業務効率化というと「部署やチーム単位で推進するもの」というイメージを持っている人が多いのではないかと思います。しかし個人レベルでできる取り組みもたくさんあります。本記事では、個人で行える業務効率化のアイデアや方法について解説します。取り入れやすいものから実践していきましょう。
個人が業務効率化を行うメリット
業務効率化に取り組むことは、自身の仕事の負担軽減につながります。無駄な手順を減らしたり、無理なスケジュールを見直せば、業務の負担が軽くなり、時間に余裕が生まれます。また、捻出できた時間を使って業務の生産性が高められるのもメリットです。残業で対応していた業務を定時内に済ませる、新しい業務に取り組む、スキルアップに励むなど、より有効的に活用できるでしょう。
個人で行える業務効率化のアイデア事例とは？
ここからは、個人で行える業務効率化の事例を紹介していきます。実践していくことで、業務上のさまざまな課題解決につながります。
業務のリスト化
まず、業務をリスト化してみましょう。業務効率が悪い人にありがちなのが、とりあえず目の前の業務を片っ端から片付けていくというやり方です。一見熱心に取り組んでいるように見えても、実は急ぎでないものに時間をかけ過ぎていたり、効率の悪いやり方を続けていたりする場合が多くあります。業務をリスト化することで、期間内に自分がこなさなければならない全業務を可視化でき、時間配分の検討もつけやすくなります。加えて、完了した業務にチェックを入れていけば、進捗管理にもなるので一石二鳥です。
不要な業務を行わない
業務には、少なからず不要なものが混ざっているものです。リストを作ったら、業務の中にやらなくても良いものが混ざっていないかチェックしてみましょう。たとえば、後から報告を聞くだけで済む会議にも参加している、1人で完了できる業務を2人がかりで行っている、必要以上の過剰なクオリティを追求している、などがその一例です。業務ごとに、「誰が」「何時から何時まで」「何を」しているかに注目すると、不要な業務の洗い出しがスムーズに行えます。慣例となっている業務でも、冷静に考えてみれば無駄という場合もあります。
業務の優先順位づけ
業務の優先順位づけも、業務効率化には不可欠です。1日の限られた時間を何から優先的に使うかは、業務の生産性に直結します。すべての業務を「緊急性」と「重要度」の二軸で整理してみましょう。まず手を付けるべき業務は、急いでいるものでありかつ重要な案件です。複数ある場合は、周囲への影響度が高いものを優先します。複数の業務を同時進行するのではなく、優先度が高いものから順に終わらせていくほうが効率的です。もっとも優先度を下げてよいのは、緊急性と重要性が低く、周囲への影響度も少ない案件です。そもそも不要な業務である可能性も疑ってみるべきでしょう。
テンプレートの利用
繰り返し何度も行う業務については、テンプレートを利用しましょう。たとえば、定例会議の議事録作成やメール返信文については、最初にテンプレートや署名を作っておくと、2回目以降の作業を効率化できます。たった数行程度の文面でも、毎日同じことを繰り返し書くのは無駄であり、積み重なれば大きな時間のロスになります。
業務を複数回に分割する
業務を複数回に分割するのも一つのコツです。細分化には、業務の「可視化」「標準化」という2つのメリットがあります。まず、細かく分けてみることで、その業務のプロセスやボリュームがより正確に把握できます。無駄なプロセスを省いたり、作業ごとに担当者を分けて業務量の偏りをなくすといった効率化が進めやすいでしょう。対応範囲が減れば一つの作業により深く集中できるようになり、その分見落としも減ります。また、業務を細分化すれば、担当以外の人も業務の全体像をつかみやすくなり、細かな部分で連携のアイデアも生まれやすくなります。仕事の属人化を減らすことは、業務効率化の大事なポイントなのです。
業務を自動化する
人手不足が進む昨今は、業務の自動化にも注目が集まっています。マクロを組んでエクセル集計を自動化するだけでも効率化になりますが、RPAを取り入れるとより広範囲の自動化が可能です。RPAとは、ロボットによる業務の自動化のことです。RPAが得意とするのは、手順が決まっている定型業務の自動化です。たとえば、毎月の請求書や経費の処理、データ集計などは比較的容易にRPAに代替できます。さらに、RPAであれば集計したデータを別システムに転記するなど、別ツールとの連携も可能です。
仕事環境の整理整頓
デスクの上が散らかっていると、必要な書類がすぐに出てこなかったり、集中力も散漫になりがちです。書類はカテゴリー別にファイリングして引き出しやキャビネットに収納し、デスク周りは常にすっきりさせておきましょう。よく使う文房具類についても、収納場所を決めておくと良いでしょう。書類をデジタル化し、ペーパーレス化していくことも整理整頓の重要なポイントです。デジタル書類であれば収納スペースは不要となり、検索も容易です。用途に応じて、作成日時やファイルの種類ごとの並び替えも簡単に行えます。
適度な休憩をとる
人間の集中力にはどうしても限界があります。長時間作業をしていると徐々に効率が落ちてしまうため、1時間程度を目安に軽い休憩を取りましょう。3時間働いて30分まとめて休憩を取るのではなく、こまめに5分程度の小休憩を入れることで、集中力を長時間保ちやすくなります。体の疲労を感じているときには、軽い体操やマッサージなどをして全身をリラックスさせましょう。脳が疲れているときには、スマホなどは見ないようにして、何も考えない時間を作りましょう。
メールチェックは決まった時間に実施
メールチェックは1日何度か、決まった時間に分けて行うほうが効率的です。メールが届くたびに作業の手を止めてチェック・返信するのは効率が悪く、集中力も途切れやすくなります。まとめてチェックすることで、上司への報告も一度で済む場合もあります。適切なチェックの回数はメールの頻度によって変わりますが、出社直後と退社前には必ずメールをチェックして対応の遅れや漏れを防ぎましょう。加えて、お昼休憩前にもメールを確認し、午後に優先対応する業務を整理しておくと良いでしょう。
期限を決めて業務を実施
期限を決めて業務に取り組むことも大事です。期限が決まっていない仕事はダラダラ進めがちになり、時間を無駄にしてしまいます。納期が決まっていない仕事であっても、この時間・期限までに完了すると決めて、自分なりのスケジュールを引きましょう。期限を区切ることで、効率性やスピードを意識した業務が行えるようになります。
納期がある場合は厳守するの大前提です。アウトプットクオリティの追求は大事ですが、あくまでも納期内に出来る範囲でベストを尽くすことを念頭に置きましょう。万が一遅れてしまった場合には、それを取り戻すための新たな作業や調整が発生し、残業などの追加コストもかかってしまいます。
まとめ
個人で取り組める業務効率化のアイデアは数多くあります。業務効率化を進めていくことで、自身の負担を軽減でき、捻出できた時間をより生産性の高い業務に充てられます。一人ひとりの業務効率化は、組織全体の生産性向上に大きく寄与します。
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