会社で経費精算などの申請をする時に使うシステムの事をワークフローシステムといいます。きっと皆さん使った事があるのではないでしょうか。コロナ禍で働き方の変化が半ば強制的に進められる中、ワークフローシステムは業務改革のツールとして注目を浴びています。そこで、ワークフローの構築を成功させるためのポイントを考えてみました。
ワークフローシステムで出来ること
ワークフローとは簡単にいうと「業務の一連の流れ」という事になります。つまりワークフローシステムが出来る事は「業務の流れを自動化」する事です。
組織の中において、一人で全てを完結するスタンドアロン型業務はほぼ存在しません。業務を依頼され、遂行し、承認して完結、というような「流れ」が必ず存在します。
ワークフローシステムでは、業務全体を可視化し、その流れを整理することで、業務効率の向上を実現します。また、テレワーク（在宅勤務）の普及が半ば強制的に進む中でペーパーレス化は必然となってきており、ワークフローシステムの導入は働く場所を選ばない業務スタイルの変革に寄与します。
ワークフロー構築で、はじめに準備すること
まずは業務改善を念頭にあなたが実施している業務のフローを洗い出してみましょう。これまでは漠然と頭に保存されていた「業務マニュアル」をフローという形で見える化をしてみるのです。そうすると意外と無駄なものが見えてくるかもしれません。
例えば、商品企画書を作成し関係各所のレビューを受けるために、各種資料を纏め自部門のリーダーに承認依頼、次は広報部に承認依頼、最後に管理部門に承認依頼と一つ一つ丁寧にメールで打診を行っているなんて事はないでしょうか。
電子メールが仕事で使われるようになって早数十年、受信箱は毎日数千件のメールに溢れてしまい、既に効率的なコミュニケーション手段ではなくなってしまいました。そのため、メールを送信しては督促メールを送り、最終的に電話で催促をする。こんな事で日常業務が忙殺されている人も多いかもしれません。
また、「業務フローの中には○○部門は通例で承認依頼をしていただけで不要だった」という事もよく聞く話です。何のためにこの工程があるのか、定期的に見直す事は非常に大事とも言えます。
ワークフローシステムとは直接関係ありませんが、このように「業務フロー」を作成して改めて見直す事によって作業の無駄が見つかる事も多いので、是非やってみるといいでしょう。
ワークフローシステム選定のポイント
企業にとってワークフローシステムは無くてはならないツールの一つになっています。その為、世の中には多くのツールやソフトウェアが出回っており、どれを選択していいか分からないと思われている人も多いのではないでしょうか。
前述の通り、ワークフローシステムの役割は業務の流れの自動化と見える化です。しかしながら最近はコンプライアンス強化を目的に内部統制を実現するためのツールとしても注目されています。そのため、各社のワークフロー製品は様々な機能を持ち特徴を出そうとしておりますので、自分たちに必要な機能を明確にしておくことが大事になります。必ず検討に挙げられるポイントは以下の通りです。
【検討ポイント(抜粋)】
- パソコン、スマートフォン、タブレットなど想定しているデバイスで利用できるか
- 現在利用している申請書（帳票）のフォーマットを移行できるか
- 現行の承認ルールを実現する機能が備わっているか
- ユーザー情報や組織情報を連携できるか
- 申請フローを作成することは容易にできるか
ワークフローシステムの構築を成功させるポイント
ワークフロー構築をシステムで成功させるポイントは2つです。
１つ目は前述の通り、自動化したい現行の業務フローを見える化し、業務改善を図りシンプルにする事です。複雑な業務フローは業務負荷を高めるだけでなく、システム化の際にも様々な要求事項を生み、製品の選定に苦労したりカスタマイズを要求し、導入コストが大幅に膨れ上がったりします。本当に必要な業務フローなのか見直すチャンスですので、関係者で意見を出し合って可能な限り最適化してください。
２つ目は要求機能と提供機能のFit & Gapです。
各製品・サービスにはトライアル期間が設けられており気軽に申し込む事が出来ます。営業トークでも「まずはトライアルを」と言われるかもしれませんが、準備が出来ていない状況でのトライアルはまず間違いなく失敗します。
システムの導入検討というのは非常に多くのエネルギーを必要とします。似たような話で、注文住宅を検討する顧客は8割が最初に訪れた工務店で注文をするという話があります。これは工務店を選定する上で多くの情報と時間を掛ける必要があるため、多少の不満があっても最初に見積もりを依頼した工務店でお願いする事が多いためです。そのため、住宅展示場では様々な手段で呼び込みを行い、最初の商談相手になろうと必死になって営業しています。
日本企業ではシステムの導入検討を担当される方がシステム専任である事は少なく、本来注力するべき主業務がある中で、空き時間を作って検討をされるケースがほとんどだと思います。そのため出来るだけ効率的に検討を進める必要があります。
トライアル期間を使ってFiT & Gapを成功させるには以下の事前準備が不可欠です。
- 最適化された業務フローに必要な要求機能の洗い出し
- 製品毎の提供機能の比較による要求機能一致率の確認
もちろんこれらを完璧に出来る訳ではありませんが、欲しい機能がより多く用意されている製品をトライアルしてみる事で、トライアル期間に細かい機能の仕様確認や利用者としての使用感の確認などを、余裕を持って行う事が出来ます。
導入支援の一環としてベンダー側でFit&Gapのご支援させていただく事も多いですが、現場で必要な事は現場の人たちが一番知っていますので、完全にお任せいただく事は難しいのが実情です。事前にベンダー側と相談しながら、前述の準備を少しずつ進めていただく事がワークフローシステムの構築を成功に導くポイントになると思います。
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