申請・確認・承認業務を効率化させる方法とは?

 2020.11.18  株式会社システムエグゼ

申請・確認・承認業務は、どの業種の企業でも必要とされる日常業務の一つです。従来の紙ベースの方法では非効率だと感じ、効率化させる方法を探っている企業担当者もいらっしゃるでしょう。

本記事では、申請・承認業務をスムーズにするワークフローシステムの概要や導入のメリットについてお伝えします。

日常業務に根付いた「ハンコ文化」

契約書や誓約書をはじめ、社内の回覧板や申請書などにも押印を必要とする企業は多くあるでしょう。それほど、日本のビジネスシーンにおいてハンコ文化はスタンダードとなっています。

そもそも、ハンコが日本のビジネスに根付いた歴史は明治時代まで遡ります。明治6年に当時の政府が「実印のない公文書は裁判上の証拠にはならない」という法律を定めたことにより、契約書などあらゆるビジネスシーンでハンコが重用されてきたのです。

日常業務の中でも押印する機会の多いものの一つに、申請書類があります。他社との契約書など重要な書類ならともかく、社内での申請書類にも度々ハンコを押さなければならないのは面倒と感じることもあるでしょう。決裁に至るまで、複数人の承認印を押さなくてはいけない場合はなおさらです。

テレワークをきっかけに見直しが検討されつつある

長らくビジネスシーンのスタンダードとなってきたハンコ文化ですが、ここに来て見直されつつあります。働き方改革の推進や新型コロナウイルスの感染拡大防止の観点から、テレワークが普及してきたためです。

従来のやり方を継続する場合、ハンコを押すためにわざわざ出社したり、対面で手渡したりしなければなりません。複数人に回付する場合、申請から承認までの時間がかかるだけでなく、テレワークで不在の人がいると承認フローがそこでストップしてしまいます。また、対面での受け渡しは感染リスクを高めます。

このような問題点を解消するためにも、今後はハンコ不要のシステムを導入する動きが広がっていくでしょう。

申請・確認の課題を解消するワークフローシステムとは?

そもそもワークフローとは、「業務の一連の流れ」を意味しますが、企業では書類の申請や承認にかかる手続きのことを指している場合が多くあります。

ワークフローシステムは、そのようなワークフローを電子的に行えるようシステム化したものです。申請書類の作成から承認までを端末操作だけで完結でき、紙もハンコも不要になります。

回付経路の設定もできるため、書類の種類や申請内容によって複数人の承認が必要な場合でも自動で書類を回せます。

ログインするので本人確認も不要

ログイン=本人確認となるため、本人証明するための印鑑も、電子印鑑も必要ありません。ログインした当事者でないと、編集はもちろん閲覧もできない仕組みになっていて、個人情報も守られます。権限がないとシステム上での申請や承認作業ができないため、自分の代わりに誰かが勝手に操作をしてしまう心配も要らないでしょう。

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ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムを使うと、どのようなメリットがあるのでしょうか? 4つの観点から解説します。

申請・確認作業の可視化

申請や承認業務に関わる人や組織の範囲などの情報や、書類の流れを可視化できます。そのため、システムを見れば、どのような流れで決裁するのかが分かるでしょう。

従来の紙ベースの場合、決裁に関わる人が多ければ多いほど、書類の進行状況の確認も難しく、停滞しやすくなります。システムを利用すれば進捗状況の確認も容易になるため、停滞している場合はその人に直接確認することもでき、時間の短縮にもなるでしょう。

ペーパーレス化によるコスト削減

紙ベースの場合、申請書を作成するために紙代やプリント代がかかります。また、同じオフィスにいない人に書類を届けるための通信費や郵送費も必要です。書類を保管する場所も準備しなければなりません。

しかし、システム上でのやり取りであれば、これらのコストを削減できるのです。また、申請書は法律改正などによって書式も変わり、事前に作成していた書類が使えなくなる場合もあります。システムを活用すれば書類の作り置きも必要ないので、紙が無駄になることもありません。

業務効率のアップ

すでに導入している他システムがあれば、それらとデータ連携することによって、入力の手間を省くことが可能です。すべて手作業で入力すると打ち間違いなどの人為的ミスが起きやすくなりますが、自動入力でそのようなミスもなくせるでしょう。

また、外出先や自宅などからも利用できる点も便利です。申請から決裁までにかかる時間を削減し、意思決定もスムーズにできるでしょう。

働き方改革の促進

システムを活用することで、どこにいても申請や承認業務が可能になり、対面による紙の手渡しも不要になります。出社しなくても、これらの業務ができるため、テレワーク導入も容易になり、働き方改革の促進に繋がります。従来のやり方を続けるために新しい働き方を導入しにくかった企業も、このようなシステムがあれば積極的に導入できるでしょう。

申請・確認業務効率化に役立つ「AppRemo」とは

ワークフローシステムにはさまざまな種類がありますが、その中でも「AppRemo(アップリモ)」は、申請・承認業務機能を中心に構成されたワークフローシステムです。パソコンやスマートフォンなどに対応して、どこにいても申請や承認業務が行えます。

また、進捗状況や過去の申請履歴の確認もスムーズにできます。業務の見える化が実現することで承認処理の停滞を防ぎ、急ぎのものであれば直接督促することも可能です。

便利な特徴の一つに、簡易チャット機能を活用して気軽に連絡を取れる点があります。書類に不備や不明点があった場合、従来のやり方であれば申請者に差戻すこともあったでしょう。

「AppRemo」ではチャットを使ってすぐに確認できるため、わざわざ差戻す手間が要らず、問題を解決できます。さらに、やり取りの内容は申請情報と合わせて保存可能なので、確認した内容を別途入力する必要もありません。

さらに、専用ツールを使う必要なく、Excelファイルで申請可能なので、誰でも簡単に申請書を作成できます。しかもデータベース化し、必要に応じて利用できるため、再度手入力せずに済みます。

申請から決裁までスピーディーで、業務効率化につながる点がメリットといえるでしょう。

まとめ

企業の業務において、ハンコ文化は長い間根付いていましたが、働き方改革の推進でテレワークが普及するにつれて、その見直しをしている企業も多くあります。

ワークフローシステムを導入することで、申請書の申請や承認作業がスムーズに進み、業務効率化を図れるでしょう。コスト削減など、多くのメリットもあります。

本記事で紹介した「AppRemo」は、申請や承認業務の見える化を実現するだけでなく、チャット機能など、テレワークに便利な機能が搭載されています。ワークフローシステムを導入してテレワークを実施したい企業担当者の方は、ぜひ利用を検討してみてください。

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