組織運営において申請・承認のワークフローは不可欠ですが、この流れが適切に働いていないと、組織全体の動きが鈍くなったり、不正が蔓延したりしてしまう恐れがあります。そこで本記事では、そうしたワークフローの問題の解決に役立つソリューションとして、ワークフローシステムをご紹介します。
申請業務を効率化する「ワークフローシステム」とは
まずはワークフローシステムがどのようなツールなのかを把握することが重要です。まずはワークフローシステムの概要と、それがどのように申請業務に関わるのかを説明します。
ワークフローシステムとは
最初にワークフローについて説明します。ワークフローは組織における一連の業務の流れ、あるいはそのために必要な手続きプロセスのことです。
たとえば、経費の精算においてはまず該当する担当者がその部署長に清算申請の書類を提出し、そこからその「部署長の承認→経理部の担当者の承認→経理部の部署長の承認」といった手続きの流れを踏んでいきます。この際、紙ベースで処理していると、手続きの管理に手間がかかるなどの問題点が発生することがあります。
ワークフローシステムとは、こうした手続きをデジタル上で行うことによって問題点を解決し、効率化するツールのことです。オフィスワークにおいてワークフローは単純なものから複雑なものまで日常的に数多く発生するので、ワークフローシステムは多くの業務に活用できます。
申請・承認業務に必要な機能
申請・承認業務を効率化するために、ワークフローシステムにおいては、主に以下の機能が求められます。
(1) 申請書フォームの作成機能
ワークフローシステムで使用する申請書のフォーマット（書式）を作成する機能です。Excel形式などで多彩な入力項目や入力方法を設定できます。
(2) 各種申請書のテンプレート機能
テンプレートとは、システム側にあらかじめ用意されたフォーマットのことです。これを活用することで、一から申請書フォームを手作りする手間が大幅に削減できます。
(3) 申請・承認機能
申請書の申請や承認をシステム上で行えるようにする機能です。承認経路の設定や承認経路の参照、承認先の変更など、システム上でワークフローをどのように進行させるかも設定できます。ここには差し戻しの機能なども含まれます。
ワークフローシステム導入のメリット
ワークフローシステムの導入によって、企業は以下のようなメリットを得られます。
申請・承認完了までの時間短縮
ワークフローシステムを導入することにより、申請業務はすべてデジタル上で行えるようになります。デジタル上で申請業務を行うことにより、紙媒体での申請では必要だった手渡しや郵送といった作業やその時間的コストを削減し、申請から承認完了までの時間を短縮できます。
また、ワークフローシステムでは申請や差し戻しが発生したタイミングで通知が来るので、見落としのリスクを抑え、期日までの承認を容易にします。承認プロセスの迅速化は業務全体のスピードアップにも繋がり、職場全体の生産性の向上をもたらします。
進捗状況の可視化
ワークフローシステムを確認すれば、申請した書類がどこまで進んでいるかが分かります。これによって手続きが停滞している場合でもどこで止まっているのかが即座に分かるので、急ぎであればピンポイントで催促することが可能です。このように申請・承認フローを可視化することによって、担当者間・部署間の連携を改善したり、ワークフロー自体を見直したりすることができます。
多様なワークスタイルに対応
ワークフローシステムの中には、スマートフォンやタブレット端末などマルチデバイスでの操作に対応している製品もあります。これによって担当者がテレワーク中であったり、出先であったりしても都合の良いタイミングで承認・決裁が行えるようになるので、柔軟なワークスタイルを実現できます。
電子化によるコスト削減や内部統制の強化
ワークフローシステムは申請書類のペーパーレス化を実現できます。これによって保管スペースや管理コストの削減、郵送代の削減、書類紛失リスクの軽減が可能です。また、申請・承認業務を可視化したり、申請・承認のルールをシステム化したりすることによって、書類の改ざんなどの不正を抑止し、組織のガバナンスを強化できます。
ワークフローシステムのデメリット
多くのメリットがあるワークフローシステムですが、その導入に当たっては以下のような懸念材料もあります。
操作が難しく申請が面倒
システムの操作性が悪い場合、あるいは社員がPC操作に不慣れな場合、システムを扱うのが難しくて十分に活用できないことが考えられます。申請・承認業務は様々な業務で日常的に使うため、不便な思いをその度にするのは大きなストレスになり、結局紙での申請に戻ってしまうこともあるかもしれません。
システムと業務フローのすりあわせが必要
ワークフローシステムを導入する際には、現行の申請・承認業務の仕組みをどのようにシステムに落とし込むか、そのすり合わせが必要になります。そのため、システム導入時には自社にとって最適な製品を慎重に選び、本格運用前に各種設定を入念に整えることが欠かせません。また、業務の追加や変更が生じた場合は、その都度メンテナンスが必要になるのも負担になりえます。
ワークフローシステム導入時の注意点
以上のようなデメリットを踏まえ、ワークフローシステムを導入する際には以下の点を注意し、対策を練っておくことが重要です。
自社の業務に最適なシステムを選ぶ
一口にワークフローシステムといっても、様々な製品があります。そのため、ワークフローシステムを導入する際には、各製品の機能や特徴を把握し、それが自社の業務内容とマッチしているか確認することが重要です。
製品選びのコツとしては、自社の申請方法やワークフローに対応しているシステムを選ぶのはもちろん、搭載機能が過剰すぎないかという視点も大切です。自社業務に必要ない機能が搭載されていても宝の持ち腐れであり、コストばかりが高くなってしまいます。
事前にしっかりと導入準備を行う
ワークフローシステムの導入が成功するかどうかは事前準備にかかっていると言っても過言ではありません。導入する前には、システムに落とし込む業務内容はもちろん、そこで生じうる問題点も洗い出し、それらに対応できるように各種設定をしましょう。
その際には、関係者にしっかりヒアリングを行い、見落としや改善点がないかの確認も重要です。また、導入しても現場が使いこなせないという事態を避けるために、操作マニュアルなどを作成することも大切です。
カスタマイズの自由度やシステム連携を確認する
ワークフローシステムを選ぶ際には、その製品のカスタマイズ性やシステム連携の充実度も確認しましょう。カスタマイズが簡単にできるものなら、人事異動やワークフローの見直しなどが生じた際にもシステムの変更がしやすくなります。また、現在自社で運用しているシステムと連携可能であるかどうかの確認も重要です。
たとえば、勤怠管理システムと連携できれば、休暇申請などを紐づけて、迅速にデータを処理できます。また、会計システムと経費申請のワークフローなどを紐づけられれば、誰がどのような手順で資金を動かしたのかを可視化できるため、会計処理の効率化も可能になるでしょう。
お試しプランの利用もおすすめ
ワークフローシステムの中には無料のお試しプランを提供している製品もあります。そのため、導入に不安がある場合は、まずはそうしたお試しプランを活用し、その製品の利便性や操作性を実際に体験してみるのがおすすめです。
たとえばワークフローシステム「AppRemo」は30日間の無料トライアルが可能で、操作性や利便性を確認しつつ、実際に使用している申請書を基にワークローシステムを体験できます。このため、事前に自社に合うかどうかを確認可能です。AppRemoには各種デバイスにより場所にとらわれず申請・承認・確認する機能や、簡易チャット機能などが搭載されており、テレワーク環境でも適切なコミュニケーションを取りながらワークフローを進行させられます。ニューノーマルな働き方を実現するために、まずは無料トライアルを利用してみるのもおすすめです。
まとめ
ワークフローシステムを導入することで、企業は申請・承認フローの「時間短縮」「可視化」「ペーパーレス化」などが実現できます。これらの効果によって組織全体の生産性やガバナンスの向上が期待できるでしょう。
ただし、ワークフローシステムの導入を成功させるには入念な事前準備が欠かせず、とりわけ製品選びには慎重な検討が必要です。そのため、もし導入に不安がある場合は、無料の試用キャンペーンなどを活用するとよいでしょう。
ニューノーマルな働き方を可能にするワークフローシステム「AppRemo」（アップリモ）は、30日間の無料トライアルが可能です。ワークフローの申請業務効率化を求めるなら、ぜひ一度試してみることをおすすめします。
