ワークフローをExcel(エクセル)のような使い方で
導入するポイント(Vol.28)

 2021.01.27  株式会社システムエグゼ

Excelエクセル)のような使い方で導入できるワークフローシステムは、どんな企業に合うのでしょうか?多くの企業で使い慣れたエクセルとワークフローシステムの導入ポイントは「申請書の設計」にあるようです。詳しく解説していきたいと思います。

ワークフローにExcel(エクセル)を使用している企業は多い

エクセルで稟議書、出張報告書、休暇届等の申請書類を雛形ベースで作成し、eメールで申請・承認業務、ワークフローをおこなっている企業は多いと思います。エクセルは便利ですし、使い慣れています。集計や自動計算は得意分野で簡単に計算式を入れられますし、使い勝手が良いです。エクセルで作成した申請書を紙で印刷して、上長に閲覧・捺印してもらうスタイルの企業もまだまだ存在するでしょう。

しかし、紙で申請・承認業務をしていては、テレワークや在宅勤務の中、オフィスに出社しなければなりませんし、PDF化し保存する手間や、そもそも紛失のリスクもあります。紙の運用はしていなくとも、メールやエクセルでワークフローを運用する場合も問題点は多いはずです。申請者はエクセル雛形の申請書を選び間違え、承認をまわしてしまうミスがあります、現在、誰で承認業務が止まっているのか、メールではわからず、ひとりひとりの上司に聞いてまわることもあります。上司は毎日、大量にまわってくるどの申請書が承認中で、どれが承認済か、メールのフォルダー管理ではゴチャゴチャになり、わからなくなることがあります。

このような紙・メール・エクセルでの申請・承認業務は改善するべきです。ただ手慣れた便利なエクセルは残しつつ、ワークフローをシステム化する方が、管理者や現場には使いやすいはずです。このようなメール・エクセルの申請・承認業務は廃止するけれども、エクセルの良い使い方は残しながら、ワークフローシステムを導入することは、可能なのでしょうか?

ワークフローをExcel(エクセル)のような使い方で導入するポイント①申請書をフォーム設計する手間が意外と大変

Excelのような使い方でワークフローを導入するためのポイントとして、まず考えなければならないので、管理者の申請書フォーム設計の手間についてです。これまではExcelで雛形フォームを作成し、共有フォルダーに保存したり、現場に展開していればよかったでしょう。しかしワークフローシステムは管理者が申請書フォームの設計をすべてしなければなりません。ということは申請書が100枚あれば、100申請フォームの設計が必要になり、これが意外に大変な作業なのです。最初のフォーム設計は導入ベンダーがしてくれるサービスもあるかもしれませんが、初期設定の手間だけでなく、今後の追加・修正の設計時にも必要です。(コピー機能があっても個別の設定は必要です)

つまり管理者(業務管理者又はシステム管理者)にとっては簡単なフォーム設計のワークフローシステムの方が良いわけです。そして申請書フォーム設計には下記の2種類があります。

  1. Webフォームで設計する
  2. Excelフォームで設計する

Webフォームで申請書を設計することが便利です!というワークフロー製品が多いようです。

Webフォーム設計機能を持つ、ワークフローシステムが強調するメリットとして

  • まるで紙のようなフォームで設計できる
  • ノンプログラミングで作成できるので専門知識は不要
  • フォーム作成はコピー機能で簡単に増やせる
  • 簡単で楽!管理しやすい!
と説明しているケースが多いですが、本当にそうでしょうか・・?

Webフォームの専用作成ツールの機能を覚えなければなりませんし、わかりにくい独特の仕様だと、作成時間もかかります。フォーム設計のための項目には、「部品」(テキストボックス・数値・プルダウン・ラジオボタン・日付など)を、ひとつひとつの申請書に設定する必要があります。データベースとのマッピング作業が必要もなり、計算式設定やマスタ参照など、かなり専門的な作業をおこないます。申請書が100枚あれば、その分の設定が必要というわけです。

このような専門的な作業を、誰に担当できるのでしょうか?ITスキルの高い、情報システム部の人がいる企業ばかりではありませんし、総務部・人事部・経理部の誰でも管理者になれなければなりません。担当者の人選や今後の引継ぎに影響が大きいからです。

ワークフローをExcel(エクセル)のような使い方で導入するポイント②Excelフォームは、現在の使い方に最も近い

その点、Excelフォームで申請書を設計することは簡単であり、何よりも現在のExcel運用の使い方に近いことは安心できます。

Excelフォーム設計機能を持つ、ワークフローシステムが強調するメリット

  • 慣れ親しんだ、いつものExcelフォームで設計できる
  • これまでExcel申請書で運用してきた会社は、そのまま使える
  • 専門的なスキルは不要なので、‘誰でも’‘複数の’担当者を選べる。
  • 本当に簡単で楽!管理しやすい!のは、日本人にピッタリのExcel

つまり、いつものExcelで簡単作成できるのです。テレワークフロー「AppRemo(アップリモ)」製品で説明すると、まず利用する申請フォームはExcelで作成します。使い方がわかっているExcelで作成ができるため、思い通りのデザインで申請書フォームが作成できます。

また現在使っているExcel申請書がたくさん作成されているはずですから、Excelで作成した申請フォームをブラウザからアップロードすれば、そのまま移行できます。Webフォームの作成や、印刷用帳票の作成も必要なく、ユーザーの申請項目はExcelで細やかに作成し、申請書種類や承認ルート情報、自動採番、押印設定などをWebブラウザから追加設定すれば、あっというまに申請フォームの追加ができるのです。

このように初期導入の手間やコストを大幅削減できます。新規追加や項目編集などが頻繁に発生するワークフローシステムの申請書フォーム作成では、柔軟に新規作成ができて、編集がしやすいことはは重要なポイントです。つまりExcelフォーム設計は、Webフォーム設計に比べ、非常に手間がかからず、コストも抑えられるのです。Excelの使い方に慣れているみなさんには非常にメリットがあります。

ワークフローをExcel(エクセル)のような使い方で導入するポイント③Excelの項目を、データ型式にマッピングするだけでデータベースを作ることができる

「AppRemo(アップリモ)」は管理者が悩む専門的なスキルが求められるデータベースへのマッピング作業は不要です。Excel申請書をアップロードすると、申請書内の任意のデータは自動でデータベース化されます。そしてExcelの項目を、データの型式を選択するだけで、ワークフローシステムのデータベースを作ることができます。「Excelなのにデータベース化できる」は意外に知られていない驚愕の便利機能なのです。

データを出力し、集計・加工できることは、Excelとの親和性も高く、普段のExcelの使い方の通りで利用できます。

エクセル

まとめ

ワークフローをExcel(エクセル)のような使い方で導入するポイントを解説してきましたが、
「エクセルフォームのワークフローシステムを選ぶこと」がひとつの答えと言えます。

【総括】

  • 管理者は申請書フォーム設計の大変さを導入前によく考えなければならない。
  • Webフォームの申請書フォーム設計は簡単そうに見えて、専門的なスキルが求められ、意外に大変である。情報システム部以外でも、誰でも申請書設計ができなくてはならない。
  • もちろん管理者だけのメリットを考えるのではなく、申請・承認業務に携わる社員すべてが利
    用するワークフローシステムだからこそ、社員も親しみやすいものがよい。

3つのポイント

  1. エクセルはだれにとっても使いやすいインターフェース
  2. エクセル申請書フォーム設計のワークフローシステムは、初期構築と更新・メンテナンスがしやすい
  3. テレワークフロー「AppRemo(アップリモ)」はエクセルライクな操作性と、テレワークに必要なコミュニケーション機能をもつ、ワークフローシステムです。

ぜひ、みなさまの会社に合ったフォーム設計ができるワークフローシステムを選んでみてはいかがでしょう?エクセルのような使い方で導入できるワークフローシステムに「合う」企業様は、意外に多いと感じています。


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