業務効率化の手法とは!? 注意点も解説

 2022.04.06  株式会社システムエグゼ

本記事では、既存の業務を改善し、効率化する手法について解説します。効率化を実現するための考え方や実際に効果を出すために有効な方法について詳しく紹介いたします。自社の生産性に課題意識を感じている方、必見です!

業務効率化の手法とは

業務の効率を上げるために有効な考え方と具体的な手法について紹介します。

業務の無駄をなくす

業務の無駄は少ないに越したことはありません。近年では特に無駄をなくして業務の効率化を実現していくことが重要視されています。その背景として、少子高齢化を原因とした労働力の不足や働き方改革、テレワークの推進などがあります。理由は時代に合わせた変化が企業にも必要とされているからです。

無駄な業務を見つけるには次の3つのポイントをまず確認してみましょう。1つは担当者に任せている作業に無理がないか、2つ目は必要以上に資源を使っていないか、3つ目は日によって担当者の成果にムラが出てないか、といったポイントです。また、個別に作業内容を確認し、本当に必要な作業かどうかを見直してみるのも有効です。突き詰めて考えると必要性が低かったというケースも出てきます。無駄の削減は社内全体で取り組まなけれならないため、場合によっては改善の必要性を理解してもらうような工夫がいるでしょう。具体的には、単に指摘するだけで終わらせず、図や数値を使って説明する用意もしておくべきです。

無理や無駄のある作業をなくせば余裕を持って業務を終わらせられます。よって社員にかかる負担を軽減できます。ワークライフバランスが整い、残業も減っていくでしょう。社員の満足度や定着率にも良い影響があるはずです。社内にある資源の無駄遣いを抑えられれば、経費削減になります。節約した資源を新規ビジネスに回すことも可能です。

業務を自動化する

業務が単純な作業で構成されている場合は自動化考えてみましょう。自動化は、業務効率化や人手不足を解決する手段としても認知されてきており、取り入れている企業は増加傾向にあります。特に、入力やチェックに関する業務に導入されるケースが多いです。自動化できれば手作業よりも迅速に作業が完了し、人がすると起きやすいミスを削減できます。人の代わりに機械が作業できればで、少ない人手でも業務を回せるようになり、コストダウンにも繋がります。このようにメリットが多いため、自動化は企業において重要性が高い手段となっていくでしょう。

自動化の方法で一般的なものはVBA、Excelのマクロ、RPAなどがあります。データ集計をさせたり、作業を記録させて入力などを自動で実行させたりする使い方が可能です。企業によってはヘルプデスクやカスタマーサポートにチャットボットを導入し、よくある質問に自1動回答させることで業務の効率化を実現しているケースもあります。

業務を分業する

分業とは作業を分担してこなしていくことです。一人の担当者が抱えていた業務を分割し、複数の担当者に任せます。そうすると、それぞれの作業に担当者が集中できるため作業の効率がよくなります。もし一人の担当者に任せている業務範囲が大きい場合は分業を考えてみましょう。

分業するメリットは3つあります。まず1つ目のメリットは業務を効率的に終わらせることです。2つ目のメリットは同じ作業を繰り返すことでスキルが向上します。3つ目のメリットは担当者が自分の作業のみに集中できるため、こなせる仕事量が増えます。このように分業すれば、多くのメリットがあるのです。

逆に業務を細分化すればデメリットが存在します。分業すると業務の全体像が担当者から見えにくくなったり、やりがいが失われたりします。また、担当者は細分化された作業しか知らないため、他の部署や業務の事情がどうなっているか分かりません。そのため、他の部署で起きたトラブルに無関心になりやすく、意思疎通が取りにくいという面が出てくることを理解しておきましょう。つまり、業務領域や作業内容によってデメリットの影響度が変わるため、分業に向いている業務と向いていない業務を見極めることが重要です。

業務を統合する

業務を細分化すると生産性が高まりますが、他の部署との連携が取りにくくなるなどの影響が出てきます。分業は一長一短のため、必要性を考え直して、分割した作業を統合するという処置も時には重要になるでしょう。

例えば、複数の担当者で分担していた作業を一人に任せ、週報と日報の両方を提出する仕組みになっている場合は、週報だけの提出でもいいかもしれません。週報と日報の必要性を改めて考え直してみましょう。

業務時間を短縮する

今の業務時間をもっと短縮できないか考えてみましょう。単純な話、作業が早く終わればそれだけ他の仕事に早く着手することが可能です。業務を繰り上げて進められるため、効率化に繋がります。

業務時間を短縮する方法はいくつか考えられますが、例を挙げると、古いパソコンを使っているなら処理速度の速い高スペックのものに買い換える、ショートカットキーを駆使する、タスク管理ツールを使うといった方法があります。

ショートカットキーはCtrl+C(コピー)、Ctrl+V(貼り付け)、Ctrl+S(保存)などを覚えておくと役に立つでしょう。数秒の短縮ですが、日常的に使う操作のため積もり積もれば大きな差となります。

業務効率化の注意点

業務の効率化を目指す際に注意したいことや上手に効率化を進めるために押さえておきたいコツについて紹介します。

業務に優先順位をつける

限られた時間で業務を効率よくさばいていくためには、重要性の高いタスクから終わらせていくとよいです。そのためには、業務に優先順位をつける必要があります。優先順位をつけるときのコツとして、重要度・緊急度の2軸で考えるというやり方があります。軸をマトリクス図に表して、業務の優先度を軸ごとに分類していくと分かりやすいでしょう。優先順位の高さについては次のように考えます。

  1. 重要度と緊急度が高い
  2. 重要度は低いが緊急度が高い
  3. 重要度は高いが緊急度が低い
  4. 重要度も緊急度も低い

1に該当する業務が最優先で終わらせるべきタスクで、例えば、数時間後に終わらせる必要がある急ぎのタスクなどが当てはまります。2以降は順番に優先度が下がっていきます。4に該当するような重要性も緊急性も低い仕事は、他の優先すべき仕事があるうちは思い切って後回しにすべきです。

PDCAを回す

PDCAという単語は有名なため、「どこかで聞いたことがある」という方は多いでしょう。Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)の頭文字を取った名称です。一連のプロセスがワンセットのためPDCAサイクルとも呼ばれています。業務の効率化や改善を目指す方法の1つです。

PDCAサイクルを回すメリットは、適切に使えば確実に業務改善に繋がるところです。仮説を立て、問題の切り分けや影響する要素の分類などを行い、改善行動を起こしていけば、現状がより良い形に変化していきます。また、目標や今何をすべきかが明確になり、課題解決にはどうすればいいかの道筋を立てやすくなるのも良い点です。ただし、PDCAを効果的に使うには論理的に仮説を立て、判断していくことが求められます。正しく手法を活用するにはロジカルな思考が必須です。

自社だけで行わず外注することも検討

外注を選ぶ最大のメリットは社員の手が空くことです。長期的なプロジェクトや、重要性の高い業務に集中しやすくできます。

他にはコストの削減に繋がる場合があります。例えば、季節や時期によって作業量が変動する業務がある場合、繁忙期だけ外注を増やす方法があります。そして閑散期は自社で対応するという形にすると、状況に応じてコストを調整できます。

さらに、外注化すれば業務品質の向上にも繋がります。自社で人材を育成するとなるとそれなりに時間やコストがかかるものです。外注化でもコストはかかりますが、業務品質がアップする上、外注先から高度な技術を得られる可能性が期待できます。支払ったコスト以上に得るものがある場合も存在するため、外注化した方が、良い結果になる可能性があります。

まとめ

テレワーク推進や少子高齢化の流れからくる労働力不足、働き方改革の動きがあり、多くの企業では業務の効率化を実現することを求められています。

業務効率を上げるには、まず日頃の業務に存在する無駄を見直す必要があります。無理のある作業、資源の無駄遣いなどを洗い出し、より最適化した形へ変化させていきましょう。必要に応じて作業の自動化や業務の分担、統合も検討してください。今の仕事をもっと時間短縮できないか工夫することが大切です。

業務効率化のコツや注意点として、タスクごとに優先順位を分類すること、PDCAサイクルを回して効果があるまで改善行動を繰り返すこと、必要に応じて外注化を取り入れることも重要です。

近年ではテレワーク促進の背景もあり、クラウドなどを使って会社以外から仕事をすることも多くなっています。時代に沿う新しい働き方と効率的な業務フロー作りに悩んでいるケースも少なくありません。そのような場合には、ぜひリモートワークにも対応するワークフローシステムが導入できる「AppRemo」(アップリモ)の活用を一度検討してみてください。

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