ワークフローシステムで行う文書管理における注意点や改善策を解説

 2020.08.18  株式会社システムエグゼ

ワークフローシステムを導入した企業のなかには、システムを利用しているにも関わらず、うまく連携ができていないケースや、文書管理が徹底されていないケースも少なくありません。そのためシステムの導入を迷っている企業もあるのではないでしょうか。今回はワークフローシステムの利用における注意点や改善方法を解説します。

ワークフローシステムで文書管理はできる?

ワークフローシステムを導入してペーパーレス化を進めることに不安を感じる方もいるでしょう。そこで、ワークフローシステムを導入することにより文書の管理がどのように変化するのか、また注意点などについて解説します。

文書検索機能で管理が可能

ワークフローの稟議書や承認申請書などのデジタル化された文書は、サーバー上に保存されます。紙ベースの書類は通し番号や日付順にまとめてファイルして管理することが多く、後から過去に作成した書類を確認したいときはかなりの手間がかかります。

しかし、申請書や関連付けた添付資料などをデジタル化しておけば検索性が飛躍的に向上します。たとえば、日付や担当者が不明の文書でも、手がかりとなる内容に関する検索ワードを入力したり、日付の期間を指定したりして検索すれば、該当の文書があっという間に探し出せます。過去の稟議内容や承認プロセスなどの記録を確認することで、通りやすい稟議書をスピーディーに作成でき、申請から決裁までの時間を大幅に短縮できます。

ペーパーレス化してデジタル化した文書をただ保存するだけでなく、蓄積した文書データをこのように有効に活用してこそワークフローシステムを導入する意義があるといえるでしょう。

セキュリティは大丈夫?

手書きの申請書に押印して回覧する方法とは異なり、デジタル化したデータは簡単に改ざんができてしまうのではという懸念があるかもしれません。

電子帳簿保存法により、企業は文書を電子データとして取り扱うには管理ソフトにアクセス権限の抑制や改ざん防止機能を備える必要があります。

残念ながら、ワークフローシステムに付随した文書管理機能では、これらの要件を満たす機能は搭載されていません。付随の文書管理機能は、あくまでもワークフローシステムで「簡易的かつ円滑に文書管理をする」ことが目的であり、法令遵守やセキュリティ面とは守備範囲が異なることを理解しておきましょう。

ワークフローシステムと文書管理システムの連携

文書管理が備わっていないワークフローシステムは、別の文書管理システムと連携することでワークフローシステムが強化できます。どのようなイメージか以下に説明します。

ワークフローシステムと文書管理システムの違いと連携について

ワークフローシステムと文書管理システムは、導入する目的と機能面で明確な違いがあります。ワークフローシステムは、申請、承認、決裁までのルートをデジタル化して業務効率を図るものです。文書管理システムは、紙ベースの仕入明細書や契約書などの書類をスキャンしてデータ化したり、ExcelやWordで作成したファイルを保存したりして一元管理するものです。

人事データは人事部のみ、給与データは経理部のみなど閲覧制限を設けたり、複数の部門で社内文書を共有したりすることもできます。

このように、文書管理システムは文書のペーパーレス化、検索や共有に特化したシステムです。そもそもワークフローだけに特化したシステムは、目的の文書を検索することは可能なものの、本格的な文書管理機能を備えていません。それらの2種類のシステムの機能を使ってお互いのデータをシェアできるのがシステムの連携です。

ただし、一見便利なようですがここには落とし穴があります。どんなシステムでも自由に連携できるわけでなく、お互いに連携可能なシステムが限定される可能性があるのです。連携ができたとしても、完全自動ではなく手動でデータを取り込まなければならない場合もあります。人的作業が増えればその分、人的なミスも発生しやすくなります。

システム連携を自動化してミスをなくすためには、両方のシステムと専門知識に精通した技術者による高度な設定作業が必要です。

ワークフローシステムの強化

システム連携ができたとしても、ある程度の知識を要する人だけが利用できるという状態では、あまり使い勝手の良いものとはいえません。当初の目的であるはずの業務効率化ができず、余計な手間が増えたのでは納得がいかないでしょう。

ワークフローシステムを導入して業務効率化を実現させたいなら、ワークフローシステムに高機能の文書管理機能が搭載されたものを選ぶことで問題点が解決します。

検索機能以外にも、アラートやバージョン管理、閲覧の制御など文書管理に適した機能、また導入後にカスタマイズできるタイプなど、自社のニーズに合った製品を検討してみましょう。

1つのシステムに機能を集約させれば一元管理が可能になり、システム同士の連携にまつわる煩雑さからも解放されます。

まとめ

複数のシステムを連携させてデータを共有するのは、一見便利に見えますが利用者にとっては使いづらいものです。1つのワークフローシステムで申請から決裁、文書管理までのすべての業務が完結できれば、これに越したことはありません。AppRemoなら、ワークフローや文書管理以外に多彩な機能を有するため、さまざまな分野で便利に使え業務効率がアップします。導入後すぐに使える操作性の良さも魅力です。ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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