クラウド型ワークフローシステム(SaaS)とは?
メリットや選定ポイントをわかりやすく解説

 2024.05.14  株式会社システムエグゼ

ワークフローシステムとは、稟議などの申請・承認といった一連の業務手続きを自動化するものです。紙で運用するよりも効率的で、リモートワークへの対応や内部統制の強化にも効果的です。

本記事では、ワークフローシステムのオンプレミス型とクラウド型の違い、そしてクラウド型を選ぶメリットや選定ポイントについて説明します。

ワークフローシステムの導入を検討している企業のご担当者の方はぜひご参考ください。

【基礎知識】ワークフローシステムの種類について

ワークフローシステムは、大別すると「オンプレミス」型と「クラウド」型の2種類に分けられます。

以前はオンプレミス型での利用が主流でしたが、近年では、操作性、保守性・コストパフォーマンスの高さから、クラウドサービスが多く普及するようになってきました。

  オンプレミス型 クラウド型
カスタマイズ 製品によっては、自社の要望に応じたオリジナルなカスタマイズも可能 アプリケーションサービスとしての提供のため、原則カスタマイズは無し
バージョンアップ 原則、自社対応。作業委託する場合は工数により費用が発生
またサーバー・OS等システム環境のバージョンアップも適宜必要
サービス提供会社にて対応 セキュリティを含めたアップデートが自動的に行われる
障害対応 自社対応、または保守契約が必要 サービス提供会社にて対応
コスト イニシャル費用が高額、かつ長期間の利用が前提 利用者数に応じた価格設定、イニシャル費用を抑えて利用可能

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クラウド型ワークフローシステム(SaaS)とは?

一般的にクラウド型ワークフローシステム(SaaS)とは、ユーザーがインターネットを通してWebブラウザで使用する、クラウドベースのワークフローシステムを指します。オンプレミス型とは異なり、自社サーバーでシステムを構築・運用する必要がありません。

クラウド型ワークフローシステムは、申請・承認業務を見える化し、申請者・承認者・管理者の作業を劇的に効率化できます。クラウド化することでシステムトラブルも減り、システム管理担当の保守運用負荷・コストを削減できるとても便利なツールと言えます。また、クラウド型ワークフローシステムの多くは、操作が簡単で、導入・運用のハードルが比較的低く、利用できる場所や時間に制約がないこともメリットの一つです。
従来はオンプレミス型が主流でしたが、オンプレミス型は稼働していないリソースに対しても電気代や保守費用が発生し、各システムの複雑化・属人化・サイロ化などを招くおそれもあります。そのため、近年ではオンプレミス型は減少傾向にあり、代わりにクラウド型を導入する企業が増えています。リモートワークの普及などにより、外出先や自宅など、会社の外からも組織内の各システムにアクセスできる環境が求められていることも理由のひとつです。

調査会社ITR(株式会社アイ・ティ・アール)による「RPA/iPaaS/ワークフロー市場2023」でも、2021年はパッケージ版(オンプレミス)とクラウド版(SaaS)の比率は同等でしたが、2022年以降にSaaSが伸びを見せています。

参照元:ITR Market View:RPA/iPaaS/ワークフロー市場2023

クラウド型ワークフローシステム(SaaS)を導入するメリット

クラウド型のワークフローシステムを新しく導入することで、次のようなメリットが期待できます。

コスト削減につながる

クラウド型なら、自社にサーバーなどの機器を一式そろえる必要がなく、設置場所も不要なため、設備投資や開発費などのイニシャルコスト、保守のための人件費といったランニングコストを安価に抑えられます。

運用管理にかかる工数を削減できる

オンプレミス型は、基本的に自社、もしくはサードパーティに有償で依頼して、適宜アップデート・カスタマイズを行う必要があります。一方クラウド型は、セキュリティも含めたアップデートが自動かつ無料で、継続的に行われるのが一般的です。そのため、労力をかけずに常に最新のバージョンを維持できます。自社でメンテナンスを行わなくてよいので、運用管理の工数削減につながります。

申請・承認を場所やデバイスを選ばずに行える

オンプレミス型は基本的に、社内ネットワークでつながれたPCでの利用を前提にしているケースが多いです。オフィスネットワーク以外から接続したい場合は、新たな専用回線と関連機器等を準備する必要があります。一方でクラウド型は、認証を行えばオフィス内外を問わずどこからでも使用できます。操作性に優れたシンプルなUIであることが多く、PC以外にもスマートフォンやタブレットなどの小さな画面でも操作しやすいのも特徴です。場所やデバイス、時間を問わずに申請、承認、進捗管理などの業務が行えるため、業務効率の向上を図れます。

セキュリティ向上につながる

オンプレミス型と比較した場合、クラウド型に対してセキュリティ面の不安を抱く方は少なくありません。サイバー攻撃が巧妙化した今、クラウド型は、自社でアクセス権限・範囲の管理をすることが不可欠ですが、高度なセキュリティ対策をSaaS事業者に一任できる点が大きなメリットです。継続的にセキュリティ対策が行われている製品を選定することで、日々巧妙化するサイバー攻撃に対する強靭性を高められます。

BCP対策となる

クラウド型のワークフローシステムを導入することは、BCP(事業継続計画)対策ともなります。ネットワークや機器の障害、自然災害、サイバー攻撃などで業務が困難になった場合、オンプレミス型では基本的に自社で対応する必要があり、修復・復旧には多大なリソースが必要です。また、普段から予備のサーバーなどを設置・運用するのにもコストがかかります。

一方クラウド型の場合、データはクラウド上に保存されているので、障害やデータ喪失時の復旧も容易です。ただし、SaaS事業者側が攻撃を受けるケースも考えられるため、被害を最小化するためには、SaaSのデータを利用できない場合の対策も事前に考えておくと、より安心です。

クラウド型ワークフローシステム(SaaS)を選定する際のポイント

クラウド型ワークフローシステムと一口に言っても、さまざまなサービスが存在します。数あるサービスから自社に適したものを選定するために、次に挙げるポイントを押さえておきましょう。

自社に必要な機能が実装されているか

新たなシステムを選定する際は、自社に必要な機能が実装されているかをよく確かめましょう。機能が足りないと、コストに見合ったパフォーマンスを得られない恐れがあります。逆に、不必要な機能が多すぎても、コストばかりがかさむ結果となります。現在の稟議の承認ルートなどを正確に把握し、適正なシステムを選定しましょう。承認ルートの追加・変更が簡単にできるか、申請書をPDFで出力できるか、といった点などにも注意が必要です。

自社の規模に合致したサービスか

クラウド型は従量課金制であることが一般的です。自社の規模と目的に合致していないサービスを選定すると、不必要なコストが発生します。そうならないよう、まずはサービスに求める機能を取捨選択してください。そのうえで、新たなサービスを頻繁に使用する部署や部門、権限を付与するアカウントの合計数などを明確にし、ランニングコストを試算することが大切です。一般的に、アカウント数が増えるほど利用料が高くなる傾向にあるため、ワークフローシステムを使う必要がない社員にまで権限を付与するのは避けましょう。

操作が簡単なシステムか

操作が難しいものや直感的に使えないものは、ワークフローシステムの定着化を阻む原因にもなりかねません。ITリテラシーに不安のある社員でも等しく使えるようなものであるか、事前によく確かめておきましょう。またワークフローシステムでは、一般利用者の申請・承認の操作だけでなく、システム管理の操作についても簡単であることが特に重要になります。
申請・承認業務では、あらたな申請書(申請フォーム)の追加や、申請書内の項目の追加・修正が他のシステム以上に頻繁に発生します。システム管理の操作が難しければ、IT部門や特定の担当者の負担が増すこととなります。管理者操作が簡単であればあるほど、作業負担が軽減されることはもちろん、作業の属人化を防ぎIT部門以外にも操作を任せることができるようになります。

ワークフローとは?メリット・デメリットを解説

ワークフローという言葉の意味から、ワークフローシステムの機能やシステム導入での効果や注意すべき点まで、ワークフローの基礎知識についてご紹介します。

クラウド型ワークフローシステムなら、Excelがそのまま使える「AppRemo」がおすすめ

ここでクラウド型のワークフローシステムにはどんなものがあるのか、例をご紹介いたします。「AppRemo(アップリモ)」はExcelで作成した申請書をそのまま利用して申請・承認業務が行えるクラウド型のワークフローシステムです。これは、「会社でもやれることは、家でもできる。業務効率化のこれからの姿。」というスローガンのもと開発されたワークフローシステムです。今までの流れを変えず、会社でも出張先でも自宅からでも、より効率よく申請・承認業務を行えるよう、日々機能の改良が重ねられてきました。

Excelで作成した申請書をAppRemo上にアップロードするだけで、申請フォームが完成するので、難しいプログラミング知識や専用ソフトは一切不要です。システムを実際に使う社員にかかるストレスも緩和できます。導入時も、担当者への操作教育に手間と時間をかけることなくスムーズに利用できます。プランは使える機能に応じて「Basic」「Plus」「Pro」の3つに分けられています。

初期費用も利用料も0円でずっと使える「AppRemoクラウド Freeプラン」、有料サービスと同じ機能を1ヵ月お試しで使える「無料トライアル」も好評です。「社内で今現在使用している申請書を活かして利用したい」「小規模の申請・承認業務で利用したい」「実運用レベルでAppRemoを試してみたい」といった場合に適しています。

まとめ

ワークフローシステムを導入すると、紙の申請書は電子化され、ペーパーレスとなります。そのため、申請書の印刷や郵送は不要で、システム上で申請フォーマットを選択してデータを入力し、承認ルートを設定しておけば、申請内容に合わせて自動的に処理されて提出の手間がありません。申請書の作成にかかる手間や入力ミスを削減でき、もし承認が通らず差し戻しがあっても、システム上ですべて完結します。

クラウド型は、場所やデバイス、時間の制約を受けずに、従来の申請・承認業務を行えることが大きなメリットです。自社の規模や目的に沿った適切なサービスを選定することで、イニシャルコスト・ランニングコストも抑えられます。その際は、コストの面だけでなく、組織内の別システムと連携ができるか、操作性に優れているか、といった点にも気を配ることで、優れた費用対効果を得ることにつながります。

企業によって適したサービスは異なりますが、Excelでの申請に慣れている場合は、今までのExcel申請書をそのまま使える「AppRemo」が有用です。企業規模や用途にあわせて3つのプランから選べるので、1ヵ月の無料トライアルで使用感をお試しください。

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