企業が実践すべき業務効率化とは?8つのアイデアと事例を紹介

 2022.07.06  株式会社システムエグゼ

企業の業務効率化を図るために、業務効率化を成功に導く8つのアイデアの利用を推奨します。業務効率化の実施は、生産性の向上やコスト削減にもつながるため、企業では積極的に取り入れるべき施策のひとつです。この記事では、さまざまな特徴のある8つの業務効率化に関するアイデアについて詳しく解説していきます。

企業が実践すべき業務効率化の進め方

企業が業務効率化を進める際は、最初に現状の課題を把握します。基本的な業務内容だけではなく、実際に業務を行っている社員の意見を聞きながら現在の仕事内容を詳しく確認します。その後、細かいタスクまで洗い出して分析し、業務効率化のポイントや優先順位などを可視化します。

次に目的とする状態を定め、課題の改善点にも注目しながら目的に至るまでのフローを逆算して組み立てていきます。業務効率化の計画を立てたあとは、「Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)」のPDCAサイクルを活用して実行、評価を繰り返し、課題解決につなげていきます。

【事例あり】業務効率化を成功に導く8つのアイデア

業務効率化を成功させるためには、無理なく実行できる8つのアイデアを業務に取り入れると効果的です。業務効率化に役立つ、無駄をなくして業務をなくす、ペーパーレス化に移行するなどの方法について説明していきます。

1.無駄をなくす

業務の無駄をなくすと、その分の時間を他の業務に割り当てて有効に活用できます。無駄をなくすためには、現在行っている業務を一つひとつ洗い出し、無駄な作業や業務工程がないかを確認する取り組みが大切です。たとえ昔から行っている業務だとしても、本当に実施しなければならないのか、使わない資料を作成していないか、業務の回数を減らせないかなどを検討して改善する必要があります。現在では、リモートワークでできる業務を増やして効率化を図るケースもあります。

2.業務をなくす

業務効率化を成功させるためには、業務をなくすことも重要です。テレワークを取り入れて通勤時間や移動時間を削減する、データベースなどのデータを一元管理して重複している管理業務をカットするなど、働き方を変えると業務を減らせます。航空関係のA社では、テレワークの導入により時間や場所を有効に活用する働き方を推奨し、1人当たりの年間総労働時間を前年比で12時間削減しました。

3.ペーパーレス化する

ペーパーレス化とは、日々の書類や会議資料などビジネスで使用するあらゆる文書をプリントアウトせずに電子文書で利用する取り組みです。近年ではe-文書法により、企業の決算書類など重要な書類も電子文書で保存できるようになりました。書類をわざわざ印刷することなく電子文書で管理できるため、紙やインクなどの事務コストに加えて、プリントやファイリングにかかる作業時間も大幅に削減できます。また、クラウド上の電子文書で申請・承認・決裁まで完了できる仕組みがあれば、決裁者が出張中でも決裁までの待ち時間も短縮可能です。

4.マニュアル化する

業務のマニュアル化は、作業の手順、ミスなく遂行するためのポイント、作業ルールなどをまとめて「仕事を見える化」する方法です。マニュアルがあると作業をミスなく安定して行えます。また、マニュアルが作成されていると、担当者が変わっても作業のクオリティが落ちにくいなどのメリットがあります。

B社では、「印刷会社に入稿するときの注意事項」「納品前のチェックリスト」といったオペレーション周りの手順書などさまざまなドキュメントを、いつでも閲覧できるシステムでナレッジ共有をしました。わかりやすい場所に必要な手順書を準備して教育時間の削減と、業務効率化を実現しています。

5.分業化する

業務を複数に分けるアイデアとしては、分業による効率化が挙げられます。業務を分割してそれぞれの担当業務に専念できる体制を構築し、従業員の専門技術向上を図ります。最終的に従業員の技術の向上と、各業務の迅速化など、全体的な業務効率が上がります。

6.タイマーを活用する

タイマーには、作業時間の配分や集中力持続を目的とした使用方法もあります。個人で行っている作業では、交代の時間や予定していた時間をすぎても気づけない場合があります。また、長時間の業務で集中力が切れる場合もあるかもしれません。タイマーは、途切れた集中力を取り戻す時間を知らせて生産性の高い作業を継続し、作業時間の配分を明確化にします。

7.ツールを導入・自動化する

業務効率化に大きく影響する方法のひとつがツールの導入と自動化です。Excelのマクロ機能を使ったツールや、RPA(Robotic Process Automation)、AI(Artificial Intelligence)技術などを導入して業務を自動化すると、これまで従業員が行っていた作業が自動的に実行され、業務の削減につながります。ここで挙げられているRPAは、プログラムによって人間が行っていた業務を自動化するソフトウェアで、アメリカで開発されました。日本でも2016年ごろから広まりを見せています。

C社では、RPAやエクセルのVBAなどを活用して業務効率化を実行しました。単純な反復作業を自動化して作業工程を減らし、1,200時間/月(14.4万時間/年)の労働時間を削減しました。

8.アウトソーシングを行う

アウトソーシングを利用すると、業務の一部を社外の受託会社やフリーランスに委託できます。業務によっては内部の人材を充てるよりも専門業者に頼んだ方が、コストがかからない場合もあるため、必要に応じた活用がおすすめです。テレアポやカスタマーサポートの代行などをはじめ、さまざまな業種でアウトソーシングが進んでいるので、導入ハードルも低いでしょう。アウトソーシングを活用すると、従業員の作業負担が軽減し、企業本来の業務に集中できるメリットがあります。

業務効率化における注意点

業務効率化を行う際には、注意しなければならない点もあります。まず、業務効率化を進める際に目的を設定しておくことが大切ですが、作業そのものが目的化してしまっては意味がありません。業務効率化によって達成すべき目的を従業員と共有し、効率化に向けて何をするべきかを検討する必要があります。

また、業務効率化のアイデアを全て取り入れるのは非現実的です。また、実際に多くのアイデアを取り入れると、実行するための手間やコストがかなりかかる可能性があります。そのため、自社の現状を分析して、必要なものから優先的に取り入れてみてください。
また、業務効率化にばかり注目していると、作業品質が低下したりミスが増加したりしやすいので注意が必要です。業務スピードだけでなく、安定した品質の保持にも気をつけて効率化に取り組みましょう。

ツールを導入するならAppRemo

業務効率化に役立つツールを導入するなら、申請業務の業務効率化が図れるワークフローシステム「AppRemo(アップリモ)」がおすすめです。AppRemoなら稟議書の申請、承認業務をクラウド上で行えるため、申請後にはリモートワーク中でもすぐに確認や承認業務が行えます。申請内容に質問がある場合には、簡易チャット機能を利用してシステム上でやり取りが可能です。

クラウド上で申請に関係する業務を全て完了できるため、申請業務の迅速化、見える化が実現できるでしょう。申請・承認業務に関連したチャットでのやり取りは承認ルートメンバーで共有するため、何度も同じ質問が出ることなく、質問と回答の重複が避けられます。また、紙を使用した書類が不要で、どこにいても申請・承認業務が行えるAppRemoはリモートワークにも役立つツールとして知られており、今後さらに普及していくでしょう。

まとめ

企業が実践すべき業務効率化では、業務の無駄をなくす、業務をなくす、ペーパーレス化する、ツールを導入・自動化するなど主に8つのアイデアを活用できます。最初に現在の業務で生じている問題点を洗い出してから、自社の問題解決に適したアイデアを選んで実践します。全てのアイデアを行うのではなく、かかる手間やコストまで考えて、効果的な方法をから導入するとよいでしょう。

ワークフローシステム「AppRemo」製品ガイド

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