近年、業務を効率化するために、ワークフローを電子化する企業が増えてきています。ワークフローを電子化した場合、どのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。当記事では、ワークフローを電子化する際に必要な知識とともに、そのメリット・デメリットを解説します。
ワークフローの電子化とは？
ワークフローとは、業務に関する一連の流れを意味します。具体的には、ある事柄について誰が処理し、どのように判断を下すのかという業務の進め方です。
単純な事柄であれば、部署内の数人だけの承認によりワークフローが完結する場合もあります。それに対し、複数の部署や企業全体に関わる重大なプロジェクトでは、ワークフローに関わる人数が増えたり、流れが複雑になったりする場合もあるでしょう。ワークフローは部署や扱う内容によっても、それぞれ異なります。
ワークフローを電子化すれば、担当者や決裁権者の書類のやり取りに加え、承認作業も専用のワークフローシステムで行えるようになります。担当者が申請を出すと、それぞれの決裁権者に自動的に通知され、承認作業が進む仕組みです。
従来のワークフローでは、紙の書類を使用することにより、さまざまな課題が発生していました。たとえば、申請する内容ごとに書類の形式が異なるため、書類を用意するのに手間や時間がかかります。申請する機会が少ない内容であれば、書類の形式の確認が難航するケースもあるでしょう。さらに、作成した書類にミスがあると、最初から作り直さなければなりません。
また、ほとんどの場合書類は1部しか存在しないため、決裁権者の確認漏れなどで、承認がストップするケースもあります。この場合、ワークフローのどこで止まっているのかを知るには、それぞれの決裁権者に確認するほかありません。
ワークフローシステムを導入すれば、そのような従来のワークフローにおける課題を解決できます。起案から決裁までがより効率的になり、業務をスムーズにこなせるようになるのです。
各業務のワークフローを電子化
ワークフローの電子化は、企業におけるさまざまな業務に導入できます。各業務でワークフローの電子化を行うには、どのようにすればよいのでしょうか。続いては、各業務でワークフローの電子化を行う意義についてご説明します。
帳票業務の電子化
紙の書類として帳票を作成している場合、さまざまな問題が発生する可能性があります。たとえば、数値の転記をミスしたり、項目が抜けてしまったりするケースも少なくありません。扱う帳票の数が多ければ、その分、確認作業に手間がかかります。
しかし帳票業務を電子化すれば、入力時に候補となる項目が表示されるので、ミスを未然に防ぎやすいです。また、データのチェックもスムーズに行えるようになります。万が一、ミスが発覚しても、簡単に情報を追加したり修正したりできます。
決裁業務の電子化
紙の書類を使って行っていた決裁業務を電子化することで、起案から決裁までの流れを効率化できます。スムーズに最終的な決定を下せるようになり、組織全体としての意思決定も迅速に行えるようになるでしょう。
また、書類の管理に手間もかからなくなり、決裁のルートにおいて書類が紛失する恐れもなくなるため安心です。
決裁業務を電子化する場合、まずワークフローシステム上で担当者が書類を申請し、資料をアップロードします。1人の決裁権者が書類や資料を確認すれば、自動的に次の決裁権者へ情報が伝達されます。
勤怠管理の電子化
ワークフローの電子化においては、人事が管轄する勤怠管理も対象となります。ワークフローシステムで勤怠管理を行えば、打刻時間の修正や休暇の申請などもすべてシステム上で処理できます。
特に社員数が多い企業では、紙の書類ですべてを正確に管理するのは困難と言わざるを得ません。不明点が見つかると、担当者はその原因を見つけ出すまでに、たくさんの労力を割くことになるでしょう。
勤怠管理を電子化すれば、効率的に申請に対する承認や管理が可能となります。そのためには、勤怠管理に特化したシステムを導入し、社員にも利用方法をきちんと示す必要があります。
ワークフローの電子化のメリット・デメリット
ワークフローを電子化すれば、自社にとってさまざまなメリットが得られます。ただし、デメリットといえる部分もないわけではないため、注意が必要です。ここでは、ワークフローを電子化した場合のメリット・デメリットをまとめて解説します。
電子化のメリット
ワークフローを電子化すると、紙の書類を作成する必要がなくなるため、それまで紙を購入するために費やしていたコストを削減できます。紙代や印刷代だけでなく、紙を保管するためのファイル代や、書類をやり取りする際の郵送費もかからなくなります。
また、稟議書類には社外秘の重要な情報が含まれている場合も多く、紙の書類では盗まれたり紛失したりする可能性もあるでしょう。それに対して、電子化されたデータはセキュリティがしっかりしたサーバーに保管されるため、盗まれたり紛失したりするリスクが少ないです。書類を閲覧できるのは、もともと設定されている関係者のみなので、データを安全に管理できます。
ほかにも、システムにアクセスできる環境であれば、書類の内容はいつでもどこでも確認できます。そのため、決裁権者の中に出張や外出が多い人がいても、稟議が滞りにくいです。起案から決裁までの流れが迅速になり、よりスピード感をもって業務にあたることができるでしょう。
さらに、いつ誰が書類を見たか記録を残すこともできるので、どこまで承認が進んでいるか確認できます。承認の進捗状況に合わせて決裁後の業務の準備を進めることも可能です。
電子化のデメリット
このようにメリットの多いワークフローの電子化ですが、デメリットも存在します。
それまですべてのワークフローを紙の書類でこなしていた場合、システムを導入して電子化するにはコストがかかります。そのため、メリットを理解していてもワークフローの電子化になかなか着手できないケースも多いです。
ただし、自社に適したシステムを正しく選んで導入すれば、ワークフローの電子化にかかるコストは、それほど大きな負担にはならない可能性があります。最初にまとまったコストがかかっても、紙の書類を扱うためにかかるコストを削減できるならば、長い目で見ると全体的なコスト削減につながるからです。
また、ワークフローを電子化する場合、社員にとって使いにくいと定着しない恐れもあります。せっかくシステムを導入しても、しっかりと定着しなければ意味がありません。社員にきちんと定着させるには、実務に即したシステムを選ぶことが大切です。
そもそも業務によっては、電子化するよりも紙の書類を使い続けたほうが便利な場合もあります。システムを導入する際は、それぞれの業務の特徴をしっかり把握し、適切な運用方法を検討する必要があるでしょう。
まとめ
ワークフローを電子化すれば、業務を効率化してスピーディーな意思決定を実現できます。導入時には課題となる部分もありますが、丁寧に検討すれば、課題をクリアして便利に活用できるでしょう。
まだ紙の書類を使い続けているなら、システムを導入して電子化を進めてはいかがでしょうか。「AppRemo（アップリモ）」では、シンプルな画面で利用できる高機能なシステムを提供しています。業務に合わせた細かい設定も可能なので、ワークフローの電子化を検討中の方は、ぜひ活用してください。
