去年から今年にかけて、新型コロナウイルスの流行や働き方改革の推進で、第三のニューノーマル時代が到来し、働き方はテレワークへと移行しました。いままでも「ペーパーレス」「ハンコレス」という変革はありましたが、さらに「通勤レス」「出張レス」「対面レス」といった様々な「レス」による効率化が行われています。
こうした新しいレスの時代に、業務を電子化することで、自宅や外出先でもいままで同じように仕事ができる環境が整い始めてきました。その中で、今回は申請・承認業務を電子化するメリットについて解説いたします。ちなみに、ここでの「電子化」とは、ワークフローシステムを導入して業務効率を向上させることを指します。
現在の申請、承認方法は？
普段の業務の中には、事前に許可をもらい遂行するものがあります。休暇を取得するためには休暇申請が必要になりますし、物を購入するような場合や研修に参加するための参加費を会社に支払ってもらう場合にも、事前に稟議申請の提出が必要となります。その他にも様々な申請があると思いますが、皆さんはどういった方法で申請されていますか。
一般的には、ExcelやWordで作成されている申請書ファイルに申請内容を記入し、作成した申請書を印刷して承認者に提出する方法や、作成した申請書ファイルをメールに添付して承認者に提出する方法があります。または、決まった申請書の様式がないためメールの本文に記載して申請をするといった方法を取っている場合もあります。
現在の申請時、承認時の困りごと
テレワークが推奨されている中で、全ての業務がオフィスと同じように実施できる環境を整えるには、様々な課題をクリアする必要があります。PCの手配、Web会議ツールはどれを使用するのか、自宅にネットワーク環境が整ってない場合のWi-Fi貸与など。また、これらの課題を解決したとしても、何かしらの申請、承認をするために出社している方もいるのではないでしょうか。せっかくそれ以外の業務が自宅でできるようになっているのに。
そのような課題は、申請・承認業務を電子化することで簡単に解決できます。
申請・承認を電子化するメリット
申請・承認業務を電子化するメリットをいくつかご紹介します。
一点目は「自宅や外出先でも申請・承認業務ができる」ようになるという点です。
ネットワーク環境が整っていれば、いままでは出社して申請書を作成、印刷して提出していたことが自宅や外出先でもできるようになります。もちろん、承認者も出社して紙の申請書を承認する必要は無くなり、ネットワークを介してすぐに承認が行えます。場所に囚われず申請・承認業務ができるので、業務効率をアップされますし、出社の負担も軽減されます。
二点目は「各申請書を電子化することで、必要な情報を簡単に探すことができる」ようになるという点です。申請書を紙に印刷している場合や、メール添付で決裁をまわしている場合、過去の申請書を探すのに大変苦労します。どこかにしまい忘れてしまっているかもしれませんし、間違って廃棄しているかもしれません。ですが、電子化しておくことで、探したい申請書や申請情報をキーワード検索することができますし、日付での範囲検索や申請者名でのピンポイント検索により、効率的に探すことができます。
また、ペーパーレス化にもなるので、環境問題に配慮している企業として社会的な評価を受けられるかもしれませんし、書類を保管する格納スペースを削減することで維持管理コストや、定期的に整理する際の人件費の削減にもつながります。さらに印刷自体が減るので印刷コスト削減にもなります。
実は電子化にはこんなメリットも
電子化には、実は他にもこのようなメリットもあります。電子化する際に、今までの申請・承認業務のルールを確認し、電子化に向けた課題の棚卸を行います。実は使われていない申請書や、ルールを新しくする必要があるもの、余計な承認経路の申請書などを見直せるタイミングにもなり、これを機に申請・承認業務全体を整理することができます。
また、電子化すると申請履歴のバックアップが残せるので、災害時などを想定すると非常に安心です。
電子化するメリット まとめ
申請・承認業務の電子化は、業務効率化と関連する様々なコストの削減につながります。加えて、セキュリティの観点からも紙での保管より安全です。
すぐに全ての申請・承認業務を電子化しようとすると、現状業務の整理だけでいっぱいになり、検討が難しくなるかもしれません。電子化できる申請書から段階的に移行していくことで、移行前との差も明確になり、電子化のメリットがより実感できると思います。
申請・承認業務の電子化を検討されている方に、本記事がお役立ていただければ幸いです。
