入社して分かった「便利、簡単、早い」
社内のワークフローシステム(Vol.62)

 2021.10.13  株式会社システムエグゼ

会社組織に所属していると使われるワークフローシステム

私の前職のワークフローは、少し古いスタイルを取っていました。必要事項を入力した申請書ファイルを印刷し、各承認者へ捺印をもらうために決裁行脚を行います。俗に言う紙の申請・承認業務の「スタンプラリー」です(笑)

転職先では、印刷せずに、Web上で申請・承認ができるワークフローシステムを利用しています。転職後、ワークフローシステムを利用して感じた「便利」な点、申請が「簡単」だなと思った点、作業が効率的で「早い」と思った点を紹介したいと思います。

今まで紙で申請・承認業務をしていた私が転職

前職では、ワークフロー申請時に、必要事項を入力した申請書ファイルを印刷し決裁をまわしていました。決裁者の方々が出社していなければ、決裁作業は止まってしまいます。もちろん後続作業にも影響が出ますし、それでパートナー企業や顧客を待たせてしまうケースも発生してしまいます。ビジネススピードが遅いと競合にも負けてしまうのです。

働き方改革が推奨されても、始めはなかなか在宅勤務は定着しませんでした。しかし、コロナ禍以降、各企業では物凄いスピードで在宅勤務が促進されました。この状況下で、承認のために、定期的に出社するワークスタイルは明らかに古いように思います。

転職先では、Web上で申請・承認できる「ワークフローシステムAppRemo(アップリモ)」を利用しています。このAppRemoは、申請情報をWebフォームに入力するのではなく、Excel申請書に入力する様式を取るため、初めて利用したときは、正直「古いワークフロースタイルなのかな」と思ってしまいました(笑)。

しかし、利用していくと、以下のような「便利」「簡単」「早い」と思った点がありました。

  • 他のシステムとの連携といった「便利」な点
  • 申請フォームがExcel書式のため「簡単」にフォームが作成できる点
  • 申請者の「氏名」のような社員情報等が申請書に自動反されているため、入力が省けて申請作業が「早い」点
  • 各ステータスに応じた通知機能で、各担当者が自身のタスクに早く気付けて、承認作業が「早い」点
ワークフロー導入前にテレワーク改善手順ガイド
ワークフローシステム 「AppRemo」基本ガイドブック

社内のワークフローシステム 「便利」な点

まず、このAppRemoを使用して、便利だなと思った点を紹介します。

社内で利用しているポータル製品(グループウェア製品)と連携しているので、ポータルへログインした直後のTOP画面で、申請中や承認済みといった申請状況の確認できるのです。

通常、社内で利用している様々なシステム(チャットツール、勤怠システム、物品購入システム、案件管理システム、ファイル共有システム等)は、それぞれのシステムへ個別でアクセスし利用する必要があります。Webから各システムへアクセスあるいは、各アプリケーションからアクセスといった形で、様々なシステムへ個別にアクセスします。転職直後の身としては、各システムのログイン情報管理や操作に慣れるまで、多くの時間を要します。

そんな状況の中で、ポータルにログインすれば、AppRemoの申請状況が確認できるのは、とても「便利」な点だと思います。

社内ワークフロー 「便利」

社内のワークフローシステム 「簡単」な点

次に、申請フォームを作成する、各申請書の主管担当や情報システム部門の作業が「簡単」になると思った点を紹介します。

AppRemoでは、新規で申請フォームを作成する際、Webフォームを構築する必要がありません。Excelにて申請書様式を作成し、アップロードすれば構築完了です。Excelで自由に申請書が作成できるので、誰にとっても「簡単」です。

Webフォームのワークフローシステムの場合、ExcelやWordで申請書様式を作成後、システムにアップロードし、Webフォーム化する必要があります。
AppRemoは、Excelファイルをシステムにアップロードするだけの工程で済みますし、すでにお持ちのExcel申請書があれば、それをそのまま活用できるため導入も簡単です。

Excelの申請フォームは、誰もが業務で利用している馴染みが深いツールなので、新しいシステム操作を習得する必要もなく、誰でも作成できる「簡単さ」が魅力だと感じます。

社内のワークフローシステム 「早い」点

続いて、作業が「早い」と感じる点を紹介します。

【申請書の入力箇所の省略化】
AppRemoでは、新規で申請をあげる際、申請書に自身の基本情報(社員番号・氏名・所属組織等)が自動で入力されています。そのため、申請の度に、毎回同じ情報を入力する手間を省くことができ、「早い」申請作業が実現します。毎回自身の社員番号等を入力するのは、地味ですが蓄積されると多くの時間を要します。

【各ステータスに応じた通知機能】
早い」承認作業を実現する1つとして、メールでの通知機能も挙げられます。
各ステータスに応じた通知機能により、申請者や承認者は自身のタスクに気づくことができます。承認が回ってきた時、差し戻された時、承認が完了した時のように、様々なステータスに応じて自動通知がされるため、在宅でもオフィス勤務でも、必要なタイミングで作業を進めることができるのです。

まとめ

今回の記事では、転職したばかりの私が、入社して分かったワークフローシステムAppRemoの便利な点、簡単な点、早いなと思った点について紹介しました。

転職初日に各種申請を行う時、初めてAppRemoを見たときは「Excelベースのシステムだし、古いワークフロースタイルなのかなぁ」と、思ってしまいました。しかし、使い始めると「Excelだし馴染みが深いから、マニュアルいらずで迷わず申請できるなぁ」と感じました。また、申請2日後には、各申請の主管部門や、情報システム部門から迅速に承認をもらうことができました。申請者・承認者にとっても、使い慣れているExcelに近い感じのワークフローシステムのほうが、便利で簡単で早いことを、実感しました。ワークフローシステムは直観的に使いやすいことが一番です!

また、企業によっては、申請フォーム構築や起案作業を行うために、専任で人を雇う場合がございます。操作が難しく、入力項目が多いようなワークフロースシステムの場合、各社員が行うと通常業務をひっ迫させるため、専任で操作に慣れた人に任せるのです。
しかし、それらの操作が簡単で、作業を属人化させずに行えるシステムであれば、専任で人を雇う必要はありません。
便利」「簡単」「早い」を押さえたワークフローシステムAppRemoをぜひ検討いただければ幸いです。

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