ワークフローの申請書テンプレートを探してみよう~いま使っている紙を削減できるチャンス~(Vol.32)

 2021.01.25  株式会社システムエグゼ

申請・承認業務を紙ベースで、コロナ禍でも出社しなくてはならない・・・こんな状況に身に覚えがありませんでしょうか?そこで申請書の電子化(Excel化)をした申請書テンプレートの例をあげましたので、ご活用いただければと思います。

ワークフローの申請書テンプレートについて

こんな人に向けて記載しています。

  • 申請書を電子化(Excel化)しようとしているけれど、どうすればわからない。
  • 例えばどう作れば良いのかと考えている。
  • Excelの機能を使用してもっと便利にできないか考えている。

申請書テンプレートの説明

申請書テンプレートについて共通的な機能や設定について、例をあげて説明をさせていただきます。

ワークフローの申請書テンプレート 例1諸経費精算申請書」
「ワークフローの申請書テンプレート 例2PC貸出申請」
「ワークフローの申請書テンプレート 例3PC返却交換申請」

申請書テンプレートは既にこれから説明するExcel(エクセル)の機能を設定済みです。

そのため説明は良いからすぐに試したいという方は、ページ最後の「ワークフローの申請書テンプレート一覧」を参照願います。

ワークフローの申請書テンプレート 例1諸経費精算申請書

目的

「諸経費精算」は、どういった会社でも存在し、何かと記載することも多くある、大変手間のかかる申請かと考えました。

そこで手間が省ければと考え、例として「諸経費精算申請書」をあげさせていただきました。

この申請書をベースにして、貴社にフィットした形式に改善していただければと思います。

改善のため、下記の順番で説明させていただきます。

  • 全体イメージ
  • 各項目に対して入力の手間を軽減させる工夫(Excelの機能についての説明です)
  • 詳細な説明

全体イメージ

Excel表示 印刷プレビュー
Excel表示

 

印刷プレビュー

 

入力の手間を軽減させる工夫(Excelの機能についての説明です)

No

項目名

項目詳細

メリット

デメリット

1

名前定義


「G2」より、「経費使用年」のように人間が見て何の項目か分かる
Excelの参照などで利用できるので、間違うことが軽減される

定義するのに手間がかかる

2

データの入力規則

 

リスト

入力値を想定した値にできる
定義も比較的簡単

事前にマスタを登録する必要がある
マスタが変更された場合は申請書テンプレートを修正する必要がある

3

ユーザー定義

入力値を想定した値にできる
定義は複雑になるが、いろいろな形式に対応できる

定義するのに手間がかかる

4

関数による計算

 

入力

入力の手間を省くことができる

定義するのに手間がかかる

5

計算

計算の手間を省くことができる

定義するのに手間がかかる

詳細説明
名前定義
「G2」セルは、「経費使用年」と名前定義されています。

「G2」セル
「G2」セル

 

名前定義
数式>名前の管理で表示
名前定義

 

データの入力規則
リスト
「費目」セルに、名前定義した「費目リスト」をデータの入力規則で設定しています。

「費目」セル

 

データの入力規則
データ>データの入力規則>データの入力規則で表示

「費目」セル

データの入力規則

「費目リスト」は、名前定義されています。

名前定義
数式>名前の管理で表示
名前定義

「費目リスト」は、参照範囲に、別シート「費目一覧」を範囲選択しています。

参照範囲
=費目一覧!$H$3:INDEX(費目一覧!$H$3:$H$181,MAX((費目一覧!$H$3:$H$181<>"")*ROW(費目一覧!$H$3:$H$181))-2)
別シート「費目一覧」
参照範囲 別シート「費目一覧」

 

ユーザー定義
「計上組織」セルに、データの入力規則設定や、エラーメッセージを設定して、「1、3、4桁目は半角数字、2桁目は半角アルファベットの4桁で入力する」という入力制限を実現しています。

「計上組織」セル データの入力規則
「計上組織」セル データの入力規則

関数による計算
単価は、数量と金額を入力することで算出をしています。
精算額は、金額の合計の算出をしています。

「単価①~単価⑤」、「精算額」

単価の算出
単価の算出
精算額の算出

関数による計算 精算額の算出

 

ワークフローの申請書テンプレート 例2PC貸出申請

目的

コロナ禍のなかテレワークをするために必須のPCを会社で貸し出す場合に利用する申請書の「PC貸出申請」になります。
こちらは、比較的シンプルな作りとなっています。
そのため、貴社で他の申請書を独自に作成する場合にも、使い回しやすいと考えております。

改善のため、下記の順番で説明させていただきます。

  • 全体イメージ
  • 各項目に対して入力の手間を軽減させる工夫(Excelの機能についての説明です)
  • 詳細な説明

全体イメージ

Excel表示 印刷プレビュー
Excel表示

印刷プレビュー
 

入力の手間を軽減させる工夫(Excelの機能についての説明です)

No

項目名

項目詳細

メリット

デメリット

1

データの入力規則

入力メッセージ

入力時のメッセージをセル選択時に表示することで、入力値の誘導が可能なこと。

事前に定義する必要がある。

詳細説明
入力メッセージ
「貸出希望期間_終了年月日」セルに、入力時メッセージを設定して、セル選択時のメッセージを表示しています。

Excel表

データの入力規則
Excel表 データの入力規則

ワークフローの申請書テンプレート 例3PC返却交換申請

例2の「PC貸出申請」と対になる申請書になります。

新たに説明することはないので、全体イメージのみです。

全体イメージ

Excel表示 印刷プレビュー
Excel表示

印刷プレビュー

ワークフローの申請書テンプレート一覧が無料ダウンロードできる!

使い慣れているExcelなので、お好きなように改善する余地があります。この機会に貴社の申請書も改善してはいかがでしょうか?

そこで下記5種類の申請書テンプレートをご用意させていただきました。申請書テンプレートのExcelファイルが無料でダウンロードできます。

申請書テンプレート集~人事総務経理編~(無料Excel版)

テレワーク勤務許可申請書
研修参加報告申請
交通費精算書
諸経費精算申請書
稟議申請書

弊社のワークフローシステム「AppRemo(アップリモ)」は、みなさまがオフィスで使用されているエクセルのテンプレートを、申請書フォームに使用することができるシステムになっております。つまり「エクセルをそのまま使えるシステム」なのです。ご検討いただければ幸いです。

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