会社のペーパーレス化は永遠の課題であり、永遠の夢でもあります。ペーパーレス化が実現できれば、コストの削減、業務の効率化、そして働き方改革につながっていきます。ではどのように取り組めば、ペーパーレス化や電子化が実現でき、働き方改革へ導いていけるのでしょうか？ペーパーレス化の実現方法について、解説していきます。
ペーパーレス化とは？
ペーパーレス化はたくさんの会社が夢見る、経営と現場が取り組む究極の目標とも言えます。ペーパーレス化とは、社内の紙や書類を電子化し、システムやツールで運用することです。そしてほぼ完全に書類がなくなることを完全ペーパーレス化と言えるでしょう。しかし社内にはまだまだ紙で処理がおこなわれる業務がたくさんあります。
【ペーパーレス化に向けた社内の業務で使用される紙書類の例】
- 取引先との業務・・見積書、契約書、納品書、請求書、販売管理のための社内伝票等
- 社員との業務・・雇用契約書、給与明細書、年末調整、人事書類、勤怠・通勤経費書類
- 社内業務・・申請・承認業務書類、経理財務・総務・人事・法務書類、会議資料、役員会資料、事業計画書類、営業資料、技術関連資料
特にあふれかえる書類として申請・承認業務に関する書類があります。稟議書等はまだまだ紙の処理やハンコの文化が多いでしょう。ワークフローシステムがあれば、申請・承認業務を電子化することができるのですが、ペーパーレス化にはまだまだ多くの課題が存在する企業は少なくないはずです。
ペーパーレス化できない社内の課題
ではペーパーレス化が実現できない社内の課題とはどんな理由なのでしょうか？ペーパーレス化が進まない問題点についてはまとめてみたいと思いますが、非常に範囲が広くなります。そこで申請・承認業務のペーパーレス化できない課題についてまとめてみました。
【申請・承認業務に関するペーパーレス化できない社内課題】
- 申請書は紙でまわるため、承認状況がわからない。紛失することもある。
- 紙で申請・承認業務を行うと決裁スピードが遅くなる。テレワークにも対応できない。
- 最終承認者が承認後、管理部門に書類がくるが、ファイリングするための管理が大変である。
- ファイルを保管する場所がなく、別の会議室や倉庫を借りてコストをかけて管理している。
- 社内での検索や税務調査を受ける際に、紙なので探す作業が困難である。
申請・承認業務をペーパーレス化できないとこのような社内課題が浮き彫りになります。ペーパーレス化できない理由は企業によって様々でしょうが、できない理由の上位にくるのはこれです！
「長年の慣習であり、上の人（上司）が紙の申請・承認業務に慣れているから」
この理由でペーパーレス化ができないのは、何とかしたいですね・・
電子化と働き方改革の関係性
ペーパーレス化に取組み、電子化を実現するとたくさんのメリットがあります。そのひとつのメリットが、働き方改革を推進していけることです。では電子化と働き方改革にはどのような関係性があるのでしょう？
【働き方改革とは？】
「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」「育児や介護との両立など、働く方のニーズの多様化」などの課題解決のため、投資やイノベーションによる生産性向上とともに、就業機会の拡大や意欲・能力を存分に発揮できる職場環境を作ることである。そして、働くひとりひとりが、より良い将来の展望を持てるようにすることを目指す職場を作る。※厚労省ホームページより引用
働き方改革は2018年6月に成立し、2019年4月から働き方改革関連法の順次施行が始まりました。働き方改革を実現していくためには、企業が様々な取組みを実行していかなければなりません。では具体的にはどんな取組みがあるのでしょう？
【働き方改革実現のための具体的な取り組みとは？】
- 長時間労働の是正
- 女性活躍や子育て・介護の仕事両立
- 社内制度の変更やガイドライン作成、公正な待遇やハラスメント防止によるルール整備
- 副業・兼業を企業で認める
- テレワークやリモートワーク、在宅勤務を取り入れ、働きやすい環境を整備する。
働き方改革に対し企業は積極的に取り組んでいかなかればなりません。①から⑤の取組みすべてに言えることですが、働き方改革実現のためにはペーパーレス化と電子化を実行しなければ、成功しません。つまりペーパーレス化と電子化ができれば、働き方改革が実現に近づくのです。
例えば、働きやすい環境整備のテレワークを取り入れ、社員に実行してもらうためには、紙によるやり取りで社内業務をまわせるはずがありません。テレワークは新たな雇用・働き方の創出のためでもあり、育児対応・定年者活用、介護のための転職防止策、採用強化や人材の定着や活躍のためにもつながります。テレワークは働き方改革のひとつの取組みです。社内ペーパーレス化と電子化は、すべての働き方改革実現のために重要な関係性があるのです。
会社で紙を電子化すればペーパーレス化ではない
これからの企業の取組みとしてＤＸ（デジタルトランスフォーメーション）やデジタル技術を活用することが求めれています。ところがパッケージソフトやクラウドサービスを提供する会社が「まず紙を電子化するペーパーレス化から始めましょう」と主張するケースがあります。ペーパーレス化や電子押印をすることから始めて、「さらば紙の契約書！ペーパーレス化と自動化ができる！」と主張するのですが、これは間違っています。「会社で紙を電子化・データ化」が先ではなく、まず業務を見直しことが先なのです。そしてシステム化やＩＴ導入の中でペーパーレス化をしていく進め方が重要です。
例えば、メール・Excel（エクセル）で申請・承認業務を行っている会社はワークフローシステムを導入し、業務改善をしながらペーパーレス化を実現していくべきです。つまりペーパーレス化を実現しようと思ったら、すべての業務に関する紙書類を電子化するのはなく、業務改善に取組み、不必要な紙書類は削減し、業務を見直した後にシステム導入を検討するのです。その先に真のペーパーレス化実現が待っているのではないでしょうか。
まとめ
今後、電子帳簿保存法が実行され、領収書は紙ではなく、写真等の電子データで添付ファイルされる時代になります。2021年度の税制改正大綱で領収書の保存をしやすくすることで、社員や管理者の負担が大幅に削減できるようになっていきます。
このように特に申請・承認業務の中には、紙の書類がたくさん登場し、ペーパーレス化の壁となりがちです。ペーパーレス化の第一歩として、申請・承認業務に関する「上司のための紙文化」をやめ、業務改善を行い、ワークフローシステムを導入していくと、ペーパーレス化の範囲は広く実現していけます。
ワークフローシステム＆クラウドサービス「AppRemo（アップリモクラウド）」は、テレワークとワークフローの両立を目指すためのコンセプトで開発された、全く新しいワークフローシステムです。テレワークに対応できているワークフローシステムということは働き方改革を推進しながら、ペーパーレス化を実現していくことができます。「AppRemo（アップリモ）」で業務改善とペーパーレス化を実現していきませんか。
そして「上司のための紙文化」の組織風土に別れをつげましょう！
