テレワークが推進される中、「決裁業務」の紙作業脱却・判子レス化が、企業に対し強く求められている。経費申請や稟議申請など、今まで紙で運用していた申請・承認業務をペーパーレス化するツールとして注目を浴びているのが、ワークフローシステムである。
この章では、ワークフローシステム導入で具体的にどのような決裁業務が効率化されるのか、また効率化以外の導入効果について、解説していきたいと思います。
ワークフローシステムとは？対象となる決裁業務とは？
ワークフローシステムとは、どのようなシステムなのでしょうか。また対象となる決裁業務はどのようなものがあるのでしょうか。
まず、ワークフローシステムの定義についてです。ワークフローとは、「業務についての一連のやりとりの流れ」のことを指します。例えば、組織の意思決定を行う稟議決裁業務のように、申請者が申請した内容に基づき、複数人の承認者の承認ステップ・事務手続きを介し、決裁が完了する流れがそれに当たります。もちろん、発注業務や経費精算業務も該当します。このように、組織の中であらかじめ決められた流れ・ルールに沿って、複数人が関わり処理する業務や流れをワークフローと呼びます。
そして、ワークフローシステムとは、このワークフローの流れを電子化するためにつくられたシステムです。申請者は、ワークフローシステム上で、申請したい申請書を選択し、申請情報を登録します。申請された業務情報は、決められたルールに基づき、自動的に上司などの承認者にまわり、システム上で決裁されていきます。決裁された履歴は、申請情報とともにデータや電子ファイルとして保管されます。
このような立ち位置のワークフローシステムで運用できる決裁業務は多岐に渡ります。業務の種類は問わず、上記のワークフローの定義に当てはまる業務であれば、システム化が可能です。
受発注業務や与信管理決裁、経費精算業務、契約書等の押印決裁、人事関連の住居変更・人事考課、また営業の見積決裁業務など。組織内に存在しているワークフロー業務を洗い出すことで、システムで解決できる業務範囲は広がります。
ワークフローシステム導入の効果
ワークフローシステムを導入することで効率化できること、効率化以外の部分の効果について見ていきましょう。ワークフローシステムを導入することで効率化できるポイントは下記が挙げられます。
申請スピードの向上
システム上で過去申請した申請情報を「複写・引用」して、新たに別の申請を出すことができます。以前の稟議申請を複写し、一部修正したものを新たな稟議申請として登録することで、新規申請時の手間を削減することができます。引用も同様で、例えば決裁済みの稟議申請内容をもとに、経費精算申請を出す際に活用できます。
承認スピードの向上
承認業務はすべてシステム上で実施します。承認者が実施する「承認」「差戻し」「否認」は
ボタン1クリックで完結し、追記コメントもシステム上に残せます。また、インターネット接続がある環境であれば、PCやスマホでも承認が行えるので、移動中やテレワークでも業務を滞らせることなく遂行できます。
進捗状況の可視化、状況把握の手間を削減
システム上で登録された申請情報は、リアルタイムで状況確認ができます。自身が出した申請書の承認状況の把握ができるので、遅延状況も追いやすく対処がしやすくなります。また、承認者も自身の承認予定業務が分かるので、業務調整がしやすくなります。
メール通知機能による漏れの防止
申請書のステータスごとに、システムから自動で通知メールが配信されます。承認が依頼された際に通知される「承認依頼メール」、差戻しされた際に通知される「差戻しメール」、未承認の申請書が存在する場合に通知される「日次メール」など、その時々に応じた通知メールにより、作業の漏れの防止につながります。
決裁業務以外の後続処理作業の効率化
システムに登録された申請情報は、いつでも電子ファイルやCSV一覧データとして出力ができます。申請情報の集計作業や、経費精算システムなどの別システムへの連携する際にも、手入力の手間を省き、処理業務を実施することができます。また、申請書はPDFなどの電子ファイルで印刷できるので、監査対応にも活用することができます。
また、決裁業務の効率化以外では、内部統制の観点からもシステム導入効果が見込まれます。内部統制の強化として、不正なく適切な業務遂行の遵守が求められます。ワークフローシステムを導入することで、「申請の証跡・可視化」「適切な承認ルートの経過」「申請者・承認者の役割の明確化」「証憑書類の保存と管理（改ざん防止）」が担保され、内部統制を強化することができます。
決裁業務が効率化できた導入事例
ワークフローシステム導入により、実際に決裁業務が効率化できた事例をご紹介します。
株式会社アトレ様
年間1万件を超える紙運用の社内稟議。それらを保管するスペースの限界、本社の決裁が必要な場合や会社印の押印をもらうためだけに店舗から時間と経費をかけて本社に出向く必要があるなど非効率な業務が顕在化していた。
→システム導入後、申請書類を本社まで持参しなくても承認され、移動や待機などの時間的なストレスからも解放。パソコンやタブレットでいつでも承認できるので、承認者が海外出張中でも数時間で承認可能。決裁業務時間の削減により、コア業務へ集中することができるようになった。
三菱商事パッケージング株式会社様
対象となった社内申請は、慶弔など人事関係の届出や、新規取引先の登録など経理系の手続き、ファシリティ関連の手続きなど、コーポレート業務系の様々な申請がある。異なる事業所間では、申請書をファックスや社内便でやりとりを実施。また、申請書の提出先となる部門では、その内容を台帳管理しており、全社的に大きな時間と労力がかかっていた。
→申請書の出力、回付、台帳管理、紙の保管などがなくなり、申請書1枚あたりマイナス14分の削減効果が出たと試算。導入から約10カ月間、システムで処理された申請書は約3000枚。掛け合わせると、700時間もの削減に繋がった。
まだまだたくさんのワークフローシステムの決裁業務を効率化できる導入事例があります。詳しくは資料ダウンロードページから、テレワークフロー「AppRemo（アップリモ）」導入事例集をご覧ください。
ワークフローシステムで決裁業務を効率化し、導入効果を出そう！まとめ
ワークフローシステムは、社内の様々な決裁業務を飛躍的に効率化することでき、加えてテレワークの推進や内部統制強化を支援するツールでもあります。対象となる決裁業務も業務内容を問わないため、これを機に、対象となる決裁業務やフローの棚卸し、見直しを実施してみてはいかがでしょうか。導入効果を目指し、自社に適したワークフローシステムの導入をご検討頂ければと思います。
