企業や自治体に必ず存在するワークフロー。ワークフローの言葉の定義は広いですが、このブログでは稟議決裁等の「申請・承認業務」のことを指しています。テレワークや在宅勤務が普及する中で、出社せずとも企業の意思決定を円滑に遂行するため、ワークフローの電子化を実施している、または早急に導入検討している方々は多いのではないでしょうか。
そして、これからワークフローの電子化を検討する方々は、いざ検討しようと思ったときに、どのように検討したら効率的なのか。様々な関連情報は収集できるが、実際の検討手順が分からない。そのような壁に当たるのではないでしょうか。このブログでは、ワークフロー電子化のメリットと、電子化に向けた検討事項や手順について解説していきます。
ワークフローを電子化するメリット
ワークフローとそれに伴う捺印・押印処理。稟議申請、経費精算申請、契約書への押印申請などがそれにあたり、種類は問わず、複数の部署と人を介して決裁が行われます。申請の種類はその企業によりますが、多岐に渡る場合も多く、これらの申請書を紙で決裁をまわしている場合は、紙の印刷や書類への承認者の捺印という作業まで発生しています。もちろん紙なので、今誰の手元に書類があるのか、進捗が分かりづらいなどの問題も発生します。
このような問題は、ワークフローを電子化することで大きく改善できます。
電子化のメリット①｜承認業務の短縮化
今までのような、紙の申請書を受け取る→内容確認→承認の証跡として承認者の捺印→次の承認者へ申請書を渡す。その当り前の作業は、ワークフローを電子化することで短縮できます。
電子化すると、承認者は自動配信される承認依頼メールを受け取り、ワークフローシステム上で申請書を確認することができます。その後、システム上で承認ボタンをクリックすると、次の承認者に自動的に申請書が渡ります。承認履歴はシステム上に残るため、承認者の捺印の必要もなく、すぐに決裁をまわすことができるのです。
電子化のメリット②｜業務の効率化
ワークフローを運営する中で発生する様々な業務が効率化されます。「過去の申請書の検索や参照」、「決裁進捗の確認」、「申請書の記入ミスによる差し戻し」、「紙の申請書の保管やスペース確保」など。これらの作業は、ワークフローを電子化することで、効率化し作業自体を削減することもできます。電子化することで、システム上いつでも申請書の検索や進捗確認が可能になり、申請書の記入ミスも項目設定で削減することができます。もちろん、紙の申請書は無くなるので、保管スペース確保や管理という業務自体も無くなります。
電子化のメリット③｜内部統制強化
ワークフローの電子化は内部統制強化にも効果を発揮します。今までの紙運用の場合に発生する、承認経路の誤りや申請書紛失よる情報漏洩リスク。これらは電子化により、システム上設定した適切な承認経路にのみ申請書がまわるので、業務規則を順守することができます。加えて、申請書の承認履歴やアクセス管理はシステム上に残るため、不正アクセスや改竄防止にもつながります。もちろん、システム上で申請書が管理されるので紛失リスクも軽減します。
電子化のメリット④｜データの活用
電子化された申請内容はデータとして利活用することできます。ワークフローシステムから必要な申請データはいつでも出力できるので、例えば、過去1年間の稟議内容を分析・集計することが可能になります。また、経費精算申請のデータを経費精算システムに手入力で転記している場合、ワークフローシステムから一括で出力した申請データを、そのまま経費精算システムに取り込むことも可能ですし、申請データを経費精算システムに自動連携することも可能になります。申請・承認業務の後続作業の効率化にまで活用することができるのです。
電子化のメリット⑤｜柔軟なワークスタイルの実現
ワークフローを電子化することで、インターネット環境があればPCやモバイル端末で、自宅や外出先から申請・承認が可能となります。オフィスに依存することなく業務が遂行できるので、時間の有効活用や柔軟なワークスタイルの実現を可能にします。
ワークフローの電子化に向けた検討事項、手順
次に、ワークフローを電子化する上での検討事項や手順について解説していきます。おすすめの検討手順は下記のとおりです。
- 既存の申請書の精査。
- 電子化する申請書の選定。
- 利用者、利用申請書の選定。
- システムの構築担当者の選定。
- ワークフローシステムの選定。
1.既存の申請書の精査
現在の申請・承認業務の洗い出しを行います。申請書の種類、紐づく承認経路やルール、年間の申請件数を整理しましょう。この時、できれば各申請書の運用で発生している課題を具体的に洗い出せると良いです。（例えば、押印申請では押印対象の書類が添付されていない。承認者の捺印漏れがある等）
2.電子化する申請書の選定
次に、電子化したい申請書を選んでいきます。全部の申請書を電子化するとなると、電子化に向けた必須要件が纏まりづらく、検討にばかり時間がかかってしまいます。改善すべき申請書と課題を優先順位づけし、段階的に電子化するスケジュールを組んでいくことをおすすめします。（特に、シンプルな決裁ルールで申請件数が多い申請書から電子化することをおすすめします。）
3.利用者、利用申請書の選定。
電子化する申請書が確定したら、ワークフローシステムの利用者を確定していきます。申請者や承認者という役割の利用者だけでなく、管理権限を付与する利用者も決めていきます。申請書単位では、全員が利用する申請書なのか、一部の部署だけ利用する申請書なのか、利用範囲を決めていきましょう。
4.システムの構築担当者の選定。
ワークフローシステムを構築する担当者を選定します。情報システム部門の方なのか、業務担当者の方なのか。企業の体制にもよりますが、情報システム部の方に依存しない運用体制にするためには、機能が多いが設定が複雑なシステムよりも、機能は十分で誰でも簡単に設定できるシステムを選択することをおすすめします。
5.ワークフローシステムの選定
電子化の要件が揃ったら、ワークフローシステムの選定に入ります。まずは各システムの製品サイトから問い合わせ、直接デモで操作感を確認しながら、要件の合致度を確認しましょう。また、実際に製品トライアルで自ら操作感を確認すると、フィット&ギャップが生じづらいのです。
その上で、各製品が要件を満たしているかどうかを比較し、点数をつけていきます。（比較表があると可視化しやすいです）
ワークフローの電子化の注意点
ワークフローの電子化を検討し、いざ導入となった際に「ワークフローシステムの操作が難しく、誰でも使えるものではない」という問題を耳にするケースがあります。
もちろん、大なり小なり導入後の使い勝手に苦慮する場面はありますが、「IT知識やマニュアルがないと理解できない」「機能が多すぎて設定方法が分からない」という状態が続くと、運用に支障が出てしまいます。
ワークフローシステムを選定する際は、自社の機能要件に合っているという観点だけでなく、「IT知識の有無に問わず、マニュアルにも依存せず、直観的に操作できるのか」という操作習熟の観点を考慮することもおすすめします。
まとめ
ワークフローの電子化は、上記のような様々なメリットがあります。電子化の検討では、「現状の洗い出しと要件の整理」に時間を費やしていただくことで、より自社に合致したシステムを見つけ出すことができます。このブログが、ワークフロー電子化をご検討されている方々にお役立ていただければ幸いです。
