ワークフローの効率化には、さまざまな機能を搭載した高性能なワークフローシステムの導入が不可欠です。ただし、やみくもに多機能なツールを選べばよいというものではなく、会社ごとの業務の性質に合ったものを見極めなければなりません。この記事では、ワークフローシステムの機能の種類や選び方のコツについて解説します。
ワークフローシステムの機能とは？
業務フローの見える化やペーパーレス化が急速に進むなかで、ワークフローシステムも多機能化が進行しています。自社に合ったシステムツールを選択するには、まずワークフローシステムの機能がどのように種類分けできるかを把握しておく必要があります。
ワークフローシステムの5つの基本機能
近年の一般的なワークフローシステムの機能を種類ごとに大別すると、およそ次の5項目になります。
申請および起票機能
各種申請書をExcelやテンプレートで作成し、提出する機能です。各利用者が添付ファイルやコメントを付け加えることもできます。ツールによっては、起票や提出を他のユーザーが代理で行うことも可能です。
申請書作成および帳票機能
人事や勤怠、旅費や出張経費精算などの申請書が、フォーマットとして用意されています。必要事項を記入するだけで、誰でも簡単に各種申請ができます。
承認機能
諸申請に対するレスポンスの手続きを簡略化できる機能です。レスポンスには承認のほか、差戻しや保留、委任、破棄などがあります。また、承認ルートや承認先の変更といった「案件フロー操作」、申請書を関係者間で閲覧できるようにする「情報共有」もこの承認機能に分類されます。
管理機能
ワークフローをいかに管理するかは、システムツールの重要な目的の1つです。承認ルートの制御や内部統制にかかわるセキュリティ、データ移動および運用組織の管理などがこれに当たります。
通知機能
申請者および承認権者の双方に、期限や結果など必要な情報を確実に通知する機能です。メールやシステムツール上でのポップアップ表示が基本ですが、最近では通知媒体も多様化が進んでいます。
その他の機能
ワークフローシステムには、付加的な機能として以下のようなサービスを搭載したものもあります。
多くのデバイスに対応
パソコンなどグループウェアだけでなく、スマートフォンやタブレットでも使えるタイプのシステムツールも少なくありません。出先からでも申請や承認が可能となるほか、在宅ワークでも活用できます。
外部システムとの連携
会計や見積もりなど、他のシステムと連携できる機能です。PDFやExcelとの互換性のあるシステムツールも、外部システム連携に柔軟なタイプといえるでしょう。
その他の付加機能
工数管理や業務プロセスのソート、予算実績の管理、外部データの取り込みなど、ワークフローシステムごとにさまざまな機能が付加的に備えられています。
ワークフローシステムの機能選びにおける3つの注意点
ワークフローシステムは、業務の効率化を目的として導入するものです。そのため、「大は小を兼ねる」の発想ではなく、自社の業務体系に適した機能をもつツールを見極めることが重要となります。ここでは、ワークフローシステムの機能選びのポイントを3つにまとめて紹介します。
その1：自社の業務に必要な機能を選ぶ
ワークフローについて考えるということは、業務の流れを図式化・一覧化し、洗い出しを行うという作業でもあります。そのなかで効率化が見込める業務プロセスに対して、ワークフローシステムが有効にはたらくことになります。
たとえば、外回り中心の営業職を多く抱える会社では、スマホ用の機能が充実したシステムの方が喜ばれるでしょう。また、導入先の部署がそこまでITに慣れていないような場合は、あまり最新の多機能ツールを採用しても、かえって混乱のもととなりかねません。
規模の大きな企業であれば、社内でプログラミングスキルをもつ社員をそろえることもできるでしょう。とはいえ、誰もが感覚的に操作できるような使いやすいシステムでなければ、部署をまたいて広く浸透させることは、容易なことではありません。
その2：カスタマイズできる機能を選ぶ
自社でカスタマイズができるかどうかという観点は、システム選びのうえで重要です。導入時にはもちろん自社のワークフローに合わせて設定されますが、その後の運用でいずれ変更は必要となります。カスタマイズの自由度が低かったり、扱える人材が限られていたりすると、かえって余計なコストが発生し、業務効率が下がってしまうおそれもあります。
自社のシステムに即したカスタマイズの可不可は、セキュリティの面からも外せない要件です。ワークフローでは各種申請書のほかに、稟議書や決裁書など部外秘・社外秘の文書も取り扱われます。自社のセキュリティポリシーやセキュリティ認証と関連付けられるかどうかも、しっかり確認しておきましょう。
その3：外部連携できる機能を選ぶ
社内ですでに使用しているシステムやグループウェアがあれば、それらと連携できるかどうかも大きな判断基準です。せっかく最新かつ多機能なシステムを導入しても、社内の他のシステムとコオペレーションできなければ、重複する業務プロセスを削減して効率化を図るという主要件を果たすことができません。既存のシステムウェアとの互換性を確認することは、地味ですがとても大切なポイントです。
最近ではワークフローシステムの業界でも、低コストでスタートできるクラウドタイプも人気です。ワークフローをクラウドで一括管理すればコストパフォーマンスも改善でき、スマホなどとの連携も容易です。ただし、カスタマイズについては自社で整備するオンプレミスと比較して自由度は制限されます。
まとめ
自社に最適なワークフローの機能を把握しよう
ワークフローシステムを導入すれば、業務を大幅に効率化でき、書類などの資源コストの削減も図れます。他方で、自社のワークフローや使用中のシステムを把握し、必要な機能を見極めて選ばなければ、十分な効果を発揮できない可能性もあります。とはいえ、比較対象の一覧から最適を見つけ出すのは簡単とはいえません。ワークフローシステムを見直す際には、やはり一度プロに相談した方がよいでしょう。
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