企業が利益を追及するために、重要な課題となるのが業務効率化です。具体的に何をすれば業務効率化につながるのかと、頭を悩ませている企業担当者も多いのではないでしょうか。本記事では、業務効率化の必要性やメリット、各社が提供しているソリューションについて解説します。
業務効率化とは
業務効率化とは、日常業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を抽出し、業務改善のためにさまざまな施策を立てることです。
「ムリ」は過密スケジュールにより生じる社員の負荷の大きさを指します。「ムダ」は社内リソースの超過により人材や時間が余っている状態や、実際には中身のない業務の継続のことです。そして「ムラ」は一部に負担が集中することや、閑散期と繁忙期で業務の負担が著しく異なる状態をいいます。これらを解消できれば、生産性向上が実現するのです。
業務効率化が必要な理由
現在多くの企業が業務効率化の課題解決に向け、さまざまな取り組みを実施しています。なぜ業務効率化が急務となっているのか、その理由について考えてみましょう。
少子高齢化による労働者不足
日本の人口は減少の一途をたどると予測されています。出生率の低下や高齢化により、この先、急速な労働者不足に陥るとも考えられているのです。そうなれば、企業は限られた人的資源で業務を遂行しなくてはなりません。人材の確保はもちろん、限られたリソースでパフォーマンスを最大化する必要が出てきたのです。限られた人材や時間で生産性を維持・向上させるという課題を解決するには、業務効率化が不可欠といえます。
労働生産性を向上させる
日本の労働生産性は、OECD加盟国36ヵ国の中で21位、先進7ヵ国の中ではもっとも低い結果となっています。さらに労働時間の減少が加わるとなれば、これまでのやり方で生産性の向上を図るのは非常に困難でしょう。働き方改革によりワークライフバランスを充実させるには、業務内容の適切な見直しによる効率化が必要です。決められた時間の中で、付加価値の高い仕事をこなせるような環境づくりが求められているのです。
業務効率化のメリット
業務効率化は、コスト削減や従業員のモチベーションアップをはじめ、ミスの減少による品質の向上なども期待できます。ここからは、業務効率化が企業にもたらすメリットを解説します。
コスト削減
ムダな作業がなくなれば、残業時間や休日出勤の機会が減り、人件費や光熱費などのコスト削減が期待できるでしょう。たとえば、これまで10時間かかっていた仕事を5時間で終えられるようになれば、コストの削減だけでなく、浮いた時間を別の業務に充てられるため、生産性向上にもつながります。
従業員のモチベーション向上
業務効率化の実現は、従業員のモチベーションアップにも効果的です。労働時間の短縮やムダな仕事を減らして働きやすい環境をつくれば、従業員のモチベーションが向上するはずです。さらに企業への信頼感が高まることで、優秀な人材の流出防止にもなります。
業務のミスが減る
作業の速度が上がれば、それだけ生産性は向上します。しかし、どれだけ早く仕事を終えられても、ミスがあれば修正の手間が発生するでしょう。これを解決するには、マニュアルを作成するなどして偏りをなくし、業務の平準化を行うのが有用です。また、業務のマニュアル化は品質の維持にも効果を発揮します。
業務効率化ソリューションとは
業務効率化ソリューションとは、業務効率化を成功に導くために、企業の課題解決を後押しする製品・サービスのことです。代表的なものとして、チャットボットやRPA、ペーパーレス化ソリューションサービスなどが挙げられます。
チャットボットとは、問い合わせに自動対応したり、Webサイトに訪れたユーザーに話しかけたりしてコミュニケーションを取るツールです。従業員が問い合わせに対応する頻度も低減できるため、業務効率化に役立つツールとして多くの企業が導入を進めています。
RPA(Robotic Process Automation)は、ルール化された定型業務やパソコンのみで完了する作業が得意です。バックオフィス業務においての交通費精算チェック、提出書類の作成などの自動化により業務効率化に貢献します。
ペーパーレス化ソリューションは、これまでの紙を使った業務を減らすツールです。文書を電子化することでコスト削減を実現できるほか、必要な情報を検索機能によって迅速に見つけ出し、スムーズな共有を可能にします。
各社の業務効率化ソリューション
現在では、さまざまな企業が業務効率化ソリューションを展開しています。ここでは、4つのサービスをピックアップしました。
JMAS（日本能率協会グループ）
クラウドの最新技術を活用した業務効率化ソリューションを提供しています。JMAS の「現場課題シェア」は、現場の状況を数値化してPCDAサイクルの効率化を図ります。また、「AIチャットボット」の自動応答システムによりスタッフの負荷を減らすのに役立つでしょう。「アセット管理」機能で個人やチームで保管する文書を一元で管理し、メンバー間でのスムーズなやり取りを可能にします。
富士フイルムビジネスイノベーション
業務プロセスの標準化など、業務全体の最適化を実現する業務効率化ソリューションを提供しています。放置プリントを抑止する「ファクス出力方法の標準化」をはじめ、文書の電子化作業に優れているのが特徴です。受信したファクスの紛失や見落としを「ファクス受信のペーパーレス化」により防ぎ、「申請書・報告書の電子化」でスピーディーな対応を実現するとともに、手入力によるミスを減らします。
日立システムズ
企業のデジタル化推進をトータルでバックアップするのが、日立システムズの業務効率支援サービスです。ヒアリングの内容を基に、課題の洗い出しと可視化による現状分析を実施し、改善策の立案から構築までを幅広く支援します。RPAによる定型業務の自動化支援やペーパーレス化など、多彩なソリューションを用いて業務効率化を目指します。BPOによる運用やアフターサポートも利用できるのが特徴です。
DIRインフォメーションシステムズ
業務全体像の俯瞰による可視化・標準化(定型化)を実行し、効果的なプロセスの改善を実現する業務効率化ソリューションを提供しています。RPA技術の活用により、短納期・高品質・低コストでシステムを利用できるのが特徴です。リソースの関係で業務効率化の要件定義に割く時間がない場合や、既存システムを改修することなく業務効率化を実現させたい企業に適しています。
業務効率化に役立つAppRemo
AppRemo（アップリモ）は、申請業務の効率化を実現するツールです。コミュニケーション不足の解消に役立つ簡易チャット機能を実装しています。申請者と承認者が、それぞれ業務効率を落とすことなくやり取りできるため、生産性向上につながります。
簡単な確認作業もテレワークではメールや電話で行う必要があり、お互いの業務効率を下げてしまう恐れもあるでしょう。スマートフォンにも対応しているAppRemoを活用すれば、どの場所からでも簡単に申請状況の進捗が確認できます。
まとめ
少子高齢化に伴う労働力の減少や多様な働き方の浸透など、これからの社会で企業が生き残るためには、業務効率化が不可欠といえます。業務効率化は、コスト削減や従業員のモチベーションアップにもつながるため、これから導入を考えている企業は、ぜひ積極的に計画を進めてみてはいかがでしょうか。
本記事でお伝えしたように、近年では、業務効率化に役立つさまざまなサービスが提供されています。まずは自社のリソースを把握して課題を明確化し、自社のニーズに合ったソリューションを選定してください。
