ハンコ文化を卒業！承認ルートのワークフロー化のメリットや注意点について

2020.08.18 株式会社システムエグゼ

意思決定において承認業務は欠かせません。一方で、素早い意思決定の重要性も増しており、承認業務のワークフロー化が課題になっています。本記事では、承認業務をワークフロー化するうえで必要な知識や留意すべき事項について解説します。

機能性を検証！承認業務のワークフロー

承認業務の見直しや改善を実行するにあたってまず重要になるのが、現行業務の正確な把握です。申請・承認・決裁の各プロセスを確認のうえ、前提となる情報や注意点を整理しましょう。

ワークフローにおける承認業務とは？

ワークフロー全体における承認業務の位置づけを整理します。大まかな流れは申請→承認→決裁→保管の4つのステップに分かれます。つまり、「承認」の業務は上がってきた申請に抜け漏れや誤りがないかなどを確認のうえ、問題なければ決裁者に回します。反対に、問題があれば差し戻しを行いますが、いずれにせよ重要な役割といえます。

この承認については、企業や組織によって必要なフローは異なります。承認者が複数のステップに分かれる場合もあれば、同じ階層において複数の承認者が存在するケースもあります。

承認者と押印の数がはばむ業務の効率化

特に大きい組織であるほど、承認者が必然的に多くなり、承認印も必要になります。そうなると、承認業務にかかるリードタイムが長くなってしまいます。

部下を持つ管理者にとっては、日々多くの申請に対応する大変さがあり、部下としても上司などの承認・押印を待つ時間が長くなり、ストレスを感じる人も多いでしょう。企業としても意思決定とそのアクションの開始が遅くなり、ビジネスに影響が出かねません。このように、承認者や押印が多いことは、本来業務の生産性に悪影響を及ぼします。このような状況に該当する場合、改めて自社の承認ワークフローの見直しが大切になります。

また、承認フローの複雑さに加えて、日本社会全体としても問われ始めているのが「ハンコ文化」です。海外と比較しても日本は全体として書類を紙媒体で管理しているケースが多く、リモートワークや在宅勤務に移行しても「押印」のためだけに出社する会社もあるほどです。承認業務につきものの「ハンコ」ではありますが、本来は承認することを記録として残すための押印であり、必ずしも紙媒体である必要はありません。

ワークフロー化で申請・承認業務のスピードアップ

承認プロセスをワークフロー化することで、申請や承認の業務を自動化およびスピードアップできます。これによる業務効率化やメリット、また電子印鑑・電子署名との違いについて解説します。

承認業務のワークフロー化とは？

承認業務をワークフロー化することは、稟議プロセスにおける申請から確認、承認あるいは却下のフィードバック、さらには決裁に至るまでの一連の流れをシステム上で完結し、自動で回覧されることを指します。申請する際は予め設定した入力すべき項目を埋めてシステム上のボタンを押すだけで申請できます。一方、承認者としては内容を確認のうえ、承認あるいは却下の判断した結果を返すだけです。

このように、ワークフロー化するだけで、従来はアナログで行っていた部分を効率化できます。さらに効率化するうえでのポイントとしては、承認フローを予めシステム上で定義しておくことです。これにより、複数の層にわたる承認プロセスがあったり、同一のステップで複数の承認者がいたりする場合でも、簡単な操作で承認フローを進めることが可能になります。

電子印鑑や電子署名とワークフロー化の違い

承認業務の効率化を考える際、先ほどの「ワークフロー」に加え、「電子印鑑」や「電子署名」もキーワードとして挙がります。これらの違いについて解説します。

電子印鑑は印鑑の陰影をそのまま電子化したもので、電子ファイルに押印できます。しかし、あくまでデータを貼り付けただけのため、証拠としての力は弱く企業間のやり取りにおいてはあまり使われていません。

一方、電子署名は契約書などの文書が正式なもので、改ざんもされていないことを証明するものです。法的効力も持っており重要な書類で活用されています。

これらとのワークフローの違いは、その「本人証明」の方法です。印鑑や署名では、本人が署名することで承認者としての証拠となります。一方、システムに反映されたワークフローでは、「ログイン」が必要になりますが、このログイン行為自体が本人であることの証明になります。ログイン情報を適切に管理していれば、「なりすまし」の心配はなく、ログインがそのまま本人の証明になるのです。

承認業務のワークフロー化の注意点

最後に、承認業務をワークフロー化する際の注意点を解説します。

承認ルートの見直しが大切

承認業務全体の効率化を考えるうえで、既存の承認ルートをそのままシステムに組み込むだけでは効果が薄れる可能性もあります。せっかく承認業務を見直すことにもなるので、ワークフロー化の際に意思決定のプロセスそのものも見直すとよいでしょう。組織によっては、承認者が各部署などに散在していることもありますが、たとえばこの承認や決裁を担当するメンバーを集約するなど、会社全体の意思決定フローを見直します。そのうえで、整理・集約した意思決定プロセスをワークフロー化すると、承認業務の効率に大幅な向上が期待できるでしょう。

承認業務の利便性も追求

ワークフロー化において、単に申請・承認・決裁といったプロセスを電子化するだけでは不十分でしょう。稟議にかける案件の金額や関係部門などによって承認フローの分岐を作成したり、承認や差し戻しの際にコメントも付けられたりする機能もおすすめです。形式的な部分だけでなく、組織全体の記録やナレッジとしてシステムに一元化するなど、利便性も追求しワークフロー化を遂行するとよいでしょう。