紙媒体での決済業務に不便を感じ、ワークフローシステムの導入を検討している企業様も多いでしょう。しかし、具体的な効果がわからず、システム導入を躊躇っているケースも多々あります。そこで本記事では、ワークフローシステムの実際の活用事例を紹介し、ワークフローシステムが具体的にどのように役立つのか解説していきます。
ワークフローとは？メリット・デメリットを解説
ワークフローシステムの活用事例3選
組織の申請・承認プロセスをデジタル化するワークフローシステムは、企業においてどのように活用されているのか気になるところです。以下では、ワークフローシステムを導入した企業の成功例を3つご紹介します。
【事例1】ペーパーレスで業務効率UP・内部統制強化に成功
システムデータ分野で事業活動するA社は、紙ベースで申請・承認フローを行なっており、一部の業務は手順の標準化もされていませんでした。その結果、A社では必要な決裁が下りるまでに平均１～２日程度かかっており、ワークフローの迅速化が課題になっていました。
そこで、A社はワークフローシステムを導入して、ワークフローの迅速化に着手しました。その際には、なるべく操作が簡単で、既存の申請書フォームを保存できる製品の導入を意識している点が特徴です。その結果、A社の申請から承認までの処理速度は数時間単位まで短縮され、書類の提出漏れや承認遅れの激減に成功したのです。また、システム導入によってワークフローが可視化され、内部統制の強化も実現しました。システム導入によるペーパーレス化はテレワークの導入にも役立ち、脱ハンコによって承認業務のためだけに社員が出社する必要もなくなりました。
【事例2】電子化でコスト削減とスピードアップ実現
国内大手メーカーのB社は、海外にある複数の生産事業所におけるバックオフィス業務の効率化を実現するためにワークフローシステムを導入しました。従来、これらの生産事業所は人事・会計などの基幹業務システムは共通化されていた一方、申請・承認のワークフローについてはローカルシステムを使ったり、紙ベースで行ったりと、それぞれの事業所ごとで統一されていませんでした。
B社は業務効率やコンプライアンスの観点から問題視し、共通のワークフローシステムの導入に取り組みました。B社の優れた点は、見通しを立てずにシステムを導入するのではなく、事業所ごとに従わなければならない市の細則などが異なることも考慮し、さらに現場の事業所ともヒアリングを重ねながら共通化する範囲を入念に厳選したところです。その結果、B社はシステム導入をスムーズに進め、決裁業務プロセスの標準化と大幅な迅速化を実現し、併せて経費削減や内部統制強化などの成果も挙げました。
【事例3】決済の迅速化に成功し時間の無駄を大きく削減
国内大手企業のグループ会社であるC社は、生命保険事業を営む会社です。C社は兼ねてより紙ベースで進行する申請業務における決裁の遅れや、大量の紙資料の処理などを問題視していました。また、生命保険会社であるC社には営業社員が多く、担当者が不在になりがちである点も業務の遅れに拍車をかけていました。
そこで、C社はペーパーレス化によるコスト削減効果も見込んでワークフローシステムを導入。長ければ10日ほど滞留していた決裁処理を最短1日にまで短縮しました。その他にも、紙での申請時に必要だったシステム入力業務や印刷業務の削減、承認フローの進捗状況や申請書類の確認の簡易化、書類不備による差し戻し処理の効率化など、ペーパーレス化の恩恵は多岐に渡っています。
ワークフローシステム導入のメリット
上記の成功事例からも分かるように、様々なワークフローシステム導入の効果が挙げられます。ここでは、その中でも代表的なメリットをピックアップしてご紹介します。
申請・承認業務の効率化
ワークフローシステムは、デジタル上で申請から承認までの一連の業務を一元管理できるので、紙での処理と比べて書類の受け渡しや郵送などの手間や時間がかかりません。大幅な業務効率化とスピードアップが期待できます。
ワークフローの可視化
ワークフローシステムでは、進捗状況を「見える化」できます。その結果、承認が滞っている場合も該当部署に問い合わせしやすく、非効率と判断できるワークフローの発見にも役立ちます。問題があった場合は、見直しや改善につなげられる点が魅力でしょう。
電子化によるコスト削減
ワークフローシステムは申請業務のペーパーレス化を実現し、様々なコスト削減に寄与します。たとえば、紙での管理の場合は、保管スペースの確保やファイリングなどの手間がかかりますが、電子化すれば必要ありません。また、郵送に要する経済的・時間的コストの削減や、紛失リスクの軽減も期待できます。
スマホやタブレット端末でも対応可能
ワークフローシステムはスマホやタブレットなどのマルチデバイスにも対応しています。そのため、出先や出張先からでも申請・承認業務が可能になり、場所や時間に縛られず、都合のいいタイミングで申請・承認業務を処理できます。こうした利点はテレワークにも活かせるため、ワークフローシステムは柔軟な就労体制を実現する働き方改革にも寄与すると言えるでしょう。
内部統制の強化・セキュリティ対策
ワークフローシステムには、内部統制の強化やセキュリティ対策の側面もあります。先に紹介したようにワークフローシステムにおいては決裁情報の可視化ができるため、たとえば不自然なお金の動きがあったときも、誰がその出金を申請し、承認したのかを確認できます。
ワークフローシステムでは承認ルールのシステム化やアクセス権限の設定ができるので、相応しくない人物が決済処理を行なったり、文書の改ざんを行なったりするリスクの軽減も可能です。このように社内のガバナンスやコンプライアンスの強化にも役立ちます。
ワークフローシステムの基本機能一覧
先述したメリットを達成するために、ワークフローシステムには多様な機能が搭載されています。ここではワークフローシステムの基本機能をご紹介します。
基本的な機能は主に5つ
ワークフローシステムの基本的な機能は、主に5つあります。ただし、これらはあくまで基本的な機能であり、製品ごとに詳細が異なります。そのため、導入に当たっては対象製品の機能を十分に確認し、自社に適したシステムの導入を目指してください。
(1)申請書フォーム作成機能
ワークフローシステムでは便利なテンプレートなどを使って、簡単に申請書のフォーマットを作成できます。Excelとの連携機能を持つ製品を選べば、フォーマットの引き継ぎも容易でしょう。
(2)申請・承認・決裁ルートの設定機能
ワークフローシステムでは、どのような順序でどの担当部署・担当人物に決裁を仰いでいくのか、決裁ルートを設定できます。自社のルートを可視化できるため、ガバナンスの維持にも貢献します。
(3)承認・決裁機能
作成された入力フォームを使用してシステム上で申請処理を行なえます。郵送などの手間は必要ありません。また、決裁担当者はシステム上で申請を確認し、そこで決済処理をします。書類不備などがあった場合も迅速な差し戻しが可能です。
(4)通知機能
処理が必要な申請が来た場合、システムがメッセージを通知して確認漏れを防ぎます。製品によってはSNSやアプリとの連動もしており、承認業務を円滑化します。
(5)運用管理機能
運用管理では、セキュリティ機能が特に重要です。ワークフローの標準化によってコンプライアンスや内部統制など運用面を管理し、例外的な処理の発生を防ぎます。
ワークフローシステム導入時の注意点
ワークフローシステムを効果的に導入するには、入念な事前準備が欠かせません。以下では、システムを導入する際に注意すべき点について解説していきます。
自社の業務に最適なシステムを選定する
ワークフローの仕組みが企業それぞれで異なるように、ワークフローシステムの特徴も製品によって様々です。自社にとって必要な機能が不足していたら円滑な業務が遂行できませんし、逆に不要な機能が多ければコストがかさんでしまいます。
そのため、自社の業務内容や申請方法に適したシステムを選ぶことが大切です。また、設定の変更などカスタマイズが簡単にできる製品であれば、人事異動などでワークフローの流れが変わったとしても柔軟に対応できます。
導入時のサポートや無料トライアルの有無
システムの導入段階で操作方法や設定方法がわからなかった場合、業務の効率化が思うように進まないケースも考えられます。そのため、システムの導入に不安がある場合は、導入時のサポートや無料トライアルがある製品を選びましょう。
サポート体制が整っていれば、設定方法が分からないときも安心して助けてもらえますし、無料トライアルができれば、実際に体験して自社の業務との親和性の高さを実際に確かめられます。また、ワークフローシステムは多くの社員が使うことになるので、操作性の高さは特に大切なポイントです。
外部システムと連携の有無
経理システム・人事システム・勤怠管理システムなど自社が運用している既存システムと連携できるか否かも製品選びの重要なポイントです。こうした外部システムと連携できれば、さらなる業務効率化が期待できるでしょう。逆に外部連携が不十分だと、システム操作の手間が増えて余計に社員の負担が増える恐れもあります。
導入準備は入念に行う
システム導入の成功は、どれだけ入念に導入準備ができたかにかかっています。導入準備としては、システム化する既存業務やシステム化によって改善したい課題を洗い出し、その課題をシステムによってどのように解決したらいいのかを検討します。その際には、申請者・承認者・決裁者などワークフローに関わる各担当者へのヒアリングを行って、その結果を参考にするとよいでしょう。
まとめ
本記事の活用事例に見られるように、ワークフローシステムの導入は承認・決裁業務のペーパーレス化を実現し、承認から決裁までのスピードを大幅に短縮します。また、システム導入にはコスト削減やセキュリティ面の強化など、多面的なメリットを企業にもたらします。
ワークフローシステムの導入を成功させるには、自社の業務やニーズに合った製品選びが何より大切です。そこでおすすめしたいのが、無料トライアルが可能な製品を利用し、その実際の使い勝手を体験してみることです。
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