ワークフロークラウドで使える無料版と有料版10選(Vol.12)

 2020.09.03  株式会社システムエグゼ

日頃の業務で発生している申請・承認処理、みなさんはこのようなワークフロー業務をどのような形でおこなっていますか?新型コロナウィルスの影響により、テレワークを採用する企業が増えてきています。

今まで紙ベースでおこなっていた申請・承認処理も、Webからできるように検討する必要がでてくるでしょう。さまざまなドキュメントをスピーディに決裁できる電子決裁システム「ワークフロー」。どんな製品があるのか、一緒に見ていきましょう。

クラウド型、オンプレミス型の違いとオープンソース

クラウド型は、インターネットを経由してアプリケーションやWebサービスを利用することができる環境のことです。物理的にサーバーを用意する必要がなく、短期間で利用を開始することができます。リソースも使用する分だけ料金が発生する仕組みのため費用面でもオンプレミスより安価に利用することができます。サーバーを自社でメンテナンスする必要がなく、運用面でのコスト削減も期待できます。

オンプレミス型は、サーバーやネットワーク機器などを自社で購入したり、リース契約したりと自社で運用していくスタイルです。稼働していないリソースに対して電気代や保守費用が発生するため、導入・運用面ではクラウド型よりコストがかかります。

オープンソースは、プログラムの中身が公開されているソフトウェアのことです。ライセンスによりますが、プログラムを改変することや再配布することができるため、自社向けにカスタマイズができます。プログラムを改変した場合は、ライセンスによりその中身を公開することが義務付けられていることがあります。

無料で使えるワークフロークラウド

比較的小規模な人数であれば、無料で利用できるワークフローも存在します。まずは気軽にはじめてみて、物足りなさを感じたら有料のワークフローを検討してみるのが良いでしょう。

Hachikin

Hachikinは、中小企業・個人事業主向けのワークフローシステムで、勤怠管理や経費精算などに特化ししているのが特徴です。2人まで無料で使えることができます。見積書など窓付き封筒に対応したレイアウトでPDF印刷することができます。

SmartFlow

豊富なテンプレートが用意されていて、簡単な操作で申請書を作成することができるワークフローです。多言語対応、SlackやLINEへの通知機能などが基本機能として提供されていて、20人まで無料で利用することができます。

GRIDY

ユーザー登録数が無制限で利用できるグループウェアです。申請書テンプレートの作成、決裁機能、印刷機能などの機能が提供されています。

iQube

iQubeはグループウェアの一部にワークフローが提供されています。10人まで無料で利用できます。Webフォームを柔軟にカスタマイズすることができ、決裁ルートも所属自動選択やスキップなど細かく設定することができます。

無料で使えるワークフロークラウドをいくつかご紹介しました。Webフォームを自由にカスタマイズすることや決裁ルートを細かく設定できるなど、各社共通していて自由度も高いところが特徴です。導入を検討する上で、人数が多い企業でも、まずは一部の部署から導入し、状況をみて有料のサービスに切り替え、電子化を進めていくのも良いでしょう。

オープンソースのワークフロー

オームソースで提供されているワークフロー製品をご紹介します。

Joruri Gw

プログラムコードが公開されているグループウェアで、ワークフローの機能も備えています。承認・差戻し・棄却など基本的な決裁機能が提供されています。

Activiti

海外の製品ですが、Javaという言語で記述されたワークフローエンジンです。開発者向けのガイドも用意されていて、AWS(Amazon Web Service)やGCP(Google Cloud Platform)といったクラウドで動かすことも可能です。

オープンソースのシステムを利用するときの注意点としては、専門知識が必要、サポートがない、法的処置が受けられないことが挙げられます。また、脆弱性が発見されたときのリスクにさらされることがあげられます。カスタマイズが可能なところは魅力的ですので、導入を検討する際は、専門家に相談しながら進めると良いでしょう。

無料トライアルもある有料のワークフロークラウド

GROUPSESSION

こちらの製品はグループウェアとして提供されていて、ワークフローの機能があります。ダウンロードして使うタイプは無料で利用できます。10~300ユーザーと大人数で利用することが可能です。ワークフローは管理者が設定したテンプレートに沿って稟議申請をすることができます。添付機能や検索機能などがあります。まずは無料版をためしてみてから有料のクラウド版を検討するのが良いでしょう。

aipo workflow

30日間無料お試し期間があるワークフローシステムです。シンプルなインターフェースで誰でも直感的に利用いただけます。申請や経路をテンプレート化し再利用が可能。検索、ファイル添付、デスクトップ通知などの機能があります。

WaWaFlow

2000名規模の企業でも利用することができるワークフローです。自由度の高いWebフォームが作成でき文書管理なども可能です。クレーム報告という、他のワークフローにはない変わった機能もあります。14日間の無料体験期間があります。

ZENO

統一されたインターフェースで誰でも利用しやすいワークフローです。グローバルにも対応しています。ワークフローの他にも、顧客管理や工数管理など、アプリケーションが細分化されていて、業務シーンにあわせて組み合わせることができます。

無料版と有料版の違い

無料版のワークフローでは、いろいろな製品を試せることが大きなメリットです。

ワークフローをまだ導入していない企業や、導入はしてみたものの上手く活用できていないといった企業など、リプレースなどを検討する際には有効活用できます。気をつけなればならないことは、あくまで無料なため、人数や機能に制限があることや、サポートが受けられないなどのデメリットがあります。

有料版では、人数の上限が多いことや、無料版では対応していない機能が利用できたり、導入時の相談やセキュリティ対策、データバックアップなど運用面でのサポートを受けられることがメリットです。

自社で電子化したい業務の規模感や、ワークフローで扱うデータの重要度など、よく検討して導入してみてはいかがでしょうか。

エクセルがそのまま使えるAppRemoのご紹介

テレワークフローAppRemoは昨今話題となっているDX(デジタルトランスフォーメーション:ITの浸透が人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させるという概念)のもと「会社でもやれることは、家でもできる。業務効率化のこれからの姿。」を目指し提供させていただいています。今までやってきたことの流れを変えることは易しいことではありません。

AppRemoでは、古くから親しまれてきたExcelを利用し、日頃の承認業務を今までの流れを変えず、会社でも出張先でも自宅からでも効率よく業務がこなせるよう、作られています。無料トライアルをご用意していますので、この機会にぜひご検討ください。

テレワークフローシステム「AppRemo」基本ガイドブック

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