稟議はシステムで効率化! 紙決裁の問題を解決する
ワークフロー (電子稟議) システムを紹介

 2024.05.13  株式会社システムエグゼ

日本企業には、様々な事案について権限者の承認をとる方法として「稟議書」を回覧し決裁する独自の文化があります。本記事では、ワークフロー(電子稟議)システムの概要や導入するメリット・デメリットを解説します。おすすめのシステムも最後に紹介するので、ぜひ参考にしてください。

ワークフロー(電子稟議)システムとは?

ワークフロー(電子稟議)システムとは、申請から決裁までのプロセスを電子化するためのツールです。これを活用することで、「申請フォームの作成」や「申請」「承認/否認」などがシステム上で行えるようになり、稟議を含む様々な決裁の効率化を実現できます。

ワークフローシステムの特徴

ワークフロー(電子稟議)システム上では様々な稟議を扱い、それぞれの内容に応じて適切な承認者と決裁者を自由に設定できます。

またワークフロー(電子稟議)システムには、主に以下のような機能が備わっています。

  • 申請書の提出や承認フローを設定できる機能
  • 申請書や申請フォームの作成機能(テンプレートや設計機能)
  • 承認と決裁をする機能
  • 通知機能
  • 決裁された申請書の閲覧・検索機能
  • 管理機能(ルート制御、セキュリティ機能、権限設定など)

これら以外にも、効率化に役立つ機能が各ベンダーの製品ごとに備わっている場合があります。

稟議とワークフローの違い

稟議とは、決定権限のない部下が起案や申請内容を文書にまとめて、上長に承認と決裁を伺うための作業です。次にワークフローとは、業務プロセスや承認・決裁手続きに関する一連の流れのことです。例を挙げると、備品を購入する際に上長に申請書を提出して承認と決裁を受ける一連の流れはワークフローに該当します。

つまり、ワークフローは業務や手続きに要する一連のプロセス全体を指しており、それに対して稟議はワークフローの一部である点に違いがあります。

DXの重要性が認識された現在、稟議もデジタル化の対象になっています。しかし、IT化が遅れている中小企業などでは、いまだに紙の申請書を使用して上長や決裁者が閲覧し、承認(押印)する文化が残っているのも事実です。また大企業においても、デジタル化された業務のはざまで一部の申請が紙で行われているということも珍しくありません。このやり方では決裁までに多くの手間を要するほか、書類管理の煩雑化やリモートワークの障害になるなどのデメリットがあります。

上記のような課題を解消するには紙文化からの脱却が必要です。そこで問題の解決に役立つのがワークフロー(電子稟議)システムです。

ワークフロー(電子稟議)システムのメリット

ワークフロー(電子稟議)システムの導入によって、紙媒体での処理の弱点を克服し、業務効率化やリスクの軽減を図れます。

データ管理を効率化し書類紛失リスクを軽減する

稟議を電子化すると、紙書類の紛失に伴う様々なリスクを最小限に抑えられます。
紙書類は保管や捜索に手間がかかるほか、紛失した場合は復元が容易ではありません。さらに、稟議書には重要事項が記載されていることが多く、紛失や無断コピー、改ざんによるセキュリティインシデントに繋がるリスクも懸念されます。

その点、システムを導入すれば、稟議書の保管や検索を容易に行えます。データへのアクセスも厳密化され記録されることにより、セキュリティ対策も強化されます。

業務の効率化が進む

稟議の電子化によって、回覧・承認・確認などの承認スピードを早められます。担当者が出張や在宅勤務中の場合でも、オンライン経由で承認処理を行えるため、紙媒体でよく見られる承認待ちなどのムダな時間を削減可能です。また、稟議書の承認依頼や承認期限を担当者へ通知する機能があるため、対応漏れも抑制できます。

さらに、記入内容の自動チェック機能やテンプレートを活用することにより、必要事項の記入漏れを防ぎ、差し戻しを削減できます。
紙書類での稟議の起案・申請作業には多くの時間を要するため、申請・承認フローを電子化することで、大幅な業務効率化が見込めます。

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承認プロセスの進捗確認が行える

紙媒体による申請の場合、リアルタイムで書類の回覧状況を把握することは困難です。手続きの停滞や意思決定の遅れから、ビジネス機会の喪失が発生するリスクが懸念されます。しかし、ワークフロー(電子稟議)システムを使用すれば、どこで承認プロセスが止まっているかを容易に確認できます。

システムによっては、チャット機能を搭載している製品もあります。チャット機能は、承認者側から申請者に起票内容についての不明点などを問い合わせる手段としても有用です。システムによっては不明点があるたびに差し戻しを行うことで、決裁完了までに時間を要するケースが発生してしまうこともあります。紙での申請時には、担当者にちょっと聞いて確認できたことが、システム化により逆に負担が増すということの無いように、担当者間で円滑にコミュニケーションを取りスピーディーな承認処理のために役立つ便利機能です。

BCP対策になる

稟議書などの紙媒体を電子化することは、BCP対策に繋がります。BCP対策とは、災害や火災、テロなどの緊急事態に見舞われた場合でも被害を最小限に抑えて、早期復旧や事業継続を可能にする手段を定めておくことです。

紙書類の場合、火災で消失するリスクがあります。ほかにも感染症や大地震の発生により、紙書類を閲覧できない状況に陥るケースも考えられます。こういった緊急事態下では紙のデメリットが響いて事業の継続が困難になり、廃業や事業の縮小に追い込まれる可能性があります。

しかし、書類を電子化・クラウド化していれば書類データを復旧できるほか、出社しなくてもオンライン経由で書類の閲覧と共有、申請・承認作業が可能です。これによって事業の継続性を高められます。

ワークフロー(電子稟議)システムのデメリット

ワークフロー(電子稟議)システムを導入するためには、付随するデメリットを把握しておくことが大切です。ただし、デメリットといっても対処可能な範囲であり、基本的には電子化によるメリットのほうが大きいと言えます。

システムの導入・維持コストがかかる

ワークフロー(電子稟議)システムにはオンプレミス型とクラウド型があります。

オンプレミス型は導入時に設備やソフトウェアに多額の投資が求められるほか、保守管理費用も必要です。
クラウド型は導入費用はかからないことが多いものの、月額料金が発生します。月額料金には1ユーザーあたりの数百円前後の費用やライセンス費用、サポート費用が含まれます。

毎月のコスト負担は発生しますが、紙媒体では実現できない業務効率化が見込めるため、必要経費として考えましょう。また、製品によっては無料トライアルがあるため、活用しながら予算に合ったシステムを選定し、導入することが重要です。

定着するまでに時間がかかる

システム導入時によく発生する問題のひとつに、定着するまで時間がかかる点があります。電子化した書類の扱いやシステムは従来のやり方とまったく異なるため、移行の際は従業員が抵抗感を抱いたり、混乱したりすることも珍しくありません。自社に適したシステムでも、サポートなしで強引に進めると上手く浸透せず、中途半端な結果に終わる可能性もあります。

そのため、導入成功に至るには、メリットや使用方法を広く周知するための活動が不可欠です。例えば、使い方のマニュアル作成や、従業員向けの説明会を開くなどの方法が挙げられます。特にITに不慣れな従業員を取り残さないようなサポート体制を整えましょう。また、導入したら終わりではなく、実際の業務にどう落とし込むかまで考えておく必要があります。

既存書類(Excel等)の電子化に時間がかかる

紙媒体からシステムへの移行段階では、すでに決裁が済んだ紙書類などを電子化する作業が発生します。作業のひとつに既存書類の仕分けがあり、処分する書類・電子化する書類・法的な理由で紙の原本の保管が必要な書類に分けなければなりません。そのあと、スキャナ保存や手入力で取り込み作業をします。電子化した書類は、あとでアクセスしやすいように整理することも必要です。

これまでExcelで書類を作成してきた場合、異なるツールであるワークフロー(電子稟議)システムへ反映するのには時間がかかります。一時的ではあるものの、電子化する労力と時間がかかる点は織り込んでおきましょう。作業を一気にすると現場が混乱するため、段階的に進めていくのがおすすめです。

稟議書をExcelで作成している企業にはワークフロー(電子稟議)システム「AppRemo(アップリモ)」がおすすめ

「AppRemo」とは、申請・承認フローを自動化できるワークフロー(電子稟議)システムです。その特長やAppRemoを活用した稟議の流れについては以下で解説します。

AppRemo(アップリモ)の特長

既存のExcel申請書をそのままワークフロー(電子稟議)システム上に移行し、活用できるのがAppRemoの特長のひとつです。申請書は基本的にシステム固有のWebフォームではなく、Excelで作成します。このため、新しいシステムに関わる多くの操作を覚える手間がかからない点がメリットです。また、AppRemoにはクラウド型(SaaS)があり、サーバー設置などの初期投資もかかりらず利用開始することもできます。

既存のExcel申請ファイルを使い回せるため、紙からシステムへ移行する作業の負担やコストを軽減できる点もメリットのひとつです。Excel文化を残しながら段階的にDXやペーパーレス化を推進できるため、スモールスタートにも最適です。

また、AppRemoで申請・承認作業をシステム化すれば、リモートワークにも対応できます。これによって押印目的の出社が不要になります。

さらに、書類の紛失リスクがなくなるとともに、決裁の迅速化や多様な働き方の実現にも繋がり、育児や介護などの様々な事情がある人材の確保もしやすくなります。これによって、経営基盤の総合的な強化が期待できます。

AppRemoによる稟議の流れ

ここからは、ワークフロー(電子稟議)システムとしてAppRemoを活用した場合の稟議の流れについて解説します。

  1. 既存のExcelファイルで稟議書を作成し、申請する
    AppRemoでは、Excelで作成した稟議書(申請書)を使用して起案できます。AppRemo上で従来の稟議書Excelフォームをダウンロードして申請内容を記入し、システム上にアップロードして申請します。作成時は、過去の稟議書のコピーやデータ引用も可能です。申請フォームを変更する際もExcelで編集します。
  2. システム上で申請が通知されて回覧が進む
    申請された稟議書は、システム上ですぐ承認担当者に通知され、申請内容も確認できます。また申請者は、承認フローの進捗状況の確認が可能です。手続きが滞ったときは担当者に問い合わせできます。
  3. 電子的に承認・否認を処理できる
    承認担当者はシステム上で申請内容を確認し、そのまま承認・否認の処理も可能です。また、AppRemoにはチャット機能があるため、不明点の確認や、差し戻し時に改善点を申請者に伝えるなどのやり取りができます。クラウド対応のため、外出先からでもオンライン経由で簡単に承認処理が可能です。

まとめ

ワークフロー(電子稟議)システムとは、申請や承認・決裁の稟議プロセスを電子化できるツールです。従来のように紙の稟議書を使用することには、作成から回覧が完了するまでに時間や労力を費やしてしまうデメリットがあります。これはテレワークなどが浸透した現代のビジネス環境に適していません。

承認フローを電子化する手段として提案したいのが、ワークフロー(電子稟議)システムの導入です。「AppRemo」は、稟議のペーパーレス化を実現し、稟議プロセスを様々な側面から効率化します。稟議書による決裁に課題を感じている企業様は、ぜひ導入をご検討ください。

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