無料トライアルやデモも実施されています。

Create!Webフロー(インフォテック株式会社)

インフォテックが提供するCreate!Webフローは紙による申請・決裁業務をそのまま電子化するワークフローシステムです。パッケージ版とクラウド版が提供されており、共に1ヶ月間の無料トライアルも用意されています。

X-Point Cloud(株式会社エイトレッド)

既存の業務フローをほぼそのままWeb上で再現でき、ユーザーは手書きの申請書類と同様の入力フォームを自由に作成・設定できる「まるで紙に書くような」直感的な入力フォームを提供しています。

フォームの管理機能、およびデータベースとの連携機能等を実現した、「書類管理の新しいスタイル」を提案するワークフローシステムで、規模を問わず、様々な業種や業界の企業で導入されています。また、iPhoneやiPadなどを活用した外出先からの承認や、グループウェアとの連携が容易な点も魅力です。30日間のトライアルで実際の運用と同じ環境で管理者画面を利用することが可能です。

コラボフロー(株式会社コラボスタイル)

Excelで作成した申請書をWebフォーム化できるワークフローシステムです。申請書を承認していく申請経路も、あらかじめ用意した承認経路を当てはめていくだけで作成可能です。申請書の運用開始後のフォーム修正も可能なので、今すぐ運用を開始して、運用しながら修正点を見つけていきたいという様な会社にはお勧めの製品です。

GROUPSESSION(日本トータルシステム株式会社)

こちらの製品はグループウェアとして提供されていて、ワークフローの機能があります。ダウンロードして使うタイプは無料で利用できます。10~300ユーザーと大人数で利用することが可能です。ワークフローは管理者が設定したテンプレートに沿って稟議申請をすることができます。添付機能や検索機能などがあります。まずは無料版をためしてみてから有料のクラウド版を検討するのが良いでしょう。

aipo(TOWN株式会社)

aipoはグループウェアの機能の一部としてワークフローが提供されています。シンプルなインターフェースで誰でも直感的に利用でき、申請や経路をテンプレート化し再利用も可能。そのほか検索、ファイル添付、デスクトップ通知などの機能があります。Aipo自体は3つのプランがあり、ワークフローの機能が使えるのはプレミアムプランのみです。14日間無料お試し期間があるのでこちらも確認されてみるのがいいでしょう。

WaWaFlow(株式会社アイアットOEC)

2000名規模の企業でも利用することができるワークフローです。自由度の高いWebフォームが作成でき文書管理なども可能です。クレーム報告という、他のワークフローにはない変わった機能もあります。14日間の無料体験期間があります。

オープンソース(OSS)のワークフロークラウド

続いてオープンソースシステム(OSS)で提供されているワークフロー製品をご紹介します。

Joruri Gw

プログラムコードが公開されているグループウェアで、ワークフローの機能も備えています。承認・差戻し・棄却など基本的な決裁機能が提供されています。

Activiti

海外の製品ですが、Javaという言語で記述されたワークフローエンジンです。開発者向けのガイドも用意されていて、AWS(Amazon Web Service)やGCP(Google Cloud Platform)といったクラウドで動かすことも可能です。

オープンソースのシステムを利用するときの注意点としては、専門知識が必要、サポートがない、法的処置が受けられないことが挙げられます。また、脆弱性が発見されたときのリスクにさらされることがあげられます。カスタマイズが可能なところは魅力的ですので、導入を検討する際は、専門家に相談しながら進めると良いでしょう。

ワークフローをクラウド化する場合のポイントや注意点

クラウド型のワークフローシステムを導入し定着化させるためには、押さえておくべきポイントがあります。下記の3点をしっかりと念頭に置いておきましょう。

社内のワークフローの実態や稟議の承認ルートなどを正しく把握し、問題点や課題を解決できるものを導入しましょう。

操作が難しいものや直感的に使えないものは、定着化を阻む原因になることがあります。ITリテラシーに不安のある社員でも等しく使えるようなものであるか、事前に確認しておきましょう。

既存システムや外部サービスとの連携や機能性、セキュリティ、機能の拡張性などコストパフォーマンスが満足できるものであるか、継続利用に適しているかを検討しましょう。

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Excelがそのまま使えるワークフローシステム「AppRemo」クラウド

ここまで各社のワークフローシステムをご紹介してきましたが、今までやってきたことの流れを変えることは易しいことではありません。

システムエグゼが提供するワークフローシステム「AppRemo」は、ワークフローの導入・運用で負荷のかかることの多い申請書の作成に、Excelで作成した申請書をそのまま利用して申請・承認業務が行えるワークフローシステムです。多くのワーカーに親しまれてきたExcelを利用し、日頃の承認業務を今までの流れを変えず、会社でも出張先でも自宅からでも効率よく業務がこなせるよう、ソフト開発をしました。

昨今話題となっているDX(デジタルトランスフォーメーション)のもと「会社でもやれることは、家でもできる。業務効率化のこれからの姿。」を目指して日々機能の改良を重ねています。

Excel申請書をWebフォームに変換することなくExcelファイルの状態で利用できるので、メンテナンス性に大変優れています。

Excelに入力した内容は、Webフォーム同様にデータ化され、システム内部のデータベースに格納されます。新たにフォームを作成する場合、これまで通りExcelで作成したものをAppRemo上にアップロードするだけで申請フォームが完成し、難しいプログラミング知識や専用ソフトは一切不要な点も大きなメリットです。

導入時も、担当者への操作教育に手間と時間をかけることなくスムーズに利用できます。既存の申請書の作成方法を変えずに利用したい企業におすすめです。

初期費用も利用料も0円でずっと使える「AppRemoクラウド Freeプラン」、有料サービスと同環境を1か月お試しで使える「無料トライアル」も提供しています。「小規模の申請・承認業務で利用したい」「実運用レベルでAppRemoを試してみたい」といった企業様・団体様にオススメしていますので、この機会にぜひご検討ください。

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