在宅勤務やテレワークが定着している今、申請・承認業務のシステム化を検討している、もしくは、すでに利用している企業は多いと思います。申請・承認業務を効率化するワークフローシステムは、様々な機能を搭載した製品が各社から販売されているため、導入検討に迷われる方が多いのも実状です。また、実際に導入したあと、予想よりも使いづらく活用できていない方もいらっしゃると思います。本ブログでは、「Excelの申請書」をそのまま使って申請・承認を実現できるワークフローシステムの良さを解説します。
世の中には「Webの申請フォーム」と「Excelの申請フォーム」が存在する！？
各社から提供されているワークフローシステムは、申請・承認業務の効率化を目的に、「申請機能」「承認機能」「検索機能」といった一般ユーザー機能と、「申請フォーム設定」「承認ルート設定」「ユーザー組織設定」といったシステムの基盤となる管理者機能で構成されています。
ワークフローシステムの選定にあたり重要視する点は、もちろん選定者により異なりますが、共有するのは「システムの使いやすさ」です。この「使いやすさ」も細分化すると多岐に渡りますが、選定時に必ずと言ってよいほど挙げるのは「申請フォーム設定の使いやすさ」です。
「申請フォーム設定」とは、ワークフローシステムを利用する場合必ず実施する初期設定の1つです。いわゆる「システム上で申請内容を入力するためのフォーム（申請画面）設定」のことを指しており、申請フォームを設定ことで、申請者はシステム上で申請情報を登録し、次の承認者に決裁をまわすことができるのです。
この申請フォームは、社内にある申請書の数だけ設定が必要であり、また定期的に発生する申請書の見直しの度にフォーム更新も必要であるため、設定担当者（おもに管理者）はこの使いやすさを重視するのです。世の中のワークフローシステムは、いずれも「申請フォーム設定のしやすさ・使いやすさ」を考慮していて、おもに下記いずれかの「申請フォーム設定機能」が備わっています。
- 「Webの申請フォーム機能」が搭載されたワークフローシステム
- 「Excelの申請フォーム機能」が搭載されたワークフローシステム
どちらが使いやすいシステムなのでしょうか。それぞれの違いや良さを、次章で詳しく説明していきます。
「Webの申請フォーム」と「Excelの申請フォーム」の違いとは？
「Webの申請フォーム（以下Webフォーム）」と「Excelの申請フォーム（以下excelフォーム）」。この両者は「申請フォーム」に大きな違いがあります。「Webフォーム」とは『申請内容を入力するためのWeb上の申請画面』のことを指し、その画面に申請内容を入力することで、申請を実施します。「Excelフォーム」とは、その名の通り『申請内容を入力するExcelの申請フォーム』のことを指し、申請内容を入力したexcelをシステムにアップロードして、申請を実施します。
申請方法が異なるこの2つですが、それぞれの特徴をもっと深堀りしていきましょう。
「Webフォーム」の設定方法
それぞれの申請フォームは設定方法にも大きな違いがあります。
Webフォームの場合、下記のような流れで申請フォームを設定します。
- 申請フォームをExcelやWordで作成します。（今まで紙で運用していた場合は、元ファイルとなるExcelやWordを活用できます）
- 上記①をシステムに取り込みます。
- 取り込んだ申請書をベースに各入力項目の入力形式・必須条件等を1つずつ設定し、Webの申請フォームを完成させます。
Webフォームは、0から設定するとなると、フォームデザインや各入力項目の設定に時間がかかってしまいます。そこで、活用できるのが「今まで利用していたExcelやWordの申請書ファイル」です。それをシステムに取り込み、台紙として、その上をなぞる様に申請フォームが設定できるので、設定の負荷を軽減することができます。
「Excelフォーム」の設定方法
Excelフォームの場合は、下記のような流れで設定します。
- 申請フォームをExcelで作成します。（今まで紙で運用していた場合は、元ファイルとなるExcelが活用できます）
- 上記①のExcelをシステムに取り込みます。（必要に応じて、Excel内データの取込設定を実施）
Excelフォームは、Excelで作成した申請フォームをそのままシステムに取り込み、申請書として利用します。Webフォームとは異なり、Excelをシステムに取り込んだ後、各入力項目の入力形式設定等の細かい調整は必要ないため、設定の負荷を最小限にすることができます。
「Excelフォーム」は、「Webフォーム」を比べ少ない工程で設定することができますが、それ以外でも『Excelならではの使い勝手の良さ』があります。
「Excelフォーム」のワークフローシステムの良さ① 誰でも簡単にフォームが作成できる
Excelフォームは、誰にとっても馴染み深いExcelで作成します。Excelは多くの業務で活用されているアプリケーションなので、特別なITスキルを問わず、またワークフローシステム固有の設定方法を知らない方でも、簡単にフォームを作成することができます。
Webフォームのワークフローシステムを導入した場合、各入力項目を設定するためには、そのワークフローシステム固有の設定方法を習得する必要があります。そして使いこなすまでに苦労し、習得が難しいため、情報システム部門など特定の設定担当者に業務が属人化してしまうケースが見受けられます。Excelフォームは、誰でも使えるExcelだからこそ、「作成担当者の属人化を防止」し、また各業務部門が自部門で管理している申請書を作成・更新できるので、「作成業務を分散」することもできるのです。
「Excelフォームのワークフローシステム」の良さ② Excelの機能がそのまま使える
Excelフォームの良さとして、「Excel機能をフル活用してフォームが作成できる」ことも挙げられます。Excelの機能とは、セルの「入力規制や条件付き書式」、「コメント表示」、「印刷範囲指定」、「関数」…など多岐に渡ります。Excelに搭載されている機能をフル活用して申請フォームがデザインできるので、申請者にとって分かりやすい申請フォームを作成することができます。もちろん、今までExcelフォームで申請・承認業務を行っていた場合、そのExcelフォームをほぼ変えることなく使えるので、システム移行の負担は最小限で済みます。
「Excelフォームのワークフローシステム」の良さ③ 申請データもシステム保管される
上記では「申請フォーム設定負担の軽減」という観点で、Excelフォームの良さを解説しました。それ以外に、「決裁後の後続作業の負荷軽減」という良さもあります。
Excelフォームは、ワークフローシステムにExcelをアップロードし申請しますが、その際に「Excel内の各項目のデータ（申請データ）」がワークフローシステム内に保存されます。申請データが保存されることで、必要なデータを一覧リストで出力できるようになり、下記のような決裁後の後続作業に活用することができます。
- 申請データの集計や分析作業
- 決裁済みデータの他システム（経費精算システム等）への連携
ワークフローとは？メリット・デメリットを解説
まとめ
ワークフローシステムに対し「Webフォームで申請内容を入力する」というイメージをお持ちの方が大半を占めていると思います。しかし、上記で解説したように「Webフォームならではのデメリットでうまく活用できていない」ケースがあるのも事実です。
ワークフローシステムAppRemo（アップリモ）は、そのようなお困りごとを解決するために「Excelフォーム」を活用して、管理部門が楽になる・現場が使いやすいをコンセプトに構成されたワークフローシステムです。申請フォーム以外にも、シンプルでマニュアルいらずの操作感、テレワーク時のコミュニケーションレスを防止する簡易チャット機能など、ユーザーの使いやすさに考慮した機能を搭載しています。本ブログが、皆さまのワークフローシステムご検討にお役に立てれば幸いです。
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